### Les contrats de licence pour les ressources électroniques en bibliothèque académique Alexandra Forclaz, Manon Velasco Bibliosuisse, 02 mars 2023 --- <!-- Put the link to this slide here so people can follow --> Accédez à ce diaporama ici: https://cutt.ly/D2BM1F7  --- # Introduction --- ### Objectifs - Distinguer les différents types de contrats de licence - Comprendre les contenus des contrats de licence - Savoir identifier les éléments critiques pouvant faire l’objet de négociations - Acquérir les outils nécessaires à l’analyse et la gestion des contrats de licence --- ### Programme de la journée | 1 - Contexte | | -------- | | 1.1 Historique des contrats de licence| | 1.2 Cadre légal| | 1.3 Cadre institutionnel| | **Exercice 1**| | 1.4 Typologie des contrats de licence| | 1.5 La terminologie des contrats de licence| | 1.6 Posture du lecteur de contrat| --- | 2 - Les licences traditionnelles de e-journals| | -------- | | 2.1 L'objet du contrat| | 2.2 La structure du contrat| | 2.3 Clauses essentielles| | 2.4 Clauses classiques| | **Exercice 2**: lecture d’une licence traditionnelle| | **PAUSE**: 12h30-13h30| --- | 3 - Spécificités des contrats de licence de certaines ressources électroniques| | -------- | | 3.1 Les e-books| | 3.2 Les bases de données| | 3.3 Streaming vidéo et VOD| --- | 4 - Négocier les clauses du contrat| | -------- | | 4.1 Doit-on tout négocier?| | 4.2 Peut-on tout négocier?| | 4.3 Tout est-il négociable?| | **Jeu**: "Le jeu des 3 erreurs"| | 4.4 Les outils pour négocier| | **5 - Après la signature**| | **CONCLUSION**| --- ### Tour de table - Votre nom - Votre institution - Etes-vous amené à lire, interpréter et négocier des licences souvent ? Quel type de licence ? Etes-vous seul à gérer des licences ou d’autres collègues le font-ils aussi ? --- ### Présentation des intervenantes Alexandra Forclaz, Bibliothèque EPFL Manon Velasco, CISO HESGE --- ### Livret * Un espace pour prendre des notes * Un lexique * Les exercices * Deux checklists des clauses présentes dans les contrats de licence * Des propositions de rédactions « idéales » de certaines clauses * La bibliographie du cours Disponible ici: https://zenodo.org/record/7675005 --- # 1 - Contexte --- ### 1.1 Historique des contrats de licence * Du papier à l’électronique, de l’achat à l’accès. * Du droit d'auteur au droit des contrats. > ##### Des bibliothécaires devenus "experts" dans un context d'augmentation des prix et de nouveaux usages des ressources électroniques. > ##### Modèles et standards aboutis dans les **années 1990**. > ##### Plusieurs associations et consortiums de bibliothèques et d'éditeurs ont contribué à l'établissement de standards: APA, JISC, ALA, ICOLC... --- La **formation des professionnels** de l’information aux contrats de licence est encore trop souvent absente des cursus. Les compétences d’analyse et de négociation de contrat de licence sont acquises sur le tas. > ##### En juillet 2013, le conseil exécutif du North American Serials Interest Group (NASIG) a adopté les compétences de base pour les bibliothécaires en ressources électroniques. La compétence la plus importante est la connaissance approfondie des licences de ressources électroniques. --- ### 1.2 Cadre légal Définition du contrat de licence par Stephanie Hess, Megan Kilb and Iris Garcia, 2020: > ##### “*A license agreement is a legally binding contract negotiated with a publisher or vendor prior to acquiring or subscribing to an electronic collection or service. It should include the product or service covered by the contract, pricing, duration, and terms and conditions of use as well as the respective responsibilities of the parties.*” --- Chaque contrat de licence est **unique**. Il n'existe pas de législation ou de norme industrielle encadrant l'octroi de licences aux bibliothèques. Pourtant plusieurs lois et codes de bonnes pratiques (NISO notamment) peuvent être convoqués dans les contrats de licence. --- **Quelle(s) loi(s) régit un contrat de licence souvent international?** - Un contrat est en principe régi par le droit du pays stipulé dans la clause de “loi applicable”. - Le contrat prévaut sur le droit d’auteur. - Le contrat lie la bibliothèque et l’éditeur, les parties contractantes, mais pas les utilisateurs finaux. --- **Le droit suisse** - Le contrat de licence en lui-même n'est pas réglé dans le droit des contrats suisse (Code des Obligations ou CO). - La Loi sur le Droit d’Auteur suisse (LDA) définit une liste fermée d’exceptions en faveur des utilisateurs, mais rares sont celles qui ne peuvent pas être empêchées par contrat: citation, copie privée, adaptation pour les personnes déficientes sensorielles. --- - Toute opération en relation avec des données personnelles est soumise à la Loi fédérale sur la protection des données (LPD) en cours de révision. Elle peut être utilisée comme levier de négociation pour les clauses de respect de la vie privée des utilisateurs. --- **Standards industriels et codes de bonnes pratiques internationaux** * IFLA Code of Ethics for Librarians and other Information Workers: * ###### Librarians "*seek to ensure that [...] licenses do not override exceptions for libraries contained in national legislation.*" * ###### Librarians "*take appropriate measures to ensure that user data is not shared beyond the original transaction.*" * ###### Librarians "*use the most effective ways to make the material accessible to all.*" --- * NISO RP-7-2012 SERU “A Shared Electronic Resource Understanding” * NISO RP-24-2019 “Transfer Code of Practice” * NISO RP-27-2019 “Recommended Practices for Improved Access to Institutionally-Provided Information Resources” * NISO Consensus Principles on Users’ Digital Privacy in Library, Publisher, and Software-Provider Systems * COUNTER Code of Practice --- * W3C standards Web Accessibility Initiative * NISO RP-9-2014, KBART: Knowledge Bases and Related Tools Recommended Practice * NISO RP-19-2014 “Open Discovery Initiative: Promoting Transparency in Discovery” * ANSI/NISO Z39.88-2004 “The OpenURL Framework for Context-Sensitive Services” > Nous pouvons exiger d’un fournisseur qu’il se conforme à tout ou partie de ces standards. --- ### 1.3 Cadre institutionnel - [ ] Qui sont les utilisateurs? - [ ] Quel est votre environnement technique (modalité d'accès aux ressources)? - [ ] De quelles ressources humaines disposez-vous pour négocier les contrats de licence? - [ ] Quels contraintes et documents légaux existent dans votre institution? Votre service juridique compte-t-il un spécaliste du droit des contrats? --- **Le cadre légal dans votre institution** * ###### Qui dispose du droit de signature? * ###### Qui doit être mentionné comme signataire, l'institution ou la bibliothèque? * ###### Qui assume la responsabilité en cas de litige? * ###### Y a-t-il des clauses imposées par votre institution dans tous les contrats? * ###### Avez-vous identifié des personnes à qui faire appel en cas de doute sur l’acceptabilité/la légalité d’une clause ? > Dans l’idéal, les réponses se trouvent dans une politique/charte institutionelle des contrats de licence. --- # Exercice 1 : votre cadre institutionnel --- ### 1.4 Typologie des contrats de licence **Les modèles de licences traditionnelles** Le **JISC** classifie les modèles de contrats en fonction des facteurs suivants: * ##### Le **format** de la ressource > revues, archives de revues, livres électroniques, base de données, vidéo, etc. * ##### Le **modèle économique** > abonnement, achat ferme, PDA/DDA, location, EBA/EBS, etc. * ##### Le **modèle de licence** > directe, via une agence, avec un Consotium --- **Les licences Open Access** * Transformative agreements * Offsetting * Read and Publish * Publish and Read * "Pure publish" (Editeur full Gold OA) * S2O "subscribe to open" * Financement participatif * Pas de système d'APC --- **Autres types d’accords** * ##### Les amendements * ##### Licenses de tests "trials" * ##### Les membership * ##### Les accords écrits de type message électronique * ##### Les "terms&conditions" sur les sites web (à éviter !!!) * ##### Les contrats d’agence d’abonnement (contrat de services) * ##### Les contrats de TDM * ##### “Lettres d’intention” ou “Memorandum of Understanding” * ##### Les licences consortiales * ##### Absence de contrat --- ### 1.5 La terminologie des contrats de licence * Généralement en anglais * Langage "heretherewithto" obligatoire?  * Tout dire ou laisser du flou? * Ne pas négliger les définitions --- ## [Report au livret](https://zenodo.org/record/7675005) : Lexique (pp. 4-7) --- ### 1.6 Posture du lecteur de contrat Biais fréquent : acteurs économiques puissants VS faiblesse d'une institution académique publique. * ###### Votre rôle est de garantir l'accessibilité maximum des contenus. * ###### Comprendre toutes les clauses mais ne se focaliser que sur celles qui présentent de vrais enjeux. * ###### Un regard critique mais constructif, et une attitude de protection de votre institution. * ###### Cependant nous ne sommes pas avocats. > ##### Astuce: demander au fournisseur à travailler sur une copie éditable du contrat afin d'y ajouter directement modifications et commentaires. --- # 2 - Les licences traditionnelles --- ### 2.1 L'objet du contrat Une licence est simplement une autorisation d'utiliser une œuvre protégée par le droit d'auteur. Finalement sur quoi porte un contrat de licence ? Sur l'accès, non sur le produit, ce n'est pas un contrat de vente ou de transfert de droits d’auteur. --- ### 2.2 La structure du contrat ## [Report au livret](https://zenodo.org/record/7675005) : Checklist licence traditionnelle (pp.8-11) --- ### 2.3 Clauses essentielles #### 2.3.1 Définitions importantes - ##### Licensed materials - ##### Authorized Users - ##### Commercial use - ##### Interlibrary loan - ##### Perpetual access - ##### DRM - ##### Archive/archiving - ##### Site (multi or single) - ##### Text and Data Mining --- #### 2.3.2 Licensed content / Produit objet de la licence - ##### Unlimited and DRM-free access (accès illimité) - ##### Number of Licensed materials (nombre de titres/d’objets) - ##### Notification of modification of licensed materials /Changes in holdings (information de modification du matériel souscrit) - ##### Transfer titles > Être le plus précis possible dans la description du contenu compris dans la licence --- #### 2.3.3 License fees (annexe) / Frais de licence - ##### Prices and fees (Prix du contenu acquis ou abonné) - ##### Delay of payment (Délai de paiement) - ##### Plateform fees (Frais de plateforme ou de maintenance) - ##### Price increases (augmentations) and price cap - ##### Deep Discounted Print (DDP) > ##### Les conditions tarifaires font souvent l’objet de négociation à part et ne sont pas nécessairement inclus dans la licence. Il convient cependant de conserver tous les échanges d’email qui en attestent. --- #### 2.3.4 Authorized sites (annexe) / Sites autorisés Les adresses IP, les sites géographiques d'une institution sont généralement définis en annexe(s). > Les « antennes » d’une même entité institutionnelle sur le même réseau d’IP, et/ou desservies par une seule bibliothèque, ne sont généralement pas considérées comme des sites supplémentaires. --- #### 2.3.5 Authorized users (annexe) / Utilisateurs autorisés - ##### Full-time and part-time students - ##### Full and part time employees - ##### Walk-in users - ##### Remote Access - ##### Alumni (anciens élèves) > En général, les anciens élèves ne seront pas automatiquement inclus en tant qu'utilisateurs autorisés, il s'agit d'un point que vous pouvez négocier. --- #### 2.3.6 Permitted uses / Usages autorisés * ##### Access to the content (Accéder au contenu) * ##### Print (Imprimer) * ##### Download or digitally copy (Télécharger) > ##### Attention, "download" est différent de "save for offline reading" * ##### Use for educational purposes (Utilisation pédagogique): copies, "course pack" et enseignement à distance * ##### Scholarly Sharing (Partage pour usage personnel) --- **Inter Library Loan (PEB)** Les bibliothèques ne devraient pas accepter les accords qui ne permettent pas la transmission du contenu électronique en PEB. C’est pourtant ce que l'on fait. Restrictions fréquentes du PEB: - ##### Transmission par voie électronique interdite, ou avec DRM (impossible) - ##### Règles CONTU US, non-applicables en EU - ##### Seulement dans le pays du client --- **Text and Data Mining (Fouille de Textes et de Données)** ###### Le text and data mining consiste à copier des œuvres entières protégées par le droit d'auteur, à extraire du contenu existant (texte, chiffres, images, vidéos), et à analyser les informations extraites à des fins de recherche. Une clause de TDM doit dire clairement: - ###### Comment sont fournies les données (direct/API). - ###### Si cette activité / ce service est payant ou non - ###### Si elle est soumise à un nouveau contrat/amendement - ###### En cas de contrat additionnel nécessaire, qui endosse la responsabilité de l'activité et des possibles infractions au contrat (le signataire/le payeur?) - ###### Usage des données (commercial / non-commercial). > ###### Refuser les frais sans contrat additionnel, préférer faire enlever la clause entière. --- **Accessibility for disabled persons (accessibilité pour les personnes déficientes sensorielles)** ###### L'absence de demande d'aménagement ne signifie pas qu'il n'y a pas d'étudiants handicapés. ###### Les ressources doivent être compatibles avec le niveau AA des Web Content Accessibility Guidelines (WCAG), les formats de téléchargement doivent être lisibles et adaptés aux dispositifs d'assistance. ###### Le fournisseur doit autoriser la création d’oeuvres dérivées et également s’engager à fournir rapidement des versions adaptées. > ###### La négociation des clauses d'accessibilité n'est pas l'occasion d'intimider les fournisseurs, mais plutôt de les éduquer, rappeler les lois nationales imposant l'accessibilité, ainsi que les traités internationaux (traité de Marrakech). --- Attention: Eviter la clause « tout ce qui n’est pas autorisé est interdit ». --- #### 2.3.7 Prohibited uses / Usages interdits * Access to non-authorized users (Donner accès à une personne non-autorisée) * Usage commercial et redistribution, sub-license * Substantial copies (copies systématique) * Modification, traduction et oeuvres dérivées * Enlever, masquer, modifier notice du copyright --- #### 2.3.8 Licensee obligations / Les devoirs du preneur de licence (la bibliothèque) ##### Vos obligations doivent être raisonnables et ne pas être trop lourdes ; pour la plupart, elles doivent être conformes aux opérations quotidiennes actuelles de votre bibliothèque. * ##### License Terms Notification (informer les utilisateurs des conditions) * ##### Vous ne devez pas accepter de surveiller les utilisateurs. Ne garantissez pas au fournisseur que vous pouvez empêcher l'utilisation non autorisée du contenu par les utilisateurs finaux. * ##### Tout au plus, acceptez une clause qui vous oblige à informer le fournisseur si vous constatez une éventuelle violation de la licence. --- #### 2.3.9 Licensor obligations / Les devoirs du fournisseur ##### Vous devez demander au fournisseur de faire des efforts raisonnables pour assurer un accès continu et ininterrompu et préciser qu'un certain nombre d'interruptions entraîne des compensations financières. * ###### Make the content available for access (accessibilité du contenu) * ###### Continuing service and quality (garantie de service) + compensations * ###### Discovery of Licensed Materials (Inclusion du materiel dans les outils de découverte) * ###### Material removal (retrait de contenu) * ###### Usage Statistic Reports (fourniture de statistiques COUNTER) * ###### Protection of privacy principles: l’utilisation des données privées des utilisateurs par le fournisseur doit être interdite. --- #### 2.3.10 Term and termination / Durée et fin de la licence * ###### "Duration" ou "term of agreement" (période d'accès) * ###### Termination (fin de la période d'accés) > ##### Pour les renouvellements automatiques, la période de résiliation doit être suffisante, en principe de 3 mois avant l’échéance. * ###### La licence ne peut être annulée avant la fin du terme que s'il y a une violation fondamentale de l'accord ou si une disposition permet une résiliation anticipée (ex: faillite) * ###### En cas d’utilisation abusive par un utilisateur (TDM ou téléchargement massif), ne pas accepter le blocage de tous les IP de l’institution, mais uniquement des IP concernés par l’abus. --- #### 2.3.11 Archiving and Perpetual Access / Droits d’accès perpétuels et archivage pérenne ##### Les clauses de PCA ou d'accès perpétuel et les clauses d'archivage sont traitées séparément. Certaines licences auront les deux clauses, d’autres non. - ###### Post Cancellation Acces (PCA) pour les abonnements. - ###### Perpetual Access, intervient exclusivement pour les achats. Si la plateforme du fournisseur n’est plus disponible, il peut fournir un accès équivalent aux produits sous Licence (copie d'archive ou tiers comme Portico). - ###### Archive rights / Archival Copy via Portico ou LOCKSS. Pour les achats ou les abonnements, une solution d’archivage peut être prévue en cas de fermeture/migration de la plateforme. --- #### 2.3.12 Jurisdiction and governing law / / For juridique et loi applicable ##### Loi applicable : il faut être au clair avec le service juridique de votre instiution sur ce qui est acceptable : la Suisse uniquement ou le silence sur la loi applicable est-il acceptable? ##### Il est parfois possible de simplement omettre cette clause, et en cas de litige, les deux parties s’accorderont sur la loi applicable. Une clause d'arbitrage internationale équitable pour les deux parties est alors nécessaire. ##### Il en va de même pour le for juridique, la compétence du tribunal pour présenter une demande contre l'autre partie. --- #### 2.3.13 Confidentiality / Confidentialité Clause engageant la bibliothèque à garder confidentiel les éléments du contrat de licence. Les bibliothèques ne devraient normalement pas signer cette clause. Et pourtant nous le faisons. La clause de confidentialité des conditions de licence est à distinguer de celle liée au prix. --- #### 2.3.14 General - ###### Modifications, amendment and notices (modification, amendement du contrat) - ###### Transfert des droits (assignment) : Le fournisseur peut être racheté ou changer de raison sociale mais le repreneur s’engage à respecter les conditions définies dans la licence. Par contre, la bibliothèque ne peut transférer ses droits de licence. - ###### “Click-wrap” Agreement: des conditions que l’éditeur peut imposer aux utilisateurs par un clic pour accéder à sa plateforme, ce qui peut inclure des termes entrant en conflit avec les conditions d'une licence négociée. Il faut donc faire préciser dans la licence que celle-ci prévaut en tous cas. - ###### Online Terms and Conditions (Conditions d’utilisations mentionnées sur le site web) : ne pas accepter cette clause. Pas de liens vers des termes hors de la licence qui peuvent fluctuer à tout moment! --- ### 2.4 Clauses classiques - Copyright - Warranty and disclaimers - Limitation of liability - Force Majeure - Entire agreement - Modifications, amendment and notices - Annexes - Signature --- ### Exercice 2 : lecture d’une licence traditionnelle - environ 40 min ###### **Groupe 1**: contrat de licence JSTOR ###### **Groupe 2**: contrat de licence ASME ###### **Groupe 3**: contrat de licence T&F - ##### Un contrat surligné - ##### Une grille d'analyse à remplir > ##### Attention: tous les points/clauses de la grille ne figurent par forcément dans le contrat, ce qui peut être favorable ou défavorable selon le cas! --- ## Retour sur l'exercice --- JSTOR  --- ASME  --- T&F  --- ## 3 - Spécificités des contrats de licence de certaines ressources électroniques --- ### 3.1 Les e-books ##### Les e-books font plus souvent l'objet d'achats fermes. ##### Certaines clauses nécessitent la vigilance plus encore que pour les journaux: - ###### Accès perpétuel et archivage pérenne - ###### En cas de DRM, précisions importantes sur le type de restrictions - ###### En cas d’achat de frontlist, importance d’une estimation du nombre de titres et d’une compensation en cas de variations - ###### Les frais de plateforme - ###### Veiller à ce que les futurs achats soient couverts, qu'un amendement soit suffisant - ###### Métadonnées fournies à des services comme les résolveurs de liens --- **Les agrégateurs d'e-books** ##### Importance des clauses concernant le support technique et la formation des utilisateurs. ##### Vigilance sur la protection des données privées des utilisateurs: les agrégateurs demandent souvent à ce que les utilisateurs se créent un compte (avec leur adresse institutionnelle) pour pouvoir accéder à certaines fonctionnalités comme le téléchargement, cela ne doit pas être prétexte à la récolte et à un usage abusif des données personnelles. --- **PDA et EBA** ##### Les PDA et EBA se présentent généralement en deux licences ou en deux temps dans une même licence: 1) ##### l'une encadre des conditions du modèle d'achat : collections ouvertes, durée de l'accès pour l'EBA, processus de sélection (PDA médiatisé ou non, durée de sélection finale pour l'EBA), fourniture de statistiques très encadrée pour l'EBA. 2) ##### l’autre, plus détaillée, est une véritable licence d’achat d’e-books avec toutes des conditions contractuelles habituelles et concerne les titres acquis en accès perpétuel dans le cadre du PDA ou au terme de la période d’EBA. --- ## [Report au livret](https://zenodo.org/record/7675005) : Clauses idéales d’une annexe au contrat d’un EBA (livret pp.24-25) --- ### Les clauses encadrant un programme d'EBA - ##### **Principes généraux de l’EBA** - ##### **Paramètre de l’EBA**: dépôt initial, collections d’e-books accessibles (selon sujet, année de copyright, etc. + exclusions éventuelles comme les reference works), durée de l’EBA - ##### **La fourniture des rapports de statistiques d’usage**: fréquences, données exigées - ##### **Le déroulement de la sélection finale des e-books conservés en accès perpétuel**: période de sélection, collections dans lesquelles la sélection peut s’éffectuer (dans et hors EBA?), sélection excédentaire, ce qu’il se passe si la sélection n’est pas faite dans les temps. --- ### 3.2 Les bases de données ##### Les contrats de licence pour les bases de données ressemblent à celles des journaux, mais généralement sans accès pérenne au contenu, et sans PCA. ###### Quand la création d’un compte utilisateur est nécessaire, attention à la **protection des données**. ###### Attention également à ne pas jouer le rôle d’une « hotline » pour des usagers rencontrant des **problèmes techniques**. > ###### "*Technical controls to access including authentication should not place an un-due burden on the Licensee, (e.g. such as not needing to manage users accounts set up by the users themselves).*” Empire State Library Network, I2NY Model for Database License Agreements 2015 https://www.esln.org/i2ny/e-resources/ --- **Usage intensif des bases de données** #### **TDM**: Les chercheurs auront sans doute besoins de faire du TDM et de pouvoir réutiliser et publier les données accédées. ##### Si la clause de TDM mentionne la nécessité d’un contrat séparé pour chaque projet de TDM et/ou un abonnement (et donc un coût) séparé pour accéder à une API, il faut que la question de la responsabilité (subscriber ou autorized user), soit claire : dépendra-t-elle de qui est le signataire (payeur) du contrat additionnel, ou la responsabilité est-elle déjà définie dans le contrat de licence? --- ##### Le contrat de TDM (différent du contrat de licence) comprendra des éléments techniques et contractuel auxquels être attentifs. Si la bibliothèque prend en charge ce service de soutien au chercheur pour les projets de TDM, elle peut être amenée à analyser ce type de contrat: * ##### Accès aux données * ##### Utilisation des données (quantité, types d'usage) * ##### Sécurité * ##### Archivage * ##### Acquisition * ##### Clause couvrant une éventuelle fuite des données collectées * ##### Utilisation par l'éditeur du nom du licensee * ##### Annexes --- ### 3.3 Streaming vidéo et VOD - ###### Les gros fournisseurs disposent de contrats de licence bien établis. En revanche, il existe tout un foisonnement de petits fournisseurs avec des offres institutionnelles peu ou pas formalisées. - ###### L’accès perpétuel et le PCA ne sont généralement pas garantis pour les vidéos en streaming. - ###### La norme COUNTER n’est pas encore très bien adaptée aux vidéo en streaming, mais ce n’est pas une raison pour être privé d’indicateurs statistiques. - ###### Soyez vigilant aux besoins des publics de ce type de contenus: l’usage privé au sens étendu, c’est à dire l’exception pédagogique doit être couverte pour les enseignants, et les “Public performance rights” si vouy prévoyez des projections publiques. - ###### Enfin, l’accessibilité pour les publics déficients sensoriels doit être claire pour ce type de contenus : sous-titrage et audio-description. --- # 4 - Négocier les clauses du contrat --- ### 4.1 Doit-on tout négocier? Non, uniquement ce qui ne convient pas à notre institution et à nos utilisateurs. Notre éthique professionnelle voudrait que nous soyons attentifs à tout, mais il faut aussi adapter notre degré de vigilance au fournisseur. --- ### 4.2 Peut-on tout négocier? * Ressources humaines disponibles * Ratio temps de travail/importance du produit (coût, nombre de titres, ressource essentielle...) > 1. Prioriser certains contrats est souvent nécessaire > 2. Centrer les efforts de négociation sur les enjeux clefs du contrat de licence --- ### 4.3 Tout est-il négociable? Oui, tout est négociable en droit des contrats. Tout ce qui n'est pas écrit est soit: - [ ] tacitement admis - [ ] sujet à interprétation en cas de litige \>Tentation de l'exhaustivité, ou à l'inverse du flou comme protection --- ## Le jeu des 3 erreurs ---  ---  ---  ---  ---  ---  --- ### 4.4 Les outils pour négocier --- ### 4.4.1 Les licences types/modèles de licence: une panacée? - ##### **Guide ou lignes directrices** pour les licences, éventuellement publiques. - ##### Une **liste de contrôle** interne pour vous assurer que vos licences traitent des points importants. - ##### Une **licence type** comme outil éducatif (nouveaux collègues) et réservoir des formulations préférées, voire comme base à proposer à des fournisseurs dépourvus de licence. ##### \+ Au sein de l’institution, l’expérience de la bibliothèque en matière de contrat de licence peut être sollicitée autour de projets d’édition (journaux) --- ## [Report au livret](https://zenodo.org/record/7675005) : Clauses idéales licence traditionnelle (pp.16-23) --- ### 4.4.2 La négociation **Les rôles-type** - [ ] Le négociateur doux : grande capacité de concessions, mais parfois trop confiant - [ ] Le négociateur dur : volonté de gagner et considère l'autre partie comme un adversaire, parfois trop méfiant > Préférer une troisième voie: le négociateur de principe. --- Le négociateur de principe: * se concentre sur les intérêts des deux parties pour essayer de parvenir à un accord mutuel, entrevoit une variété d'options * travaille à un partenariat durable basé sur la confiance et le respect * insiste pour que l'accord soit basé sur des critères objectifs --- **Les méthodes** -Préparer une réunion de négociation: 1. ##### collecte d’informations : bien connaître la situation de l’éditeur et la vôtre 2. ##### évaluation de l’utilisation du produit négocié 3. ##### effet de levier : il peut être utile de s’associer avec d’autres institutions > Faire votre proposition à l’éditeur en y incluant les termes, conditions, prix et contenus souhaités. Proposer l'ordre du jour. --- -La réunion en elle-même: 1. ##### se préparer à des questions difficiles et se réserver le droit de refuser de répondre à certaines questions 2. ##### l’écoute est très importante, permettre les silences 3. ##### lors d'une impasse, revenir sur les informations présentes 4. ##### garder à l'esprit le but de la négociation : être satisfait du résultat, même avec les compromis nécessaires. > Consolider l'accord, peut-être avec un e-mail qui décrit la conversation, pendant que vous attendez un contrat. --- ### 4.4.3 Tricks&tips pour réussir une négociation - [ ] Maintenir une attitude ouverte dans les négociations - [ ] Proposer des formulations alternatives - [ ] Demander beaucoup pour obtenir un peu - [ ] Faire jouer la concurrence (meilleures conditions chez d'autres éditeurs) - [ ] Relever l'incompatibilité de certaines clauses avec les politiques institutionnelles ou nationales --- # 5 - Après la signature --- **Information et conservation** - ##### Devoir d’information de usagers: ils doivent connaître leurs droits et responsabilités - ##### Nécessité d'information des collègues: le rythme de la documentation électronique doit être connu. - ##### Les contrats de licence doivent être conservés de manière sûre et sécurisée: GED et ERM comme ALMA (PEB, TDM, Walk-in users, Alumni, etc.). - ##### La durée de conservation des contrats: 10 ans après la fin de l'accès pour un abonnement, à vie pour un achat ou un abonnement avec PCA. --- **Quand renégocier?** ##### La littérature professionnelle conseille de renégocier une licence tous les 3 à 5 ans, mais dans les faits on ne renégocie que quand nécessaire: quand les technologies vieillissent, quand le contexte et les exigences de son institution changent, quand le produit a changé (ressources ou fonctionnalités nouvelles)... ##### En cas de renouvellement ou d'achats de nouveaux titres, un amendement est généralement suffisant. ##### Commencer le processus de renégociation au plus tard 6 mois avant la fin de la licence. --- # Conclusion --- # Contact Alexandra FORCLAZ alexandra.forclaz@epfl.ch Manon VELASCO manon.velasco@hesge.ch --- ### Bibliographie pp.32-35 du [livret](https://zenodo.org/record/7675005) --- ### Licence Cette présentation est sous licence Creative Commons CC-BY-NC-SA.  *Les contrats de licence en milieu académique* par Alexandra Forclaz et Manon Velasco (2023).