## Activation des e-books et revues électroniques dans ALMA - Formation HES-SO ##### Manon Velasco ##### 29 août et 5 septembre 2023  --- <!-- Put the link to this slide here so people can follow --> Dans votre navigateur, accédez à ce diaporama ici: https://cutt.ly/NwhNpBZl - Dans un deuxième onglet, ouvrez ALMA et connectez-vous. - Pour les exercices, téléchargez le fichier de consignes depuis [ce lien](https://drive.switch.ch/index.php/s/fKzfJ0haHcpxbQ2) à l'aide du mot de passe « docelec » --- ## Objectifs Cette formation a pour but d’apprendre à signaler dans ALMA des ressources électroniques (e-books et stand-alone journals) acquises et/ou abonnées à la pièce dans le contexte de la HES-SO, grâce à un apport théorique et des exercices pratiques. --- ## Programme de la formation - ##### **1 - Notions de base** ##### **2 - Contexte HES-SO** ##### **3 - Activer un portfolio** Exercice ##### **4 - Créer un portfolio local et le signaler à Ex Libris** Exercice --- ##### **5 - Supprimer un portfolio et le restaurer** Exercice ##### **6 - Activer plusieurs portfolios avec le data loader** Exercice ##### **7 - Résoudre les problèmes de liens** Démonstration ##### **8 - Session questions/réponses** --- # 1 - Notions de base --- ## [Question 1](https://text2quiz.vercel.app?m=1&v=1.0#U2FsdGVkX1/P6GKyvBkJQVeivD3hj4gFR7JLyReeXSYBu5zNMK/OOnR06Na1zriGcoBF2QsAMcsudI0QyDgbrzGUJxuhN+XelnuFYF4vJTP+7rRa9fJ3wsTxiLJ2+fO1ExUvM+mTsPKpOwL8Wsm1/EvjcmlkbCWXEDiXLMrO3XX2V6qY9LXbry6N7ono3Y/mYRqkgupj3MrrQcxBHxsl7eaMnNrgmVAbjEqrEUA=) : ALMA gère l'accès aux ressources électroniques sur la plateforme de l’éditeur, vrai ou faux? --- ## [Question 2](https://text2quiz.vercel.app?m=1&v=1.0#U2FsdGVkX18q2L5jmNT9JM9dt6TjvC24ckgUfsMHs2PrfpvzKhmXnbzNghFfP4dEMvH/YX0bWcfQu9QpNkvj2akkc9d+xT6pbUJQdw4RQtfYyGnapb7osihe/6Wh6Z3sQPuRvQPcJl6wPe7iL1w6wr4oZEu5v6BGYQkR4WvaMPYx4L5UC0qpSlwGQNbm5ULzsp5iXaZsduJas12OT4SCweCBAh2UZNk=) : Un portfolio de ressource électronique peut être activé en dehors d'une collection, vrai ou faux? ---  --- Les collections représentent les plateformes et/ou bouquets proposés par le fournisseur (ebooks, journaux, bdd). Il y a des collections « fulltext » et d'autres « global citation database » comme le Web of Science. Chaque collection a des services, le service le plus important et le plus fréquent pour nos collections est « getFullText ». Les portfolios lient les objets aux plateformes éditeurs/fournisseurs. --- ## [Question 3](https://text2quiz.vercel.app?m=1&v=1.0#U2FsdGVkX1+3BYQkqqzloq1QQodTBu+xFeMg46BQEccCt/0tJl+2HWCPaWcidXAXAufLhAFD8CRTzerkU66r3oHfpoBj8a2tZnleohWKdI7wYYdzq1dxGkkpdapc2mHw7Ws7ojUgHlARwf2/N15l1RyMQ2YsJfh3EpF3ZEZeyZ2eUW6rpo5Y7dIhXZjIJv+i3xgoahCT33f94HyQQouShgtSq7ZgBCM=) : Pour signaler une ressource print+online on rajoute un champ 856 dans la notice imprimée, vrai ou faux? --- ## [Question 4](https://text2quiz.vercel.app?m=1&v=1.0#U2FsdGVkX1/PAX2awjE3BG1lVr4b7BnI+X5Kqw3180Kvy0ftzkS144+N42ZOEFNSLUF+RAAJwq2YJ7zfAl03CPuAE/ccNO4LAyVLWI4XefN5w+YXPA7YW0/FdxjTZw3oRKCRPhmMrPZlA/o2VuOoZFzF62fu82OaEQU5d/g889ifGxlVULN823Eq2wMlhD9g0K2/P+N8LvXR7pH7L8m5dqWrIOPCqx+lf1ZPWmDeKx+WDhFZtPX0CwYe5L6qk+T4R1T4) : Le portfolio dont l'ISSN est 0242-3960 est-il local (créé par nous) ou global (provenant de la communauté)? ---  --- ## [Question 5](https://text2quiz.vercel.app?m=1&v=1.0#U2FsdGVkX1+SvVZbn047yMrSuahd/gQlZCpIiqRjo/txBrQc84OoSRAZChElKbvmbpPmMA4ULQuscgfGu1xGmEuXO4Re6viLLQsPayiD2m1sYMJdusaHwZVzAMQ7djBREv6+bESYB9dNBPQTS7k/ik+8jdLX2IXMgiiePEib/ebmoMsrIi0cmJSFpH8VaYbOxzB4p+ZdzwZF7U4nEhL/znyjZC5hkpAsvrKHNOoKLP2Kx0XrMfHd8qCwfuqKPKIH93RP+NMkJUnTq7lgAYdQMQVDq3H9) : Primo CDI complète les ressources de niveau livre/journaux/bdd activées dans ALMA par des notices de niveau article/chapitre, vrai ou faux? --- ## [Question 6](https://text2quiz.vercel.app?m=1&v=1.0#U2FsdGVkX19w46BvN57Mjmm8OhGNMWIfWnq9l1RJP5bexGDR5DAr/G3us1VgHmMdiCk5nz9qPJsz9fP4Jk7l9dD9iMbzGog7EhG4Lcm2LuSolViADlNy7jCw4BtMiPGolzQmuP0O01a5HM0SmO3+yTFQAVBhDXVeZFqk+b6cUSZHt+7t/pIwqrtMsuRE4V6mFZjDursOFCfwHqaO4fArrDmtHPAr49dLuFYVrFWBURHJAE0IfdwH) : Les bibliothèques peuvent effectuer le dépouillement des revues électroniques directement dans CDI, vrai ou faux? --- Il est possible d’agir à plusieurs niveaux dans ALMA pour contrôler l’apparition des notices CDI dans Swisscovery: * Au niveau du service « fulltext » de la collection et de l’activation des portfolios en texte intégral * Au niveau de l’onglet CDI de la collection, on peut activer/désactiver la recherche dans CDI * Au niveau du profil de recherche de notre IZ, Primo VE Discovery --- ##### Si la recherche dans CDI est activée pour toutes nos collections actives dans ALMA, voici ce qu’on trouvera dans Swisscovery selon le périmètre de recherche: * ##### HES-SO → CDI filtré par disponibilité * ##### swisscovery → CDI filtré par disponibilité * ##### swisscovery plus → CDI non filtré = ressources actives ALMA + leurs articles et chapitres venus de CDI + articles et chapitres des portfolios des collections actives sans fulltext, notices marquées comme « Aucun service trouvé ». --- Les collections électroniques dans ALMA n’ont pas toutes le même « Type CDI »: * Collections non-indexées dans CDI * Les collections de « Type CDI: Full Text Collection » * Les bases de données bibliographiques de « Type CDI: Abstracting and Indexing database (A&I) » --- ## [Question 7](https://text2quiz.vercel.app?m=1&v=1.0#U2FsdGVkX19W7A2unsA5MsD/tr8L0w+sVK1zOfEQGIMi24LCGXeaf3L/pxhoTp/r1u3Ph4AUYxQoF4gtk2BBm2+vLZXL0tvsSAErglUXrpCcJMRrLNlZkcqmOSeVUUOEieBmh96luUmSsqO8uM40f5PjwI8LlSklJKkwJDARonST+5Z1l14I37/pfy5advl7iGg=) : Je peux activer une nouvelle collection électronique sans informer personne, vrai ou faux? --- # 2 - Contexte HES-SO --- Le signalement dans ALMA des ressources électroniques relève de: * **CISO**: ressources gérées par le CISO (Rectorat + INTRA) accessibles à toute la HES-SO. * **Bibliothèques**: ressources gérées par les bibliothèques, accessibles uniquement pour une ou quelques bibliothèques. > ###### Le CISO fournit procédures et fichiers de suivi afin d'harmoniser les pratiques conformément aux règles et recommandations d'SLSP. Il doit aussi avoir une vue d'ensemble des collections activées dans l'IZ. Il est à disposition pour toutes questions sur les ressources électroniques dans ALMA. --- ### Documentation et fichiers de suivi - * ##### Fichier de suivi des collections activées : alimentation **CISO ET bibliothèques**. Ce fichier nommé "HESSO_RessEl_Activations.xlsx" se trouve dans le canal "03-Electronic resources" du groupe Teams ""(In)Formation SLSP" > Fichiers. ##### Comment le compléter ? * ##### Marche à suivre pour l'activation de ressources électroniques, également dans le canal "03-Electronic resources" du groupe Teams ""(In)Formation SLSP" > Fichiers. --- ### Canaux de communication & support - * ##### Les informations passent essentiellement par le canal "03-Electronic resources" du groupe Teams "(In)Formation SLSP", sinon par email * ##### La création de ticket SLSP pour les ressources électroniques est assurée par le CISO > ##### Valérie Ottesen et le/la bibliothécaire à l'origine de la demande seront en copie et pourront alimenter le ticket si besoin --- * ##### La création d'"idées" auprès d'Ex Libris (https://ideas.exlibrisgroup.com/, catégories "content" et "ALMA > resources management electronic") est assurée par le CISO, les bibliothécaires peuvent donner 1 à 3 votes pour appuyer une idée * ##### Contacter le CISO pour toutes questions --- ### Personnes pouvant effectuer des actions dans notre IZ - module e-resources - Bibliothécaires HES-SO SLSP CISO SLSP Consortium Suisse des bibliothèques académiques ###### NB : pour les bibliothèques Renouvaud, les ressources communes doivent être activées par leur coordination. --- # 3 - Activer un portfolio (+ ajout d'une note publique et/ou changement des états de collection) --- #### Procédure point I - A) et II - DEMONSTRATION puis EXERCICE --- Résumé: 1. chercher le portfolio dans la ZC dans la bonne collection (active) 2. l'activer 3. l'éditer pour ajouter une note publique ou changer l'état de collection 4. tester l'accès 5. voir le résultat dans Swisscovery (le lendemain) --- # 4 - Créer un portfolio local et le signaler à Ex Libris --- #### Procédure point IV - A) et B) - DEMONSTRATION puis EXERCICE --- Résumé: 1. ##### identifier dans quel cas on se trouve: objet existant mais pas le portfolio OU objet et portfolio inexistants 2. ##### vérifier les paramètres d'analyseur d'autres portfolios de la collection 3. ##### chercher la collection souhaitée dans la ZI et modifier ses portfolios 4. ##### ajouter le portfolio local depuis la communauté 5. ##### tester l'accès 6. ##### demander à Ex Libris la création du portfolio global > ##### Nouvelles ressources: passer par le CISO pour les créations locales pour vérification de la validité de la demande (par ex. selon type d'accès). Rétroactif: futur. --- # 5 - Supprimer un portfolio et le restaurer --- #### Procédure point V A) et B) - DEMONSTRATION puis EXERCICE --- Résumé: 1. chercher le portfolio dans la ZI 2. le supprimer (NB: s'il y a une POL, elle ne sera pas supprimée) 3. aller le chercher dans le répertoire supprimé 4. le restaurer --- # 6 - Activer plusieurs portfolios avec le data loader --- #### Procédure point I - B) - DEMONSTRATION puis EXERCICE --- Résumé: 1. préparer le fichier Excel 2. chercher la collection souhaitée et modifier ses portfolios 3. charger les portfolios avec les bons paramétrages et le fichier Excel 4. comprendre le rapport d'erreur 5. finaliser l'activation et tester les accès --- # 7 - Résoudre les problèmes de liens --- #### Procédure point I - C) - DEMONSTRATION --- Résumé: 1. identifier à quel niveau se situe le problème: collection ou portfolio 2. vérifier les paramètres d'analyseur d'autres portfolios de la collection 3. chercher le portfolio dans la ZI 4. l'éditer et corriger le paramètre d'analyseur 5. demander à Ex Libris la màj du portfolio global --- # 8 - Session questions/réponses - #### Utilisez ce [tableau noir](https://tableaunoir.github.io/?id=ifzvIVdgRZSfqQkDGM-fNQ) pour écrire vos questions si vous le souhaitez ou posez-les directement --- # Contact Manon VELASCO manon.velasco@hes-so.ch --- ## Licence & remerciements - MERCI pour votre participation active! :+1: - ###### Les quiz ont été créés avec : https://framalibre.org/content/text2quiz ###### Le tableau noir avec: https://framalibre.org/content/tableaunoir - ###### Cette présentation est sous licence Creative Commons CC-BY-NC-SA. *Activation des e-books et revues électroniques dans ALMA*, Manon Velasco (2023)