# 線上交流會摘要紀錄-勳育老師

遠距與面對面開會其實沒有差那麼多
不變的是對：
1.開會效率的要求
2.對事不對人
3.人際禮儀，上下半身的穿著
4.開會是用來討論的，不是用來佈達事項
如果可以用mail或line，就不需要開會

不大一樣的是
1.溝通時序改變
網路上，同時講話的時候會蓋過去，無法分辨內容
很考驗會議主持人的功力
2.非語言訊息減少很多
實體溝通時非語言溝通占6成的訊息量，網路上無法達成
因此澄清跟再溝通的需求大增
3.活動空間變小
少了人際上的交流，缺乏潤滑劑
4.害羞的同事因此有更多參與的機會
一些線上互動的機制會鼓勵較沉默者發言
例如訊息欄等匿名發言機會
可以看到平時課堂上被忽視的孩子
5.合不來的人變得更難相處
需要更多同理心與包容

Q會不會有人更沉默
A經驗上通常是有原因的，要再確認個人狀況

所有會議的大方向-效率
效率來自開完會的踏實感與希望感
-確認共同目標
-確認人員職責與分工合作
-確認工作完成的時間表
先看死線在哪裡，回推時間
-確認檢核方式

以上能做到的話
對例會的排斥感會降低非常多

如何提高效率
-建立新的遠距開會的習慣與模式
-使用快速投票的方式
-善用網路匿名性，與青少年霸凌不同，可以促進更多表達
-留白，例如2分鐘喝個水或思考一下
-要加大會議與會議之間的空檔，空個20~30分鐘都不為過
-會後以書面確認會議紀錄

有效率的臨時會議
1.時間安排
-接在例會之後還是分開？
2.保持彈性

雜訊降到最低
視訊背景，兩面刃，曬個貓或小孩
建立視訊會議規則，如手機調成勿擾模式
多休息

營造正向團體動力
疫情中網路會議之下，團體動力更形重要
1.建立儀式感，寒暄是重要的
-提早十分鐘閒聊
-安排DJ放歌、製造趣味暖場
2.製造驚喜
-曬寵物、曬小孩
3.維持幽默感
4.會議外的溝通

結語
不要太苛責自己
例如網路不穩怎麼辦、小孩尖叫怎麼辦
不要太苛責同伴
把自己照顧好

QA
Q宇雯
比較長時間的會議，一整天的會議
有沒有什麼要注意的地方

A例如一整天的學術研討會，我們會很不自覺的拿實體跟線上比較
網路頻寬，家裡有其他人也需要網路怎麼辦
溝通順暢就好
曾使用類似gather town這樣的工具
但成效不好，額外花時間學工具，反而模糊會議焦點
中間安排自由參加的下午茶時間
40~50分鐘一節是最差不多的，上午下午各一節就剛好
會議強度愈強，時間就要越短
搭配規劃，例如40分鐘會議+20分鐘自由時間
自由時間可以幫助大家調整心情

Q新鮮感這件事該怎麼維持？
A把學生的參與感拉高，讓學生多說一點
例如分享寵物，那怕只有5分鐘也會很好
多使用素材來吸引目光
例如拿紙跟筆來畫畫，透過螢幕互動

Q桃園辦過一場線上審議，青年局的桌長說無法用便利貼，主持模式改變有適應的困難，其次是七嘴八舌無法做好場控，很難聚焦和追問釐清，比實體更耗時，有建議的方法嗎？
A主持人要比較強勢的管秩序，做出非常明確的指示
線上會議比實體更耗時是肯定的
可以用打字互動
善用線上表單跟文件都是很好的做法
畢竟很難克服網路會議會互相被蓋掉的情況