## Les bases pour analyser une offre de ressources électroniques - Formation HES-SO ##### Manon Velasco ##### 6 février et 5 mars 2024  --- <!-- Put the link to this slide here so people can follow --> Dans votre navigateur, vous pouvez accéder à ce diaporama ici: https://cutt.ly/vwXLpbkY - Les exercices se feront soit en présentiel, soit dans des salles Teams et des canaux privés d'une équipe créée spécifiquement pour ce cours. --- ## Objectifs Cette formation a pour but d’apprendre à analyser les conditions d’une offre institutionnelle de ressources électroniques : typologies des fournisseurs et des contenus, modèles tarifaires, conditions de licence, conditions d’accès. Elle donnera aussi des clefs pour négocier certaines conditions des offres avec les fournisseurs. --- ## Programme de la formation - | **I - Introduction** | | ---------------- | | **II - Contexte HES-SO** | | 1. Qui gère quoi? | | 2. Canaux et support de communication | --- #### III - Eléments de contexte sur les ressources électroniques en bibliothèques académiques 1. ##### Typologie des ressources électroniques 2. ##### Écosystème et acteurs de la publication scientifique 3. ##### Typologie des fournisseurs/éditeurs 4. ##### Modèles économiques | | | -------- | | | #### IV - Obtenir une offre 1. ##### Etapes du renouvellement et de l’acquisition d’une ressource 2. ##### Trouver et demander les informations essentielles 3. ##### Le profil de votre institution 4. ##### Organiser un test 5. ##### Les offres d’e-books, spécificités --- #### V - Analyser une offre 1. ##### Critères quantitatifs 2. ##### Critères qualitatifs 3. ##### Le contrat de licence ##### [Pause de 15min, puis exercice 30min] 5. ##### Analyser une offre d'e-books 6. ##### Analyser une offre de base de données | | | -------- | | | #### VI - Négocier une offre 1. ##### La négociation 2. ##### Négocier le prix 3. ##### Négocier les termes du contrat --- #### VII - Gérer des ressources électroniques au quotidien 1. ##### Ouverture de l’accès 2. ##### Signalement 3. ##### Maintenance des accès 4. ##### Évaluation du renouvellement -- #### VIII - Session questions/réponses --- # I - Introduction --- ### Les ressources électroniques, c'est quoi? Définition! <iframe width="400" height="250" src="https://www.youtube.com/embed/S6yuR8efotI?si=_mq6BZu_2KEZXzoi" title="YouTube video player" frameborder="0" allow="accelerometer; autoplay; clipboard-write; encrypted-media; gyroscope; picture-in-picture; web-share" allowfullscreen></iframe> ##### https://youtu.be/S6yuR8efotI --- Définitions sérieuses: ###### "*produits commerciaux proposant l’accès à un contenu en ligne, accessible aux usagers de la bibliothèque, et pour la mise à disposition desquels une dépense d’acquisition inscrite dans le budget de la bibliothèque a été réalisée, quelles qu’en soient les modalités (abonnement à une base de données, achat de licences, achat pérenne...). On y trouve, en vrac et sans prétendre à l’exhaustivité, des bases de données bibliographiques, des livres, des bouquets de journaux et revues, des méthodes d’apprentissage en ligne, de la musique, des vidéos, voire des jeux vidéo.*" ###### Géraldine Barron, Pauline Le Goff-Janton, 2014, [Intégrer des ressources numériques dans les collections](https://books.openedition.org/pressesenssib/10856). --- ###### "*Electronic resources refer to those materials that require computer access, whether through a. personal computer, mainframe, or handheld mobile device. They may either be accessed remotely via the Internet or locally. Some of the most frequently encountered types are:* * ###### *E-journals* * ###### *E-books* * ###### *Full-text (aggregated) databases* * ###### *Indexing and abstracting databases* * ###### *Reference databases (biographies, dictionaries, directories, encyclopaedias, etc.)* * ###### *Numeric and statistical databases* * ###### *E-images* * ###### *E-audio/visual resources*" ###### IFLA, 2014, [Key Issues for E-Resource Collection Development: A Guide for Libraries](https://repository.ifla.org/handle/123456789/194). --- * ###### Basic resources: "*such as standard archives, journal subscriptions, single e-book purchases, or databases*" * ###### Complex Resources: "*those that require greater effort, perhaps because of complicated purchase structures, particularly in patron driven acquisition systems*" * ###### Open Access Content: "*the lack of upfront costs means that usage (or lack thereof) has little impact on the choice of whether or not to incorporate the resource into a collection*" ###### Emery, Stone, McCracken, 2020, [The E-Resources Management Handbook](https://pdxscholar.library.pdx.edu/cgi/viewcontent.cgi?article=1305&context=ulib_fac) --- # II - Contexte HES-SO --- ### Qui gère quoi? * ##### Ressources HES-SO > gestion CISO, accès commun HES-SO, budget rectorat * ##### Ressources INTRA > gestion CISO, accès commun HES-SO mais promotion bibliothèques participantes uniquement, budget bibliothèques * ##### Ressources propres à une bibliothèque/école > gestion bibliothèques, accès école X, budget bibliothèques > ##### Le CISO peut accompagner les bibliothèques dans la gestion de leurs ressources propres. --- La gestion englobe principalement: * ##### Renouvellement des ressources sous abonnement * ##### Acquisition de nouvelles ressources * ##### Décision de résiliations * ##### Récolte et analyse des statistiques d'usage * ##### Organisation de tests * ##### Acquisition d'ebooks à la pièce toute l'année * ##### Facturation et suivi budgétaire * ##### Gestion des PDA et des programmes d'EBA pour les e-books * ##### Signalement : activations dans ALMA (Swisscovery) & promotion * ##### Résolution des problèmes d'accès --- 1. ##### Life cycle of electronic resources 2. ##### Technology 3. ##### Research and assessment 4. ##### Effective communication 5. ##### Supervising and Management 6. ##### Trends and Professional Development 7. ##### Personal Qualities ###### NASIG, 2021, [NASIG Core Competencies for Electronic Resources Librarians](https://www.nasig.org/Competencies-Eresources) --- ### Canaux de communication & support * ###### Pour les ressources gérées par le CISO, les informations passent essentiellement par les e-mails et par les séances du Groupe des Répondants: offres, budget, participation des bibliothèques, campagne d'abonnement, etc. * ###### Toutes les ressources gérées par le CISO sont listées sur cette page: https://www.hes-so.ch/recherche-innovation/information-scientifique/ressources-electroniques * ###### Ces ressources sont activées dans ALMA par le CISO, voir formation d'août-sept. 2023 : https://cutt.ly/NwhNpBZl * ###### Politique et principes d'acquisition des ressources électroniques communes en cours d'élaboration par le CISO et les bibliothèques --- ## III - Eléments de contexte sur les ressources électroniques en bibliothèques académiques --- ### 1. Typologie des ressources électroniques * ##### Journaux électroniques (e-journals) * ##### Livres électroniques (e-books) * ##### Bases de données * ##### Autres ressources: agrégateurs de presse, normes, vidéos, etc. --- Typologie des e-books * ##### Monographie classique * ##### Ouvrage de référence (Reference Work ou handbook) * ##### Manuel (Textbook) * ##### Actes de conférence (conference proceedings) * ##### Normes (standards) * ##### Séries de livres (Book series) --- Typologie des bases de données * ##### Texte intégral * ##### Bibliographiques * ##### Références, encyclopédies et dictionnaires * ##### Données brutes ou factuelles * ##### Bibliométriques (formation « [Bibliometrics for Librarians](https://pdoehle.github.io/bibliometrics-for-librarians/) ») * ##### Professionnelles --- ### 2. Écosystème et acteurs de la publication scientifique  --- **Origines de la "crise des périodiques" et du marché actuel de l'édition scientifique** * ###### Années 1950, création et/ou développement de maisons d’éditions scientifiques commerciales, comme Pergamon Press, pour absorber la croissance exponentielle des publicatons. * ###### Le facteur d’impact créé dans les années 1960 a permis l’essor des premiers blockbuster scientifiques et a exacerbé la concurrence entre les universités et les chercheurs. * ###### Les prix des abonnements n’ont cessé d’augmenter jusque dans les années 1990, alors que l’intérêt des gouvernements pour la science baissait, et qu'apparaissaient les premières offres électroniques et Big Deals. --- ### 3. Typologie des fournisseurs/éditeurs ##### Les fournisseurs et éditeurs sont de plusieurs natures, à but lucratif ou non: * ##### Éditeurs scientifiques commerciaux * ##### Éditeurs scientifiques académiques (sociétés savantes et presses universitaires) * ##### (Éditeurs Open Access) * ##### Editeurs du secteur de l'éducation (Pearson, Cengage, Mc Graw Hill) * ##### Fournisseurs de bases de données * ##### Organismes de normalisation * ##### Fournisseurs/diffuseurs de produits culturels * ##### Groupes de presse --- Les éditeurs scientifiques commerciaux  --- #### Un fournisseur = un éditeur VS #### Un fournisseur = ressources de plusieurs éditeurs - * #### **Journals**: Emerald Insight VS JSTOR * #### **E-books**: Elsevier Science Direct VS UPSO * #### **Databases**: CUP HOMSY VS Business Source Premier --- ### 4. Modèles économiques Le **JISC** classifie les modèles de contrats en fonction des facteurs suivants: * ##### Le **format** de la ressource > revues, archives de revues, livres électroniques, base de données, vidéo, etc. * ##### Le **modèle économique** > abonnement, achat ferme, PDA/DDA (usage-based purchase), location, EBA/EBS (hybrid subscription/usage-based purchase), etc. * ##### Le **modèle de licence** > directe, via une agence, avec un Consotium --- **Grilles tarifaires** ##### Les prix peuvent être uniques, un même prix pour toutes les institutions. Ou bien l’éditeur peut établir des catégories tarifaires mixant différents critères : - ##### catégorie de l'institution (académique HES, HEU ou polytechnique / gouvernemental / privée) - ##### taille de l’institution (EPT) - ##### nombre de sites géographiques - ##### portefeuille de l'établissement chez l’éditeur (print et online) - ##### PIB du pays - ##### tarification par usage (à exclure) --- **Modèles économiques des journaux** ##### Abonnement avec PCA, parfois achat. * ##### Big deal * ##### Database model * ##### Bouquet (package) * ##### Titre à titre (stand alone) * ##### Archives ou backfiles (moving wall, PCA, etc.) <img src=https://hackmd.io/_uploads/SkizGziv6.png alt="BigDeal" width="450"> --- **Modèles économiques des e-books** ##### Achat le plus souvent, parfois abonnement avec ou sans PCA. * ##### Bouquets (thématique, frontlist, backfiles) * ##### Titre à titre (P&C direct, P&C agrégateur, P&Mix) * ##### Patron Driven Acquisition (PDA) * ##### Evidence Based Acquisition (EBA) -- **Modèles économiques des bases de données** ##### Abonnement sans PCA. --- ##### Définition du PDA et de l'EBA ###### Le PDA (Patron Driven Acquisition) ou DDA (Demand Driven Acquisition) est essentiellement une offre des agrégateurs. Dans ce modèle la bibliothèque achète un titre uniquement quand un utilisateur déclenche l'achat. Les bibliothécaires sélectionnent les collections dans lesquelles ils souhaitent que leurs utilisateurs fassent leur choix et établissent les paramétrages nécessaires au déclenchement de l’achat. ###### L’Evidence Based Acquisition (EBA) ou Evidence Based Selection (EBS) se situe entre l'abonnement et l'achat en PDA. C'est une offre proposée directement par les éditeurs. Dans ce modèle, la bibliothèque paie des frais d’accès pour une large collection d’e-books pendant une période de temps convenue. Ces frais d’accès sont beaucoup plus bas que ceux pour acheter la collection entière. À la fin de la période d’accès, la bibliothèque effectue une sélection de titres en fonction de l’utilisation pour le montant payé au départ. Les titres ainsi achetés restent accessible pour la bibliothèque qui perd l'accès au reste de la collection. --- # IV - Obtenir une offre --- ### 1. Etapes du renouvellement et de l’acquisition d’une ressource  ---  --- ### 2. Trouver et demander les informations essentielles * ##### Site web de l'éditeur (description de l'offre institutionnelle, price list, contacts) * ##### Agence d'abonnement * ##### Informations manquantes qui ne peuvent être obtenues que par le contact du fournisseur: * ###### Privilégier l'anglais si fournisseur international * ###### Un “license manager” par pays, voire aussi par type de produits ou par discipline OU une adresse de contact générique (ex: library.sales@cambridge.org) OU un formulaire de contact en ligne. * ###### Agence de service (Standards&More, Burgundy, Schweitzer, etc.) --- ##### Lister toutes les questions à poser si les réponses n'ont pas été trouvées en ligne : * ###### Disponibilité de l’offre : version électronique existante ? offre institutionnelle existante ? * ###### le modèle économique (achat, abonnement, autre) * ###### les modalités d’accès (IP SSO Proxy, DRM pour les ebooks, utilisateurs simultanés) en fonction du profil de votre institution * ###### l’éventuel bouquet dans lequel se trouverait le(s) titre(s) souhaité(s) * ###### le prix en fonction du profil de votre institution, les possibilités de rabais * ###### la title list / price list dans le cas d'un bouquet, avec le plus de métadonnées possible * ###### les possibilités de test * ###### les possibilités d’offre pluriannuelle et le pourcentage annuel d’augmentation ou « price cap » * ###### la possibilité d’achat ou d’abonnement aux backfiles * ###### les modalités de signalement (ALMA) * ###### l’obtention des statistiques (COUNTER) * ###### le contrat de licence institutionnelle --- ### 3. Le profil de votre institution * ###### Qui sont les utilisateurs ? et combien sont-ils? (nb ETP, avoir le détail selon le modèle tarifaire des fournisseurs) * ###### Votre institution est-elle multi-sites ? * ###### Quel système d’authentification est possible (IP, SSO, Proxy, autre)? * ###### Avez-vous identifié des pratiques/besoins de TDM ? * ###### De quelles ressources disposez-vous pour gérer les ressources électroniques (budget, RH)? Pouvez-vous solliciter l’aide d’un service juridique ? * ###### Quels contraintes et documents légaux existent dans votre institution? Votre service juridique participe-t-il à la conclusion de vos contrats de licence ? * ###### Quel est le circuit de signature (temporalité) et qui dispose du droit de signature? (contrats et factures) --- ### 4. Organiser un test #### **Quelques principes de base** 1. ##### Le test ou période d'essai ou trial est davantage nécessaire pour les ressources importantes en taille et/ou en prix. 1. ##### Son but est principalement de justifier la nécessité de la nouvelle dépense, notamment sur la durée (abonnement). 1. ##### Il est inutile de demander une période d'essai si vous n'envisagez pas sérieusement de vous abonner. 1. ##### De nombreux éditeurs proposent spontanément des essais gratuits aux bibliothèques et aux consortiums, mais vous n'êtes pas obligés de donner suite à ces sollicitations. --- #### **Eléments d'organisation** * ###### Une période appropriée * ###### La durée (un mois est le standard) * ###### Les modalités d’accès * ###### La fourniture de statistiques * ###### Les informations et matériel promotionnel nécessaires à une prise en main rapide par les utilisateurs * ###### La communication aux utilisateurs * ###### Des feedbacks obligatoires de la part des utilisateurs à l’origine de la demande * ###### Tester soi-même la ressource et rédiger son propre avis argumenté * ###### Récolter les statistiques et compiler les retours des utilisateurs. * ###### Informer les utilisateurs à l’origine de la demande de la décision suite au test. --- ### 5. Les offres d’e-books, spécificités **Non-exclusivité** ##### Un même e-book peut être disponible via différentes offres à la fois, à la pièce sur un site d’éditeur, chez un agrégateur avec ou sans DRM, dans un package sur la plateforme de l’éditeur ou en abonnement dans un bouquet chez Proquest. Le gestionnaire des ressources électroniques doit donc explorer toutes les pistes lorsqu’un ou plusieurs titres sont demandés afin de choisir la meilleure option selon le budget et les modalités d’accès disponibles. ##### Exemple: *Philosophy, Technology, and the Environment* chez [IEEE](https://ieeexplore.ieee.org/book/7894588), [MIT](https://mitpress.mit.edu/9780262338004/philosophy-technology-and-the-environment/), [OUP](https://academic.oup.com/mit-press-scholarship-online/book/13249), Ebook Central --- **Variété des offres et modalités d'acquisition** ###### **Pick&Choose (achats à la pièce):** * ###### Directement auprès de l’éditeur, accès sur sa plateforme sans DRM * ###### Via un agrégateur, souvent avec DRM * ###### Pick&Mix (nombre de titres et/ou somme minimum pour faire une commande) auprès de l’éditeur, accès sur sa plateforme sans DRM * ###### Possibilité de rabais (au-delà d’un certain nombre de titres par ex. ou si la version papier a été acquise) ? - ###### **Obtenir le prix d'un e-book à la pièce:** * ###### Price list en ligne et achat par mail (ex: [Cambridge](https://www.cambridge.org/core/services/agents/price-list)) * ###### Devis et achat par mail (ex: De Gruyter) * ###### Devis et achat via une librarie en ligne ou Bookstore (ex: [Wiley](https://wolbookstore.wiley.com/)) --- ###### **Achat/abonnement de bouquets:** * ###### Thématiques ou sous-thématiques directement auprès de l'éditeur, accès sur sa plateforme sans DRM (ex: Edwar ELgar) * ###### Annuels ou frontlist directement auprès de l'éditeur, accès sur sa plateforme sans DRM (ex: SIAM) * ###### Thématiques et annuel directement auprès de l'éditeur, accès sur sa plateforme sans DRM (ex: Springer, World Scientific) * ###### Bookseries (série de livres) en achat ou abonnement directement auprès de l'éditeur, accès sur sa plateforme sans DRM (ex: [Elsevier bookseries](https://www.elsevier.com/books-and-journals/book-series)) * ###### Abonnement complet auprès d'agrégateurs (ex: O’Reilly For Higher Education, Scholarvox) -- ###### Achat/abonnement d'ouvrages de référence (reference work) directement auprès de l'éditeur, accès sur sa plateforme sans DRM. Attention: possibilité de mises à jour annuelles à acquérir (ex: [Wiley Online Reference Work](https://onlinelibrary.wiley.com/library-info/products/price-lists)) --- **Le cas des manuels (textbooks)** Depuis de nombreuses années les e-textbooks sont majoritairement exclus des collections d’e-books des éditeurs commerciaux (Pearson, Cengage, Elsevier, Emerald, McGraw Hill, Palgrave, etc.) pour les bibliothèques. C’est une problématique au coeur des campagnes [#ebooksos](https://academicebookinvestigation.org/) et [#freethetextbook](https://freethetextbooks.org/). --- **Les agrégateurs d'e-books** ##### Les agrégateurs d’e-books offrent à de nombreux éditeurs une plateforme d’hébergement et de diffusion de leurs titres. Les agrégateurs gèrent pour eux les facturations, les modalités d’accès et le support technique. Ils proposent ainsi jusqu’à plusieurs centaines de milliers de titres selon des modalités d’accès et des prix très variés pour un même titre. La plupart des e-books contiennent des DRM qui nécessitent des logiciels pour les lire (ADE), et les options de téléchargement complètes ne sont accessibles que via la création d’un compte utilisateur. --- **DRM** ###### Les “Digital rights management” (DRM) sont des technologies de contrôle d'accès utilisées par les éditeurs et fournisseurs dans le but de limiter l'utilisation du contenu et des logiciels/appareils sur lesquels lire ces contenus. Les DRM se rencontrent essentiellement chez les agrégateurs d’e-books. ###### Exemples de limitations d’accès : * ###### chronodégradabilité * ###### limitation de téléchargement * ###### logiciel de type ADE obligatoire pour lire le contenu * ###### limitation d’impression * ###### limitation de copier/coller * ###### nombre d’utilisateurs simultanés limité * ###### achat de crédits * ###### nombre de copies limitées --- **PDA et EBA** ###### Une offre de PDA doit donner les détails suivants sur les possibilités de paramétrage: * ###### Modalités de déclenchement de l’achat * ###### Validation possible de l’acquéreur pour chaque déclenchement d’achat * ###### Limite de prix pour acheter un titre * ###### Inclusion/exclusion d'éditeurs, de thématiques, d'années de publication, etc. - ###### Une offre d'EBA doit contenir les informations suivantes: * ###### La somme minimale fixée par l’éditeur * ###### Les possibilités de personnaliser les collections accessibles (thématiques, années de publication, etc.) * ###### La ou les durées possibles --- # V - Analyser une offre --- ### 1. Critères quantitatifs * ##### Dans le cas d’un renouvellement, les statistiques de consultation (COUNTER) * ##### Si vous souscrivez déjà à d'autres ressources d'un fournisseur, les statistiques d'accès refusés (Access Denied) peuvent exister * ##### [journaux et e-books] usage/item et nb de titres utilisés dans un package * ##### Récurrence de demandes de PEB * ##### L’impact factor * ##### Le coût lui-même de l’offre, parfois rédhibitoire * ###### Attention à prendre en considération les variations de taux de change, la TVA qui est à 2.6% pour les journaux et e-books et à 8.1 % pour les bases de données, ainsi que les augmentations annuelles si on prévoit un abonnement sur plusieurs années. --- **Analyser les statistiques COUNTER 5** ###### **Journaux** * ###### usage : Journal Requests Excluding OA_Gold ou TR_J1, metric type "Unique Item Requests" * ###### accès refusés : Journal Access Denied ou TR_J2, metric type "No_License" -- ###### **E-books** * ###### usage : "Book Usage by Access Type" ou TR_B3, access type "Controlled", metric type "Unique Item Requests". OU "Book Requests Excluding OA_Gold" ou TR_B1, metric type "Unique Title Requests" * ###### accès refusés : Book Access Denied ou TR_B2, metric type "No_License" --- ###### **Bases de données bibliographiques ou de données factuelles ou multimédia** * ###### usage : * ###### Database Search and Item Usage ou DR_D1, metric type "Total Item Investigations" * ###### Platform Usage ou PR_P1, metric type "Total Item Requests" * ###### accès refusés : Database Access Denied ou DR_D2, metric type "No_License" -- ###### **Bases de données en texte intégral** * ###### usage : Database Search and Item Usage ou DR_D1, metric type "Total Item Request" * ###### accès refusés : Database Access Denied ou DR_D2, metric type "No_License" --- ### 2. Critères qualitatifs ##### La qualité du contenu de la ressource est jugée par les bibliothécaires spécialisés et par les utilisateurs qui testent la ressource. ##### La qualité de l'offre va se trouver dans les modalités d'accès, les modes d'utilisation de la plateforme et son ergonomie, mais surtout dans les **termes du contrat de licence**. Selon l’importance de la ressource, en prix et en nombres de titres, il devient parfois nécessaire de faire attention à toutes les clauses. --- **Critères qualitatifs pas nécessairement présents dans le contrat de licence** * ##### Les modalités d’accès et éventuelles limitations * ##### La ressource fait autorité dans un domaine disciplinaire, elle est incontournable * ##### Les feed-back (directs et indirects) des usagers de l’institution * ##### L’ergonomie de l’interface * ##### L’interopérabilité et la fourniture de métadonnées de qualité (ALMA, Crossref, Datacite, BDD bibliométriques, Sushi, etc.) * ##### L’Éditeur est membre du Committee on Publication Ethics (COPE). --- ### 3. Le contrat de licence ###### Définition du contrat de licence par [Stephanie Hess, Megan Kilb and Iris Garcia](https://doi.org/10.1080/0361526X.2020.1707021), 2020: > ###### “A license agreement is a legally binding contract negotiated with a publisher or vendor prior to acquiring or subscribing to an electronic collection or service. It should include the product or service covered by the contract, pricing, duration, and terms and conditions of use as well as the respective responsibilities of the parties.” ##### Un contrat de licence est une autorisation d'utiliser une œuvre protégée par le droit d'auteur. ##### Il porte sur l'accès, non sur le produit, ce n'est pas un contrat de vente ou de transfert de droits d’auteur. --- ### 3.1 Cadre légal * ###### Le contrat de licence en lui-même n'est pas réglé dans le droit des contrats suisse (Code des Obligations ou CO). * ###### Un contrat est en principe régi par le droit du pays stipulé dans la clause de “loi applicable”. * ###### La Loi sur le Droit d’Auteur suisse (LDA) définit une liste fermée d’exceptions en faveur des utilisateurs, mais rares sont celles qui ne peuvent pas être empêchées par contrat: citation, copie privée, adaptation pour les personnes déficientes sensorielles. Le contrat prévaut donc souvent sur le droit d’auteur. * ###### Le contrat lie la bibliothèque et l’éditeur, les parties contractantes, mais pas les utilisateurs finaux. * ###### Toute opération en relation avec des données personnelles est soumise à la Loi fédérale sur la protection des données (LPD). --- **Standards industriels et codes de bonnes pratiques internationaux** * ###### [IFLA Code of Ethics for Librarians and other Information Workers](https://www.ifla.org/fr/publications/ifla-code-of-ethics-for-librarians-and-other-information-workers-full-version/) * ###### [NISO RP-7-2012 SERU](https://www.niso.org/publications/rp-7-2012-seru) “A Shared Electronic Resource Understanding” * ###### [NISO RP-24-2019 “Transfer Code of Practice”](https://www.niso.org/publications/rp-24-2019-transfer) * ###### [NISO Consensus Principles on Users’ Digital Privacy](https://www.niso.org/publications/privacy-principles) in Library, Publisher, and Software-Provider Systems * ###### [COUNTER Code of Practice](https://cop5.projectcounter.org/en/5.1/) * ###### [W3C standards Web Accessibility Initiative](https://www.w3.org/WAI/standards-guidelines/) * ###### [NISO RP-19-2020 “Open Discovery Initiative: Promoting Transparency in Discovery”](https://www.niso.org/publications/rp-19-2020-odi) > ##### Nous pouvons exiger d’un fournisseur qu’il se conforme à tout ou partie de ces standards. --- ### 3.2 La terminologie des contrats de licence * Généralement en anglais * Langage "heretherewithto" obligatoire?  * Tout dire ou laisser du flou? * Ne pas négliger les définitions --- ### 3.3 Les clauses ##### A toujours lire attentivement et à négocier si besoin : * ###### Définition des utilisateurs autorisés ou Authorized Users * ###### L’accès à distance ou Remote Access * ###### PEB * ###### Text and Data Mining * ###### Traitement des usages « abusifs » * ###### Fourniture de statistiques d’usage COUNTER * ###### Garantie de service * ###### Post Cancellation Access (PCA) ou accès perpétuel/pérenne (achats) * ###### Solution d’archivage pérenne * ###### Délai de résiliation * ###### For juridique et loi applicable * ###### Clause de confidentialité * ###### Transfer titles (pourcentage maximum et compensations) --- Pour une liste plus exhaustive des clauses et un aperçu de la structure d'un contrat de licence de ressource électronique, vous reporter au livret ci-dessous, pages 8 à 10: [Les contrats de licence en milieu académique - Livret de formation](https://doi.org/10.5281/zenodo.7675005 ) (A. Forclaz et M. Velasco, Bibliosuisse, 2023) --- #### 3.3.1 Authorized users / Utilisateurs autorisés - ##### Full-time and part-time students - ##### Full and part time employees - ##### Walk-in users - ##### Remote Access - ##### Alumni (anciens élèves) > En général, les anciens élèves ne seront pas automatiquement inclus en tant qu'utilisateurs autorisés, il s'agit d'un point que vous pouvez négocier. --- #### 3.3.2 Permitted uses / Usages autorisés * ##### Access to the content (Accéder au contenu) * ##### Print (Imprimer) * ##### Download or digitally copy (Télécharger) * ##### Use for educational purposes (Utilisation pédagogique): copies, "course pack" et enseignement à distance * ##### Scholarly Sharing (Partage pour usage personnel) --- **Inter Library Loan (PEB)** Les bibliothèques ne devraient pas accepter les accords qui ne permettent pas la transmission du contenu électronique en PEB. C’est pourtant ce que l'on fait. Restrictions fréquentes du PEB: - ##### Transmission par voie électronique interdite, ou avec DRM (impossible) - ##### Règles CONTU US, non-applicables en EU - ##### Seulement dans le pays du client --- **Text and Data Mining (Fouille de Textes et de Données)** ###### Le text and data mining consiste à copier des œuvres entières protégées par le droit d'auteur, à extraire du contenu existant (texte, chiffres, images, vidéos), et à utiliser/analyser les informations extraites à des fins de recherche. Une clause de TDM doit dire clairement: - ###### Comment sont fournies les données (direct/API). - ###### Si cette activité / ce service est payant ou non - ###### Si elle est soumise à un nouveau contrat/amendement - ###### Si oui, qui endosse la responsabilité de l'activité et des possibles infractions au contrat (le signataire/le payeur?) - ###### Usage des données (commercial / non-commercial). > ###### Refuser les frais sans contrat additionnel, préférer faire enlever la clause entière. > ###### Attention aux nouvelles clauses sur l'interdiction d'utiliser les contenus pour entraîner une IA --- Attention: Eviter la clause « tout ce qui n’est pas autorisé est interdit ». --- #### 3.3.3 Prohibited uses / Usages interdits * Access to non-authorized users (Donner accès à une personne non-autorisée) * Usage commercial et redistribution, sub-license * Substantial copies (copies systématique) * Modification, traduction et oeuvres dérivées * Enlever, masquer, modifier notice du copyright --- #### 3.3.4 Licensee obligations / Les devoirs du preneur de licence (la bibliothèque) ##### Vos obligations doivent être raisonnables et ne pas être trop lourdes ; pour la plupart, elles doivent être conformes aux opérations quotidiennes actuelles de votre bibliothèque. * ###### License Terms Notification (informer les utilisateurs des conditions) * ###### Vous ne devez pas accepter de surveiller les utilisateurs. Ne garantissez pas au fournisseur que vous pouvez empêcher l'utilisation non autorisée du contenu par les utilisateurs finaux. * ###### Tout au plus, acceptez une clause qui vous oblige à informer le fournisseur si vous constatez une éventuelle violation de la licence. * ###### En cas d’utilisation abusive par un utilisateur (TDM ou téléchargement massif), ne pas accepter le blocage de tous les IP de l’institution, mais uniquement des IP concernés par l’abus. --- #### 3.3.5 Licensor obligations / Les devoirs du fournisseur ##### Vous devez demander au fournisseur de faire des efforts raisonnables pour assurer un accès continu et ininterrompu et préciser qu'un certain nombre d'interruptions entraîne des compensations financières. * ###### Make the content available for access (accessibilité du contenu) * ###### Continuing service and quality (garantie de service) + compensations * ###### Discovery of Licensed Materials (Inclusion du materiel dans les outils de découverte) * ###### Material removal (retrait de contenu) * ###### Usage Statistic Reports (fourniture de statistiques COUNTER) * ###### Protection of privacy principles: l’utilisation des données privées des utilisateurs par le fournisseur sans leur consentement doit être interdite. Voir la mise en garde de [SPARC](https://sparcopen.org/news/2021/addressing-the-alarming-systems-of-surveillance-built-by-library-vendors/), ou du collectif [Library Freedom](https://libraryfreedom.org/resources/), et les [principes du NISO](https://www.niso.org/publications/privacy-principles). --- #### 3.3.6 Term and termination / Durée et fin de la licence * ###### "Duration" ou "term of agreement" (période d'accès) * ###### Termination (fin de la période d'accés) > ###### Pour les renouvellements automatiques, la période de résiliation doit être la plus courte possible, en principe de 3 mois avant l’échéance, parfois moins. * ###### La licence ne peut être annulée avant la fin du terme que s'il y a une violation fondamentale de l'accord ou si une disposition permet une résiliation anticipée (ex: faillite) * ###### Opt out pour les contrats pluriannuels (résiliation possible avant la fin de la période d'accés) --- #### 3.3.7 Archiving and Perpetual Access / Droits d’accès perpétuels et archivage pérenne ##### Les clauses de PCA ou d'accès perpétuel et les clauses d'archivage sont traitées séparément. Certaines licences auront les deux clauses, d’autres non. - ###### Post Cancellation Acces (PCA) pour les abonnements. + Frais de maintenance? - ###### Perpetual Access, intervient pour les achats. Si la plateforme du fournisseur n’est plus disponible, il peut fournir un accès équivalent aux produits sous Licence (copie d'archive ou tiers comme Portico). - ###### Archive rights / Archival Copy via Portico ou LOCKSS. Pour les achats ou les abonnements, une solution d’archivage peut être prévue en cas de fermeture/migration de la plateforme. --- #### 3.3.8 Jurisdiction and governing law / / For juridique et loi applicable ###### Loi applicable : il faut être au clair avec le service juridique de votre instiution sur ce qui est acceptable : la Suisse uniquement ou le silence sur la loi applicable est-il acceptable? ###### Il est parfois possible de simplement omettre cette clause, et en cas de litige, les deux parties s’accorderont sur la loi applicable. Une clause d'arbitrage international équitable pour les deux parties est alors nécessaire. ###### Il en va de même pour le for juridique, la compétence du tribunal pour présenter une demande contre l'autre partie. --- #### 3.3.9 Confidentiality / Confidentialité Clause engageant la bibliothèque à garder confidentiel les éléments du contrat de licence. Les bibliothèques ne devraient normalement pas signer cette clause. Et pourtant nous le faisons. La clause de confidentialité des conditions de licence est à distinguer de celle liée au prix. --- #### 3.3.10 General - ###### Modifications, amendment and notices (modification, amendement du contrat) - ###### Transfert des droits (assignment) - ###### “Click-wrap” Agreement: des conditions que l’éditeur peut imposer aux utilisateurs par un clic pour accéder à sa plateforme, ce qui peut inclure des termes entrant en conflit avec les conditions d'une licence négociée. Il faut donc faire préciser dans la licence que celle-ci prévaut en tous cas. - ###### Online Terms and Conditions (Conditions d’utilisations mentionnées sur le site web) : ne pas accepter cette clause. Pas de liens vers des termes hors de la licence qui peuvent fluctuer à tout moment! --- ##### Plusieurs bibliothèques ont mis en ligne leurs exigences en matière de contrat de licence, voire même des modèles de contrat qu’elles soumettent aux éditeurs. Par exemple * ##### [Les bibliothèques de l’Université de Californie](https://cdlib.org/services/collections/licensed/toolkit/) * ##### [Le Réseau Canadien de Documentation pour la Recherche](https://www.crkn-rcdr.ca/en/model-license) > ##### **NB** : Tous les contrats de licence de ressources faisant l'objet d'une offre consortiale ont été dépouillés dans ALMA par le consortium. Voir Acquisitions > Infrastructure des acquisitions > Licences --- ## Exercice : lecture de contrats de licence ###### **Groupe 1**: contrat de licence JSTOR ###### **Groupe 2**: contrat de licence ASCE ###### **Groupe 3**: contrat de licence Bloomsbury ###### **Groupe 4**: contrat de licence ASME ###### **Groupe 5**: contrat de licence Kanopy - ##### Un contrat surligné - ##### Une grille d'analyse à remplir > ###### Attention: tous les points/clauses de la grille ne figurent par forcément dans le contrat, ce qui peut être favorable ou défavorable selon le cas! --- ## Retours sur l'exercice --- ### 4. Analyser une offre d'e-books * ##### Achats à la pièce: comparer les conditions de plusieurs offres pour un même e-book * ##### Bouquets : pertinence à interroger, et parfois lui préférer l'achat à la pièce ou P&Mix, ou encore l'EBA, si disponibles. * ##### EBA : analyses à effectuer sur les dépenses des années précédentes en bouquets et P&C chez l'éditeur par rapport à la somme minimale de l'EBA et la ou les collections accessibles ; savoir sur quel(s) budget(s) sera prise la somme de départ --- **Contrats de licence, spécificités des e-books** * ###### Accès perpétuel et archivage pérenne * ###### Restrictions d'accès (DRM ou autres) * ###### Le cas de la frontlist: estimations et compensations * ###### Frais de plateforme ou de maintenance * ###### Couverture des futurs achats par le même contrat * ###### Fourniture de métadonnées (ALMA) | | | -------- | | | ##### **Pour les agrégateurs :** * ###### Support technique ("hotline") et formation des utilisateurs * ###### Protection des données privées des utilisateurs | | | -------- | | | ##### **Pour les programmes d'EBA :** * ###### Collections accessibles et exclusions éventuelles, durée d'accès * ###### Processus de sélection (calendrier, choix hors collections) * ###### Fourniture de statistique (calendrier, niveau de détails) --- ### 5. Analyser une offre de base de données * ##### Pas de PCA * ##### Support technique ("hotline") et formation des utilisateurs * ##### Protection des données privées des utilisateurs * ##### API: conditions d'utilisation et coût * ##### Le TDM: contrat séparé ou non (parties contractantes et responsabilité), réutilisation et publication des données accédées --- # VI. Négocier une offre --- ### 1. La négociation ##### Un bibliothécaire est-il fait pour négocier ? ##### Une citation de Lesley Ellen Harris (*Licensing digital content: a practical guide for librarians*, 2018): > ###### “Librarians and other nonlawyers often feel powerless entering into, and during the process of, negotiation. […] However, in a negotiation, you are seeking an end result that works for both parties. By developing alternatives and being flexible, you may find that there is a way for both parties to reach their goals. […] The best approach would be to say that you really want to enter into a license to access that particular content, but you need some amendments to the license offered to you, so you and your end-users may fully benefit from the content.” --- **Les méthodes de négociation** ###### On peut adopter différentes attitudes en fonction de son interlocuteur et des échanges que l'on a déjà eu avec lui. La confrontation consiste à voir le fournisseur comme un adversaire contre lequel se battre pour obtenir des améliorations, à coups de chiffres et d'arguments. ###### L'approche « table ronde » consiste à voir le fournisseur comme un partenaire qui a autant d'intérêt que vous à faire affaire. Il convient de garder une attitude ouverte pendant les négociations. ###### Un [guide complet](https://osc.universityofcalifornia.edu/wp-content/uploads/2019/06/UCNegotiationToolkitforTransformativeAgreements_May2019.pdf) a été rédigé par l’Université de Californie, orienté vers les méthodes de négociation et suggérant par exemple d'établir une véritable équipe de négociation, de faire la première proposition sur laquelle commencer à négocier et établir l'ordre du jour des réunions, de ne pas prendre de décision pendant les discussions, ou encore de consolider dans un e-mail les décisions prises lors des discussions. --- **Doit-on tout négocier?** Non, uniquement ce qui ne convient pas à votre institution et à vos utilisateurs. Notre éthique professionnelle voudrait que nous soyons attentifs à tout, mais il faut aussi adapter notre degré de vigilance au fournisseur. --- **Peut-on tout négocier?** * Ressources humaines disponibles * Ratio temps de travail/importance du produit (coût, nombre de titres, ressource essentielle...) > 1. Prioriser certains contrats est souvent nécessaire > 2. Centrer les efforts de négociation sur les enjeux clefs du contrat de licence --- **Tout est-il négociable?** Oui, tout est négociable en droit des contrats. Tout ce qui n'est pas écrit est soit: - [ ] tacitement admis - [ ] sujet à interprétation en cas de litige \>Tentation de l'exhaustivité, ou à l'inverse du flou comme protection --- **Les licences types/modèles de licence: une panacée?** - ###### **Guide ou lignes directrices** - ###### Une **liste de contrôle** interne pour vous assurer que vos licences traitent des points importants. - ###### Une **licence type** comme outil éducatif (nouveaux collègues) et réservoir des formulations préférées. ##### Quelques modèles déjà évoqués: * ###### [Licensing Toolkit](https://cdlib.org/services/collections/licensed/toolkit/) de l'Université de Californie * ###### [Modèle de licence](https://www.crkn-rcdr.ca/fr/modele-de-licence) du Réseau canadien de documentation pour la recherche * ###### [Livret de la formation Bibliosuisse 2023](https://zenodo.org/record/7675005), Forclaz, Velasco, clauses idéales pp.16-23 --- ### 2. Négocier les prix * ##### Demander beaucoup pour obtenir un peu * ##### Mettre en avant la baisse des statistiques d'usage * ##### Bien analyser l’augmentation des coûts et des coûts par accès sur plusieurs années, et faire valoir la baisse de votre budget * ##### Dans le cas des ebooks, calculer aussi l’évolution du prix moyen du titre. * ##### Régulièrement relever toutes les coupures d’accès * ##### Evaluer le niveau de service du fournisseur (temps de réponse aux solliciation par ex.) * ##### Expliquer que si le prix est correct, c’est une garantie que vous resterez client * ##### Demander une offre pluriannuelle pour faire baisser les augmentations annuelles. --- ### 3. Négocier les termes du contrat de licence * ##### Demander l’utilisation d’un vocabulaire simple, sans jargon juridique + demander à travailler sur une version éditable du contrat * ##### Toujours demander beaucoup pour obtenir un peu: lister et prioriser seulement pour vous les points qui ne vous conviennent pas. * ##### Expliquer l'incompatibilité de certaines clauses ou de l’absence de certaines clauses avec les politiques institutionnelles ou nationales, les normes (NISO) et lois en vigueur (LDA, LDP). * ##### Faire jouer la concurrence * ##### Proposer des formulations alternatives --- # Le jeu des 3 erreurs ---  ---  ---  ---  ---  ---  --- # VII - Gérer des ressources électroniques au quotidien --- ### 1. Ouverture de l’accès ##### L'accès par adresse IP ne nécessitera aucune démarche de votre part. L'accès par SSO (Single Sign-on) ou par Proxy nécessitera des paramétrages par les services informatiques ([liste OCLC des Stanza](https://help.oclc.org/Library_Management/EZproxy/EZproxy_database_stanzas/Database_stanzas) EZ Proxy). ##### La création d'un compte administrateur sur l'interface du fournisseur est importante, si le fournisseur ne l'a pas proposé il faut le demander. Ce compte donne accès entre autres: * ###### à la liste des holdings de votre institution * ###### aux rapports des statistiques d’utilisation (COUNTER) * ###### au paramétrage de l'identité visuelle de votre institution (ex : logo) * ###### à la liste éditable de vos adresses IP > ###### Attention : IP Registry n'est pas obligatoire --- ### 2. Signalement voir formation d'août-sept. 2023 : https://cutt.ly/NwhNpBZl --- ### 3. Maintenance des accès ##### Les accès aux ressources peuvent parfois faire l’objet de coupures, les résoudre le plus rapidement possible fait partie du travail quotidien de gestion des ressources électroniques. On distingue trois raisons principales à ces interruptions d’accès: * ###### La coupure d'accès due à des maintenances sur la plateforme de l'éditeur * ###### La coupure d'accès intempestive * ###### La coupure due à des utilisations abusives. Clauses contractuelles associées: * ###### interdiction de téléchargement massifs (TDM) * ###### blocage de l'IP incriminée ou de toutes les IPs et devoir de la bibliothèque de contacter l’utilisateur responsable, puis rétablissement de l'accès par l'éditeur. --- ##### Les accès peuvent aussi être soumis à d’autres types de fluctuations, heureusement peu fréquentes: * ##### L’instabilité des adresses URL des ressources (conséquences possible sur le signalement des ressources) * ##### Les changements de serveurs du fournisseur (conséquences possibles sur la disponibilité des statistiques d’usage) * ##### Le rachat de titres par d’autres fournisseurs (interfaces multiples et états de collection différents complexifient le signalement et la gestion). --- ### 4. Évaluation du renouvellement ##### Pour réaliser des analyses statistiques sur les usages des ressources électroniques, il sera nécessaire de collecter les données suivantes : * ##### Les title lists * ##### Les statistiques d'usage (rapports COUNTER) * ##### Les price lists > ###### Les statistiques d’usages ont un rôle critique à jouer pour les abonnements, notamment en cas de restriction budgétaire. La combinaison de ces données avec les données de prix des abonnements permet de calculer le coût par accès. Le seuil d’acceptabilité du coût par accès d’une ressource est à fixer dans la politique documentaire de la bibliothèque ou dans la politique d'acquisition. --- # VIII - Session questions/réponses --- **Liens utiles et bibliographie:** * ###### https://zenodo.org/record/7675005 * ###### https://digitalcommons.unl.edu/libraryscience/411/ * ###### https://zenodo.org/records/3361583 * ###### https://doi.org/10.7710/pup.945398.2022-001 * ###### https://sparcopen.org/our-work/negotiation-resources/data-analysis/ * ###### https://cdlib.org/resources/vendors/license-agreement-checklist/ * ###### https://cdlib.org/services/collections/licensed/toolkit/ * ###### https://vivalib.org/c.php?g=836990&p=6084337 --- * ###### https://hdl.handle.net/1805/25297 * ###### https://hdl.handle.net/1805/22332 * ###### https://hdl.handle.net/1805/22335 * ###### https://hdl.handle.net/1805/18524 * ###### https://infrastructure.sparcopen.org/landscape-analysis * ###### https://sparcopen.org/wp-content/uploads/2021/10/2021-Landscape-Analysis-101421.pdf * ###### https://edesiderata.crl.edu/ * ###### https://www.eifl.net/resources * ###### https://www.eifl.net/resources/eifl-webinar-licensing-e-resources-basics * ###### https://www.uksg.org/publications/ermh --- ### Licence Cette présentation est sous licence Creative Commons CC-BY-NC-SA.  *Les bases pour analyser une offre de ressources électroniques*, Manon Velasco (2024).