# DROP HIGIENIZAÇÃO PROFISSIONAL

### COLABORADOR, LOCAL DE ATUAÇÃO E ATIVIDADES DESENVOLVIDAS:

#### Adilson - Cargo: Conferente

Desenvolve suas atividades no estoque, realiza entregas de mercadorias e assistência técnica para os clientes.

**Rotina diária:**
1. Verifica a prancheta que fica no escritório com notas e pedidos a serem separados
2. Verifica se há OS(solicitação de instalações de equipamentos e dispensers)
* Os pedidos e OS ficam em uma mesma prancheta
* Os dois colaboradores da área do estoque acessam a mesma prancheta
3. Caso haja notas de produtos a serem separados para envio para o cliente, é executado nas primeiras horas da manhã
4. Caso haja OS(Instalação de Equipamentos),é executado no período da tarde
5. Organiza nas prateleiras o carregamento de produtos que chega em média a cada 15 dias

###### Sugestões de Melhoria
* Providenciar uma prancheta com o nome de cada colaborador para distribuição do serviço
* Providenciar duas pranchetas: uma para pedidos e uma para OS

#### Eder - Cargo:Conferente

Desenvolve suas atividades no estoque, realiza entregas de mercadorias e assistência técnica para os clientes.

**Rotina diária:**
1. Verifica se há pedidos faturados para separar
2. Realiza a separação um dia antes da entrega;
3. Separa pedidos
4. Faz a conferência
5. Carrega o carro
6. Faz as entregas na grande Vitória e eventualmente no interior
7. Faz instalaçoes de dispensers e dosadores quando necessário
8. Faz em média dez entregas por dia

**Apontamentos feitos por Eder:**
* Existe apenas um veículo disponível para fazer as entregas
* Almoxarifado tem pouco espaço para acomodar as mercadorias
* Há pouco espaço para colocar as mercadorias faturadas que serão entregues(o que eventulamente ocasiona erros)
* Computador não funciona
* Local de trabalho(almoxarifado) é muito quente
* Quando há entregas no cliente chamado "Canguru"perde-se muito tempo, pois eles demoram além do previsto para receber as mercadorias ( de duas há três horas)
#### Mayara - Cargo: Faturamento

Responsável por executar o faturamento; dá suporte aos funcionários do almoxarifado.

**Rotina diária:**

1. Verifica o retorno do banco(extrato) e lança no sistema
2. Verifica se há pedidos no sistema
3. Verifica seu e-mail
4. Verifica se há mensagens no whatsapp
5. Quando há pedidos, tira a nota e encaminha para que os conferentes façam a separação
6. Separa mercadorias quando necessário
7. Quando chega entrega de mercadoria, recebe e lança as notas no sistema
8. Controla os prazos de validade das mercadorias pelo sistema e encaminha aos conferentes
9. Encaminha para supervisora de vendas os lotes de vencimento de mercadorias referente há quatro meses
* Percebi uma falta de vontade da colaboradora em conversar comigo. Não fez a menor questão de ser simpática e nem receptiva. Inclusive foi um tanto quanto rude em algumas situações quando eu conversava com o Sr. Adilson.
###### Sugestões de Melhoria:
* A forma de atender o interfone não é muito agradável para quem está do outro lado
* Sugiro que se determine uma frase padrão tanto para atendimento do interfone, como do telefone
* Quando interfonei, fui atendida da seguinte forma:
Atendente: Drop.
Luciana: Oi, é a Luciana.
Atendente: apenas abriu o portão.
#####
Sidmara - Sócia e Responsável pelo Financeiro

Executa atividades relacionadas ao departamento financeiro e Recursos humanos
1. Monitoramento de datas de vencimento das notas
2. Agendamento dos pagamentos no banco
3. Envio de boletos e comprovantes para a contabildade
4. Responsável pelolLançamentos avultos de impostos, serviços e encargos

Apontamentos feitos por Sidmara:
* Preferência por trabalhar parte do tempo Home Office, visto que ela consegue executar praticamente todas as suas atividades de casa
* Vê a necessidade de haver uma organização das áreas comuns utilizadas pelos colaboradores, como cozinha e banheiro por exemplo
* Percebe um certo abuso por parte de alguns colaboradores, que utilizam o horário de trabalho para fazer suas refeições, sendo que há um horário determinado para este finalidade
#### Sugestões de Melhoria:
* Criar uma escala de revezamento entre os colaboradores indicados por vocês, no que se refere a manutenção da limpeza dos banheiros do escritório
* Criar regras de convivência para área de cozinha e copa (exemplo: tudo que for utilizado, deve ser higienizado logo após uso e colocado em local apropiado)
* Sugiro uma conversa com a colaboradora Mayara, pois se ela trata a proprietária da empresa desta forma, imagina como ela deve tratar seus clientes?

#### Alexandra - Cargo: Auxiliar Administrativo

Executa atividades relacionadas a compras, contas a receber e recentemente vendas.

**Rotina diária:**
1. Faz contato com os clientes para saber se há alguma demanda
2. Verifica seus e-mails
3. Cobra o faturamento de produtos comprados
4. Contas a receber: se necessário, caso haja alguma pendência de pagamanto, faz o contato com o cliente
* Alexandra tem um caderno onde anota todos os procedimentos que executa, passo a passo, caso alguém precise realizá-los no caso de uma eventual ausência dela. Tudo é anotado a mão, da forma como ela entende as atividades, mas já é um começo e uma iniciativa em construir processos internos
* Esta colaboradora foi muito simpática e receptiva comigo
#### Ludmila - Cargo: Auxiliar Administrativo

Exerce a função de Compradora e vendedora interna.

**Rotina Diária:**
1. Acessa sistma diariamente
2. Verifica e-mails
3. Faz contato com clientes
4. Efetua as compras da DROP

* Ludmila foi muito educada e receptiva comigo. Pude observar que ela se comunica de forma clara, respeitosa e simpática.

**Apontamentos feitos por Ludmila:**

* Comunicação poderia ser mais acertiva entre o time.
* Acredita que o inventário não tem sido feito mensalmente.Quando é realizado, tem - se constatado algumas divergências especilamente com relação a equipamentos e utensílios.

#### Joana - Cargo: Supervisora de Vendas

* Neste momento está numa fase de conhecer o sistema da empresa e organizar os clientes da DROP, fazendo as devidas divisões estre os vendedores. Após esta fase, irá se dedicar ao trabalho de atendimento aos clientes na rua e à supervisão do atendimento dos vendedores, além de lhes dar suporte quando necessário
* Tem o foco voltado para cumprimento de metas e aumento do faturamento da empresa
* Tem idéias de incentivo a todos os colaboradores, não apenas ao time de vendas, mediante metas batidas, o que é muito positivo, pois cria um forte espírito de equipe e entrosamento e motivação

**Rotina diária:**

1. Verifica no sistema as vendas efetuadas no dia anterior
2. Informa a todos os colaboradores no grupo da DROP, a situação atual das vendas e qual valor falta para alcançarem a meta
3. Verifica se algum produto pode ser colocado em promoção para que possa ser informado aos clientes
4. Realiza reuniões doa primeira e terceira Sexta Feira do mês
5. Faz a organização dos clientes no sistema para que possa fazer a divisão destes entre os novos vendedores

**Apontamentos feitos por Joana:**

* É de extrema importância que se faça a contratação de novos vendedores para cumprir as metas e aumentar o faturamento da empresa
* O faturamento da DROP hoje é muito abiaxo do que a Empresa tem condiçoes de produzir
* O vendedor Roberto seria mais bem aproveitado se fosse direcionado para fazer exclusivamente os atendimentos técnicos e de treinamentos e demonstração de produtos

#### Roberto - Cargo: vendedor

* Liga para seus clientes para verificar se há alguma demanda
* Visita seus clientes para verificar alguma necessidade
* Executa instalações de equipamentos de lavanderia (automação e parte elétrica)
* Efetua entrega de produtos para novos clientes para otimizar o tempo de todos, visto que terá que fazer instalações de equipamentos
* Executa instalações de dosadores
* Executa testes dos produtos nos clientes
* Faz toda acessoria técnica necessária a todos os clientes
* Ministra treinamentos aos clientes.

**Apontamentos feitos por Roberto:**
* É preciso contratar mais colaboradores para o time, especialmente vendedores
* Prefere atuar na parte técnica
* Não abre novos clientes, pois a empresa no momento não tem condições de atender a todos de acordo com as Missão, Visão e Valores estipulada
* Prefere continuar atendendo bem os clientes já fidelizados
* Se tivesse oportunidade, gostaria de não atuar mais na área de vendas e se dedicar apenas a acessoria técnica, testes e treinamentos

###### Sugestões:

É muito perceptível a preferência e a paixão do Roberto pela área técnica. Além de possuir um vasto conhecimento dos produtos e equipamentos. Esta é uma função importantíssima para que após conquistar um novo cliente, a DROP consiga fidelizá-los através da excelência na prestação do serviço técnico e de realização de treinamentos.
Talvez fosse válido considerar esta hipótese no futuro, quando Roberto der retorno referente à expectativas de organização e entrega dentro dos prazoz estipulados.

### DIAGNÓSTICO
#### **Estoque e sugestões de Melhoria**

* Identificar e categorizar as pratelerias
* Os produtos que ficam logo na frente, são os que mais saem?

* Identificar as prateliras de forma estratégica e por categorias, exemplo:
- [ ] Produtos de Lavanderia
- [ ] Produtos de limpeza uso Geral
- [ ] Produtos tratamento de piso
- [ ] Produtos para estofados
- [ ] Utensílios de limpeza: esponjas, vassouras,rodos, kit limpa vidros...

* Se já existe uma organização por andares e é funcional, temos que identificar todos os andares
* Uma outra sugestão é organizar por corredores com uma placa presa direto no teto de cada corredor
* Importante estabelecer um padrão que seja mais eficaz e mantê-lo para todo ambiente.

* Se for viável retirar das caixas de papelão e criar nichos para cada tipo de produtoo que auxiliaria a identificação destes quando necessário

* Pendurar estes equipaentos no fundo do estoque e utilizar este espaço para outra estante

* Local onde ficam guardados produtos que são enviados para amostras
* No mesmo local, são armazenados produtos que já venceram (me informaram que são enviados como amostra para o cliente).Eu desconhecia essa prática por parte das empresas de produto e pode trazer uma imagem negativa para empresa se os clientes souberem que recebem como amostra **produtos que já passaram da data de validade**.

* Organizar e categorizar

* Colocar um organizador de parede para os pedidos já separados(de parede ocupa menos espaço)

![Uploading file..._jpidg7u8o]()

* Criar uma forma de identificar e separar os produtos de cada cliente ( talvez placas que já fiquem prontas), ao invés de escrever com pincel na mercadoria o número do pedido
* Deixar este espaço exclusivamente para pedidos separados ( não colocar outros objetos)

* Criar procedimentos para limpezas constantes dos equipamentos utilizados internamente

* Utilizar rodo para passar pano
* Depositar o pano em local adequado
* Ter um suporte de parede para organizar os equipamentos utilizados internamente

* Organizar espaço da entrada do estoque:
1. Colocar organizador de papel de parede
2. Criar nichos para os adesivos da DROP
3. Não deixar caixas empilhadas neste local


* Qual a lógica dos edifícios?
* Não segue uma ordem cronológica ( o 7 está no início do estoque e o 6 no final)

* Se este banheiro é para uso dos colaboradores, deixar apenas para esta finalidade
* Caso precise guardar algo no espaço ao lado( o mínimo de coisas possíveis), que seja de forma organizada e que não cause uma impressão ruim.
* O carrinho de carregar mercadoira spor exemplo, não é adequado que seja guardado no banheiro, ainda mais tão próximo ao vaso sanitário.
* Caso o banheiro não seja necessário, visto que há um no escritório, sugiro retirar o vaso sanitário, deixar apenas a pia para fazer a higiene das mãos, e utilizar o local para acomodar mercadorias( utensílios de limpeza por exemplo)
*
* Seria dequado ter um quadro de recados para qu não se espalhe papeis colados por todo estoque e sem padrão. Um local adequado seria atrás da mesa da entrada

* Concentar notas e Os nesta prancheta que já fica no estoque?


* Todos os galões são adesivados com o nome da DROP e contato?
* Talvez um carimbo fosse mais prático ( se aderir na embalagem)

* Utilizar os organizadores de folhas para esta função
* Separar os adesivos em recipientes bem identificados e mais fáceis de visualizar caso precise ser usado

De forma geral, precisamos criar padrões e processos neste espaço tão importante que é o estoque dos produtos.

Partindo do ponto que a DROP trabalha com itens de Higiene e Limpeza, é necessário ter uma periodicidade de limpeza e faxinas programadas em todo este espaço.Além de executar a limpeza de forma profissional, para que as atividades internas estejam conectadas com o propósito da empresa. Caso algum cliente queira visitar e conhecer a DROP, o estoque deve estar tão limpo quanto o escritório. E os equipamentos de uso profissional, devem ser utilizados também na empresa.

A função de higienizar o estoque pode ser agregada na descrição de cargo dos colaboradores que lá trabalham.

Caso não há utilidade para o computador(que me informaram não estar funcionando), talvez ele pudesse ser retirado e o espaço utilizado com pallet para separar mercadorias faturadas.

#### Escritório e sugestões de Melhoria:

1. Posicionar as duas mesas das funcionárias de modo que fiquem de frente para a porta da entrada
2. Criar um padrão de atendimento de telefone e interfone que seja mais cordeal, simpático. Exemplo: DROP, Mayara bom dia! / DROP Mayara Bom Dia, como posso ajudá-lo?
3. organizar a mesa (vitrine de produtos) de forma que fique organizada e de fácil demonstração para os clientes


* Colocar um quadro de aviso para que a lista de aniversariantes e outros avisos, possam ser colocados de forma organizada e padronizada( está colado na portinha dos disjuntores)
* Identificar o divisor de folhas de parede, para que todos saibam quais são os documentos que devem ser colocados naquele local

#### Treinamento

O treinamento para equipe foi muito produtivo, a maioria dos colaboradores participaram bastante e interagiram com suas histórias e exemplos.

Os tópicos abordados, como Gestão do Tempo e Organização, podem e devem ser aplicados imediatamente para que a Empresa cresça de forma organizada e consiga manter o padrão de atendimento focado na eficácia e excelência.

É importantíssimo darmos continuidade a todos os tópicos abordados, promovendo reciclagens e atividades práticas na empresa. Essa é a melhor forma dos colaboradores fixarem os temas e colocarem em prática de acordo com as metodologias sugeridas ou outra que julgar mais adequada.
Além de reforçarmos a importância de trocas de conhecimento entre o time na evolução prática das tarefas.


As três frentes que Toda empresa possui(Produto, Processo, Pessoas) devem estar devidamente alinhadas e sincronizadas, trabalhando de forma harmônica para que seja possível a entrega do produto e serviço de forma eficaz,sustentável e condizente com a Missão e Valores propostas. Mantendo desta forma, não apenas a captação de novos clientes, como a fidelização destes , que poderão contribuir de forma positiva com a reputação da marca e o alcance da Visão da DROP.

#### Produto

A DROP comercializa produtos químicos e equipamentos de marcas consagradas no mercado, com excelência em qualidade, tecnologia e inovação.

São produtos que trazem outros fatores agregados a ele para o cliente: fornecimento de amostras,demonstração técnica, assistência técnica de equipamentos e treinamentos teóricos e operacionais para as equipes envolvidas.

É importante que a equipe interna da DROP utilize estes equipamentos e produtos de linha profissional para fazer as higienizações do estoque e escritório, promovendo as marcas internamente, para que possam dar maior segurança ao time e sirva de exemplo para os clientes.

#### Processo

A DROP como toda empresa possui seus processos internos para que as atividades sejam executadas.
Não entramos a fundo na análise dos processos, entretanto percebe-se que falta a padronização destes de forma que todos executem uma dada atividade da mesma forma, garantindo a padronização no momento da entrega para o cliente, assim como o relacionamento saudável com os fornecedores.

Os processos devem estar claros,padronizados e documentados para todos os colaboradores, permitindo que a marca tenha um atendimento próprio e personalizado para cada cliente.

Podemos visualizar um exemplo prático com relação a categorização e organização do estoque.Apesar de ser um espaço restrito, os equipamentos e utensílios podem estar melhor dispostos do que temos hoje. Desta forma não se corre o risco de perder vendas;fazer pedidos desnecessários e nem de encontrarmos discrepâncias no inventário mensal.

#### Pessoas

A DROP possui um time pequeno, onde praticamente cinquenta por cento de seus integrantes são recém contratados.
Isso pode ser um fator positivo, visto que essas novas contratações já entram na empresa inseridos em um ambiente voltado para cultura de treinamentos e melhoria contínua.

Os colaboradores são a maior riqueza que uma empresa pode ter, quando bem treinados e bem alinhados.

Quando estive na Empresa, percebi alguns gaps no quesito produtividade / aproveitamento do tempo de trabalho.

A grande maioria do time é bem intencionada, contudo falta direcionamento, especialmente com relação a comportamentos e atendimentos.

Seria importante termos um organograma da empresa que fosse apresentado para todos os colaboradores.

Com relação ao time de vendas, Joana pelo que pude observar, mesmo sendo nova no time, cumpre um papel de liderança importante no direcionamento dos vendedores.

Com relação ao time interno, pude observar que falta uma liderança que possa estabelecer certos limites, orientar quanto a metas e prazos, proporcionando assim um aumento da produtividade destes colaboradores.