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# System prepended metadata

title: 組織架構說明

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# 2025_3nd Qracon 

## About Qracon

- 這是一個為量子理論、科技為主題的學生年會
- 目前正要邁入第三屆，以下為我們的組織規劃介紹
- 該文件會持續更新給予各位參考。

## About QTSG (量子科技學生研究群)

- 這是一個由第二屆總召發起的，量子研究社團:
- 參考[ google GDG ](https://gdg.tw/)
- 我們會不定期舉辦量子技術、理論讀書會

#### 每年透過 Qracon 年會當作社團之成果發表

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#### Quantum

#### Technology

#### Student / Studying

#### Group
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## Qracon各部門今年的工作內容介紹:

#### 今年分為四大部門 >> 管理各個小組

有其他疑問可以寄信到本屆召集部門之信箱
#### Qracon2025_Email(qracon2025.3nd@gmail.com)


### ---> 一鍵填寫 [Qracon_2025入坑表單](https://docs.google.com/forms/d/e/1FAIpQLSf2rdnlpdKz0FVXvkH6TquzFrx4gO7_imePgWpMhZUVaUWxAA/viewform)



## 1.**召集部門**

#### **1. 總召**
   - **對外行銷年會**：與行銷部合作產出宣傳內容，參與各項宣傳活動，確保年會吸引目標受眾。
   - **促進合作**：與贊助商、合作機構和媒體聯繫，建立長期合作關係，提升年會影響力。
   - **公共發言**：作為年會對外代表，出席公開場合，進行主題演講或年會介紹。
   - **策略制定**：制定年會整體策略與方向，確保所有部門工作朝著共同目標推進。

#### **2. 副召**
   - **對內管理年會內容**：
     - 與議程部協作，監督演講、工作坊、展覽等內容的規劃與執行。
     - 定期召開內部會議，協調各部門進度，解決部門間的衝突或問題。
   - **工作指導**：為各部門提供必要的資源支持與指導，確保內容設計符合年會主題。
   - **進度追蹤**：監督各部門達成既定里程碑，確保工作按計劃推進。

#### **3. 文書**
   - **會議記錄與管理**：
     - 詳細記錄所有重要會議內容，包括討論重點、決策事項及後續行動。
     - 建立系統化的文件管理方式，方便各部門查閱與跟進。
   - **資料歸檔**：
     - 將所有會議記錄、財務資料、議程內容等統一整理與存檔，為未來活動提供參考。
   - **文件發布**：
     - 負責發送通知、發布會議議程與內容摘要，確保所有成員掌握最新資訊。

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### **總監顧問團**
   - **年會進度管理**：
     - 建立進度追蹤系統，定期檢視各部門完成狀況，對延誤項目提出改進建議。
     - 協助排定工作優先順序，應對突發狀況。
   - **內容控管**：
     - 確保年會內容符合主題及參與者需求，針對內容質量提出修改或優化建議。
     - 協同議程部與活動部，審核演講、工作坊及展覽的內容與細節。
   - **顧問支持**：
     - 提供專業建議，幫助總召與副召解決困難，確保年會規劃方向正確。
   - **問題解決**：
     - 處理跨部門衝突與溝通問題，為所有部門提供統一的工作框架與資源。

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## 2. **議程部門**
   - **演講組**：邀請講者，規劃主題與大綱，安排行程。
   - **作坊組(桌長計畫)**：設計互動性工作坊，確保活動流程與設備供應。
   - **展覽組**：策劃量子主題展區，設計展示內容與形式。
   - **競賽組**：設計比賽項目與評分標準，激發參與者創意。
   - **電玩組**：開發量子相關遊戲，提升互動體驗。

## 3. **行銷部門**
   - **網頁與平台管理**：建立年會官網，維護資訊更新與報名系統。
   - **社群宣傳**：制定社群媒體推廣策略，聯繫合作機構。
   - **內容編輯**：撰寫文章、策劃線上互動活動吸引參與者。
   - **視覺設計**：設計年會主視覺與宣傳物，提供部門素材需求。
   - **贊助組**：撰寫贊助方案，接洽贊助商並安排曝光機會。
   - **攝影組**：負責活動記錄，製作宣傳與回顧素材。

## 4. **活動部門**
   - **財務組**：編列預算、控管支出，確保資源有效使用。
   - **線下活動規劃**：設計互動活動與工作坊，促進參與者交流。
   - **餐飲組**：安排用餐服務，確保數量與時間規劃。
   - **廠務組**：管理場地、音響與設備，確保活動順利運行。
   - **住宿組**：協調參與者住宿，滿足舒適需求。
   - **行政組**：活動結束後進行清理、感謝與表彰、文件整理及保險規劃。

   - **流程組**：年會活動實際跑流規劃