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title: 辦一場 Conf 每年要做的事情

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# 辦一場 Conf 每年要做的事情

:::info
- 以下事項有些是可選項目，但基本上確實會做到或是規劃到這些項目。
- 本篇由 Lois 集結兩年各大 Conf 志工及一年 JSDC 總召經驗而撰。
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## 議程
- 決定要開幾軌議程，預排總共要幾場議程
- 決定今年的年會主軸
- 徵稿
    - 設計投稿表單欄位
    - 撰文曝光
    - 跑實體活動曝光
        - 各大 Conf 擺攤
        - 小聚活動
- 審稿
    - 審稿人員評分
    - 根據議程數量決定錄取多少稿件
- 寄信通知投稿結果
    - 撰寫
        - 正取：恭喜錄取，是否願意出席主年會 or 小聚
        - 備取：給予明確時間做二次通知
        - 婉拒
    - 寄送
- 議程表安排
    - 依照議程做適當的安排
    - 安排後寄信向講者確認時間是否有需要做調整
    - 輸出 JSON 檔給官網上架議程表及至 OPASS 發 PR
- 邀請國內外講者
    - 搜集清單
    - 撰寫邀請信件
        - 邀請外國講者請注意控制預算
    - 寄送邀請信件
        - 持續追蹤講者的回覆
- 講者行前通知信
    - 撰寫
        - 提醒議程時間
        - 交通方式
        - 報到方式
        - 午餐、下午茶領取方式
        - 共筆連結
        - Slido 投影畫面連結
        - 晚宴地點與時間
    - 寄送
- 講者會後感謝信
    - 撰寫
        - 信件目的以感謝為主
        - 財務表單
        - 共筆連結、Slido 提問連結供講者後續補充
        - 錄影、照片提供時程
        - 回信回饋或是填寫會後問卷
        - 歡迎推薦
    - 寄送
- 講者晚宴餐廳
    - 調查人數
    - 尋找餐廳
    - 訂餐廳
    - 寄送行前通知
- 規劃前導活動（為曝光）
    - 規劃活動大綱
    - 邀請來賓
    - 上架活動
    - 撰寫貼文
    - 舉辦活動
- 小聚（為曝光）
    - 制定預算與票價
    - 規劃活動大綱
    - 邀請講者
    - 安排廠商
    - 上架活動
    - 撰寫貼文
    - 現場人力安排
    - 舉辦活動
- 外國講者接、送機安排
    - 依據外國講者提供的機票資訊安排接機司機
    - 詢問外國講者是否需要幫忙安排送機（不一定要）
- 外國講者住宿及交通安排
    - 尋找合適的住宿
    - 訂房
    - 需同步訂房訂單以及前往的交通方式給講者（通常有安排接機會直接送到飯店）
- 外國講者工作許可 or 志工聲明書
    - 志工聲明書可以找 OCF 幫忙
    - 工作許可需要有事業單位協助代理及向勞工局申請
- 議程開始前影片或畫面（不一定要，看安排）
- HackMD 共筆建立
- Slido 建立

## 財務
- 成本預估
    - 場地
    - 食物
    - 錄影
    - 攝影
    - 印刷品
    - 禮贈品（Badge、頸繩、衣服）
    - 雜支
    - 稅金
- 訂定票價
- 持續追蹤票務更新實際收支狀況
- 後期根據實際狀況調整大筆支出
- 代墊款項請款作業

## 票務
- 售票平台選定
- 上架活動
    - 年會主軸說明
    - 常見 Q&A
        - 發票開立
        - 是否提供錄影
        - 團票購買方式
- 設定票種及販售期間
- 追蹤售票情況
- 會眾行前通知信
    - 撰寫
        - 活動時間
        - 交通方式
        - 議程表連結
        - 共筆連結
        - 午餐、下午茶領取方式
        - 大地遊戲（如有）
        - 場地規範
        - 大會 CoC
    - 寄送
- 會眾會後感謝信
    - 撰寫
        - 信件目的以感謝為主
        - 填寫會後問卷
        - 提供共筆連結提醒歡迎做補充
        - 照片、錄影提供時程
        - 發票提供時程
        - 歡迎推薦
    - 寄送

## 行銷
- 社群平台撰文及發佈
    - 徵稿曝光
    - 徵稿倒數
    - 議程曝光
    - 講者曝光
    - 歷年錄影曝光
    - 各式小聚、前導活動曝光
    - 售票倒數
- 網紅發文
    - 網紅清單
    - 撰文
    - 私訊網紅邀請發文互惠
- 講者發文
    - 於議程安排完畢時寄信給講者歡迎分享年會活動
- 投放廣告
    - 依預算投放
- 各大 Conf 擺攤
    - SITCON
        - 攤位人力安排
        - 會有成本，需控制工作人數及預算
    - COSCUP（議程軌+攤位）
        - 議程審稿
        - 議程軌主持人安排
        - 攤位人力安排
        - 會有成本，需控制工作人數及預算

## 場地
- 場勘
    - 決定要租哪裡
    - 丈量場地尺寸
    - 通常需要利用平日場勘，交通費可報公費
- 預訂場地，付訂金
    - 建議租議程廳 + 工作人員休息室，有休息室通常在動線安排上會比較舒適
    - 前一天場佈時間
- 午餐廠商
    - 11:30 送到
    - 清點數量
    - 擺放午餐
- 下午茶廠商
    - 通常 14:00 左右擺盤，14:30 開放領取
- 前夜派對
    - 規劃活動
        - 通常不會安排演講，就是吃吃喝喝聊天
        - 可以安排自我介紹環節或圓桌討論之類的，看主規劃人想達成的效果為何
    - 尋找場地
    - 上架活動
    - 撰文曝光
    - 行前通知信（講者、參與者）
    - 酒水、食物廠商（看預算行事）
- 團體保險
    - 通常需包含食物中毒
- 工作人員慶功宴餐廳
- 區域規劃
    - 贊助攤位
    - 拍照牆
    - 講者交流區
    - 會眾交流區
    - 工作人員休息區
    - 充電區
    - 報到、午餐、下午茶動線規劃

## 贊助
- 製作贊助企劃書
    - 規劃贊助金額及回饋項目
- 拉贊助，越早開始跑越好
- 贊助合約書
- 贊助商資料收齊
- 贊助商曝光（官網、貼文，依合約進行）
- 中場休息贊助商輪播影片 + 音樂

## 人力
- 籌備團工作人員招募
- 議程主持人安排
- 報到動線規劃
- 午餐、下午茶領取動線規劃
- 門稽安排
- 議程錄影
- 活動攝影
    - 週邊宣傳照片
    - 午餐、下午茶照片
    - 活動精彩照片
    - 組別合照
    - 最後會眾 & 工人大合照
    - 所有工人合照
- 現場人力動線安排
- 現場工作人員招募（有缺再徵）
    - 說明會簡報

## 設計
- 網站設計
    - 主視覺首頁
    - 講者列表
    - 議程時間表、列表（需注意有一場議程多位講者的情況）
    - 籌備成員
    - 贊助夥伴
    - 購票連結
- 週邊設計
    - 通常會有：年會 T 恤、Badge、頸繩
    - 時間早點安排可開預購
- 大會佈置物設計
    - 通常會有：拍照簽名背板、倒數牌、講台海報、Mic 牌、指引手舉牌、活動會場立牌
- 印刷廠報價/比價
- 印刷廠送印
- 庫存規劃
    - 預計賣多少剩多少，要放哪裡
- 週邊預購/販售


## 開發
- 網站開發
    - 技術選定
    - 開發時程規劃
    - Design Review
    - Code Review
    - 部署平台：Zeabur 首選，可談贊助
    - 頁面：
        - 主視覺首頁
        - 講者列表
        - 議程時間表、列表（需注意有一場議程多位講者的情況）
        - 籌備成員
        - 贊助夥伴
        - 購票連結
- 即時翻譯字幕（網頁版）
- 自動化流程建立

## 客服
- 回覆來自講者或會眾的信件

## 大會
- 會前廟裡拜拜
    - 選定廟宇
    - 購買供品
    - 拜
- 現場備品購置
- 場佈
- 大地遊戲
- 遺失物（通常請場地託管，由失主自行找場地廠商取回）
- 開幕簡報
- 開幕影片 + 音樂
- 中間巡場確認狀況
- 閉幕簡報
- 檢討回顧會


### 小心得
- 人多不一定好辦事，很容易會有人沒事情做，或是事情分配不均，有人負責很多事情有人負責很少的事情，且組織大也不好管理，重要的是能夠投入時間心力的人而不是人數。
- 事情很多，慢慢做，要有心理準備自己一人做全部，基本上總召要扛到多少事看各組長能力。
- 年會前做好一切安排，當天總召身上不要有任何 loading，巡場、與講者社交。
- 總召該硬的時候還是要硬，年會要長什麼樣子你自己做決定。
- 有些人事物合作過後才會知道，該斷捨離還是要斷捨離，重要的是把事做成而不是做好人。
- 基本上，辦一個年會不要想著賺錢，真的賺不了什麼錢，能打平就可以歡慶了，重要的是好玩就好！
- 不管怎麼做都會有各種正反面聲音，做你想做、覺得是對的事就好！

### 擔任籌備團志工的好處
- 你可以有機會跟講者有一些深度交流。
- 籌備社群活動經驗有可能幫助你未來去申請到一些機會。
- 有獨立籌備活動的能力。
- 也許可以在這裡找到你的夥伴，畢竟有共事過。
- 可以看所有議程包含未開放給一般大眾的議程回放。
- 你可以許願邀請到你喜歡的國內外講者。
- 你可以打造出你理想中的年會樣貌。