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title: FAQ KJP
tags: [KJP]

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tags: KJP
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# FAQ KJP

Liebe Kolleg:innen,

immer mal wieder tauchen Fragen zum KJP auf und die werden dann meist einzeln beantwortet werden. Die untenstehende Sammlung an Fragen und Antworten versteht sich als ein lebendes Dokument. Also tragt Eure Fragen ein und wenn Ihr auf offene Fragen Antworten habt,  schreibt die bitte auch dazu!

# KJP

Der [Kinder- und Jugendplan des Bundes](https://www.bmfsfj.de/bmfsfj/ministerium/ausschreibungen-foerderung/foerderrichtlinien/foerderrichtlinien-kinder-und-jugendplan-bund) ist unsere Förderrichtlinie. Sie wird verwaltet vom [BMFSFJ](https://www.bmfsfj.de/bmfsfj).
Der Bundesarbeitskreis Arbeit und Leben ist Zuwendungsempfänger und gibt die Mittel an den Landesarbeitsgemeinschaften aus. Die Zuwendungen werden unterteilt in Personalmittel (50 % Stelle) und Durchführungsmittel (Seminare und fehlbedarfsfinanzierte Projekte (SoA = Sonstige Aktivitäten, digitale Kurse)).

## KJP-Seminare
KJP- Seminare sind das "Butter-und-Brot"-Business der "Personen auf Infrastrukturstelle" beim Bundesarbeitskreis Arbeit und Leben. Früher hießen die Jugendbildungsreferent:innen (kurz JuBis). KJP-Seminare sind Bildungsveranstaltungen mit mind. **6 Zeitstunden**, die mit einem Programm der außerschulischen Politischen Bildung umgesetzt werden. Zielgruppe sind **Jugendliche bis 27 Jahre** (auf der TN-Liste darf also maximal die Zahl "26" auftauchen, alle älteren müssen erklärt werden (zum Beispiel als Multiplikator:innen)

## Förderhöhe
es gelten folgende Fördersätze:
- max. 40 € pro TN pro Tag (Unterkunft, Verpflegung, Verbrauchsmaterialien, Eintritt etc.) **Achtung:** Bei Nicht-Verbrauchsmaterial vorher unbedingt nachfragen und genehmigen lassen.
- max. 60 € Fahrtkosten pro TN/Referent:in pro Seminar (Fahrtkostenabrechnung gehört in die Abrechnung)
- max. 305 € Honorar pro Referent:in/Tag

## Wichtige Links:
- **Seminardatenbank**: https://vero.arbeitundleben.de/
- **Formularvorlagen** des BAK: https://arbeitundleben.de/login (siehe auch nochmal [hier](https://hackmd.io/vj8GALXxR6qzIzFWEUn7RQ?view#Wo-finde-ich-Vorlagen))
- Sharepoint: hier gibt es nur individuelle Links. Bitte beim BAK nachfragen



# Fragen
### Wie beantrage ich KJP-Seminare?

Seminare werden über die Datenbank [vero](https://vero.arbeitundleben.de/) beim BAK beantragt.
eine ausführliches FAQ zu vero gibt es hier: [FAQ vero](https://vero.arbeitundleben.de/de/hilfe)

Auf der Tagung der Geschäftsführenden (März/April) wird dann die zur Verfügung stehende Summe verteilt. In der Summe bekommen (fast) alle LAGen die gleiche Zuwendung. Diese werden dann nochmal aufgeschlüsselt nach Personalmittel und Durchführungsmittel.

Vor der JuBi-Tagung im Herbst wird der Ist- und Planungsstand der LAGen abgefragt und etwaige Rücklaufmittel können dann im Herbst umverteilt werden.

## Wo finde ich Vorlagen?
Vorlagen wie eine Blanko-**TN-Liste**, **Reisekostenformular**, **Eigenbelege**, **Honorarverträge** etc. finden sich hier https://arbeitundleben.de/intern
Die Seite ist auch über die [BAK Homepage](https://arbeitundleben.de/) zu erreichen:
Dazu muss man ganz, ganz, ganz nach unten scrollen und dort steht im Footer-Bereich "Intern"
Die Zugangsdaten gibts beim BAK und die sind für alle LAGen gleich.
Hier gibt es den Ordner „KJP - Kinder- und Jugendplan“ mit sehr vielen Vorlagen.


## Wo finde ich die Evaluation?
Die Evaluation findet auf vero statt. Dort kann auch ein einmaliger Token vergeben werden um Teamenden ein selbstständiges EIntragen der Evakuation zu ermöglichen. Evaluationsfragebögenvorlagen sind hier zu finden: https://arbeitundleben.de/login

# Beantragung von digitalen Formaten / fehlbedarfsfinanzierten Projekten
digitale Formate sind keine "normalen" Seminare, das heißt, hier wird die Förderung nicht komplett durch den Fördermittelgeber übernommen. Sie gelten als sog. Kleinaktivitäten mit 10% Eigenanteil und werden pro Veranstaltung mit maximal 1.000 € gefördert. Auch diese benötigen eine Abrechnung und einen Sachbericht aber **keine** TN-Liste

## Fragen
### Wie beantrage ich digitale Formate?
auch digitale Seminare werden über die Datenbank [vero](https://vero.arbeitundleben.de/) beim BAK beantragt. Allerdings nicht im Sammelantrag sondern jeweils pro Seminar als SoA.

# Organisation von KJP-Seminaren

## Fragen
### Was muss im Vorfeld eines KJP-Seminars organisiert werden
- [x] Honorarverträge (falls vorhanden: Werksvertrag)
- [x] ggf. Buchungen von Unterkunft und Verpflegung
- [x] TN-Listen
- [x] Evaluationsbögen oder zusammenfassende Fragebögen
- [x] Datenschutzbelehrung
- [x] ggf. Datenschutzbelehrung für Eltern von Minderjährigen (u16)

# Abrechnung


## Fragen
### Was gehört alles in die Abrechnung?
- [x] Sachbericht (= Programm mit Ort, Datum, Ziele und Methoden)
- [x] TN-Liste
- [ ] Belege
- [X] Unterschriftenseite
- [ ] ggf Aktennotizen
- [ ] ggf. Vergaben
- [ ] Evaluation  mom. noch hier: https://forms.office.com/e/kupzv9s9f8
- [x] ~~Belegliste~~ (generiert sich automatisch in der vero-Datenbank)
- [x] ~~Verwendungsnachweis (Ein- und Ausgaben)~~ (generiert sich automatisch in der vero-Datenbank)

### Wann muss das abgerechnete Seminar in Wuppertal sein
- 6 Wochen nach Ende des Seminars sollen die Unterlagen beim BAK eingegangen sein. Falls das aus irgendeinem Grund nicht möglich ist, bitte **vor Ablauf der Frist** Kontakt mit dem BAK aufnehmen und gemeinsam nach einer Lösung suchen
- Seminare des Vorjahres müssen spätestens am 15.2. des neuen Jahres beim BAK sein.

### Gibt es eine Mindest-TN-Zahl? 
- es sollten mindestens 8 Personen auf der Liste sein, ab 10 Personen ist der Einsatz einer:eines zweiten Teamer:in  möglich. Es gibt jedoch auch Ausnahmen: wenn bspw. Teilnehmende mit erhöhtem Förderbedarf angemeldet sind, kann eine (weitere) Betreuung abgrechnet werden. Bitte im Vorfeld mit dem BAK klären

### Gibt es eine Maximal-TN-Zahl?
- Meines Wissens nach nicht. Ich habe mir die Frage allerdings auch noch nie gestellt (Johannes)


### Wie erfolgt die Vergabe von Aufträgen (Honorare, Unterkunft etc.) (über/unter 1.000,00 EUR?) (wann müssen Vergleichsangebote eingeholt werden?)
- es gilt das Vergaberecht welches von der EU, vom Bund und auf Landesebene geregelt wird. 
- Für uns relevant im KJP ist das Vergabrecht des Bundes (ich habe auf die schnelle nur das gefunden: [Unterschwellenvergabeordnung (UVgO)](https://www.bmwi.de/Redaktion/DE/Artikel/Service/unterschwellenvergabeordnung-uvgo.html) / ich hoffe das passt)
- mir hat dieses PDF geholfen: [Merkblatt Vergabe von Leistungen](https://www.bva.bund.de/SharedDocs/Downloads/DE/Aufgaben/ZMV/Zuwendungen_national/bmfsfj_merkblatt_vergabe_u.html) (etwas  ausführlicher aber vom Arbeitsministerium: [Leitfaden für die Vergabe von Aufträgen durch Zuwendungsempfängerinnen und Zuwendungsempfänger](https://www.google.com/url?sa=t&source=web&rct=j&opi=89978449&url=https://www.gsub.de/fileadmin/user_upload/Anlage_07_Leitfaden_Vergabe.pdf&ved=2ahUKEwjF2tzCv8mIAxWPA9sEHUt9FkMQFnoECBMQAQ&usg=AOvVaw0SVOgSNEi5hRyyrmeGb0Nr))
> ACHTUNG: ggf. gelten in Projekten die Vergabeordnungen der Länder. Weitere Auskünft gibts meist in den Nebenbestimmungen (ANBest-P)
- Alles **unter 1.000 Euro** Auftragswert (ohne Mehrwertsteuer) kann auf einen Angebotsvergleich verzichtet werden, wenn die Haushaltsgrundsätze der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit berücksichtigt werden (sog. Direktauftrag, § 14 UVgO).
- alles **über 1.000 €** braucht eine Vergabe und eine Vergabedokumentation
- zu einer Vergabe gehören in der Regel 3 Angebote, diese können je nach Auftragswert schriftlich oder mündlich (telefonisch) eingeholt werden. Telefonisch ist es aber nicht sonderlich rechtssicher. 

**zu einer Vergabedokumentation gehört:**
- [ ] Die Ausschreibung der Leistung (bei kleineren Sachen reicht auch eine Mail mit der Leistungsbeschreibung)
- [ ] ggf. eine Liste an die die Aufforderung zur Angebotsabgabe geschickt wurde
- [ ] Eine Angabe und ggf. Begründung für welche Angebotsvergabe sich entschieden wurden (mit/ohne Teilnahmewettberwerb, freihändig etc.) (ich empfehle "Beschränkte Ausschreibung ohne Teilnahmewettbewerb")
- [ ] Vergabekrtierien und ggf. die Erläuterung der Vergabekriterien (sog. Bewertungsmatrix)
- [ ] Auflistung der Angebote (Mehrwertsteuer beachten!) und Rangliste
- [ ] Erklärung der Auftragserteilung
- [ ] Bestätigung der Auftragsvergabe per Mail 
- [ ] alle eingegangenen Angebote werden gespeichert (idealerweise auch die Mails)
- ok das klingt jetzt schlimmer als es ist. Wer so etwas bisher noch nicht hat, kann mir eine Mail schreiben und ich schicke dann unser Vergabeprotokoll (kemnitz@arbeitundleben-thueringen.de)
- Bei der Anschaffung von Technik reicht meist ein Screenshot der verschiedenen Angebot zum ungefähr gleichen Zeitpunkt.

#### Was mache ich, wenn ich keine drei Angebote bekomme?
Es gibt immer wieder Situationen in denen es nicht möglich ist drei Angebote zu bekommen. (Bspw. gibt es nur eine:n Teamerin, die das Seminar durchführen kann oder nur eine Unterkunft in der das Seminar stattfinden kann). Am besten das im Vorfeld mit dem BAK besprechen und dann per Aktennotiz gut dokumentieren. (Beispiele: "Welche Anstrengungen wurden unternommen um doch Angebote zu bekommen?" ; "Warum wurde auf das Einholen eines Angebots verzichtet?"; "Welche Gründe liegen vor warum es nur die eine Person machen konnte?")

#### Wie alt dürfen Teilnehmende sein?
8 bis maximal 26 Jahre

#### Gibt es Ausfallhonorare bei Absage
nein, das ist nicht vorgesehen

#### Gibt es Vorbereitungskosten
Vorbereitungskosten sind im Rahmen des Honorars zu zahlen und ggf. dort abzubilden.


# Schwerpunktthemen und Modellseminare
Im Rahmen der Fachgruppenarbeit beim BAK im KJP werden jeweils für zwei Jahre inhaltliche Schwerpunktthemen gesetzt, die jeweils in den Fachgruppen und in den Landesorganisationen inhaltlich unterlegt werden sollen. Die jeweils federführende Fachgruppe verantwortet die inhaltliche Umsetzung mit Jahrbuch, Fachtag und Teamendenfortbildung. In den weiteren Fachgruppen kann die Entwicklung von Angeboten / Modulen / Konzepten bzw. neuen Ideen erfolgen. Oft sind neue Produkte entstanden. Die Planungen und Bedarfe werden jeweils auf den Frühjahrs- und Herbsttagungen der JBR*innen mit dem BAK kommuniziert. Auf der Ebene der Landesorganisationen können Modellseminare als Seminarkonzept, - modul und Fortbidlungen in einer Dauer von mind, 4 Tagen umgesetzt werden. Die Finanzierung ist wie ein normales KJP-Seminar, ist aber als Planung im Jahr jeweils einzufügen. 

**Inhaltlich**: Die Modell-Seminare können eine neue konzeptionelle Idee, ein neuer Zugang zu einer spezifischen Zielgruppe, die Kombination von Inhalt und Methoden sein, das Ausprobieren einer neuen Ausschreibung, die Kombination von digitalen und Präsenzmodulen, und / oder ..., d.h. vieles neues ist denkbar (bedeutet auch mehr Aufwand). Die Idee ist das Schwerpunktthema in der Breite des BAK abzubilden und auch dem Fördergeber in den RAHMENplanungen über den BAK zu signalisieren - hier werden Themen (neu oder vertiefend behandelt und reflektiert, mit anderen als üblichen Ansätzen. Das hört sich hoch an, ist aber oft auch nur eine Detailfrage. Wie auch angemerkt, kann das auch ´schief´gehen - hier kann dann im Bericht zum Modellseminar, die Idee skizziert und die Gründe des ´Scheiterns´ benannt werden. Auch wenn das dann nicht immer mit den Landesinteressen übereingeht, lässt sich dort vieles im Detail schon machen, z.B. ein Seminar das thematisch nahe ist, mit einer neuen Komponente versehen ... 




# Fachgruppen

Zur Zeit gibt es vier Fachgruppen der Jugendbildungsreferent:innen:

* Fachgruppe „Für gute Ausbildung, Arbeit und Bildungsgerechtigkeit“
* Fachgruppe „Antirassismus, Antidiskriminierung, soziale Gerechtigkeit und sozial-ökologische Transformation“
* Fachgruppe „Digitale Welt: Mitwirkungspotenziale und Handlungsoptionen“

meistens erben neue JuBis den Platz ihres:seines Vorgänger:in

## Treffen der Fachgruppen

Auf der Frühjahrs- und Herbstkonferenz gibt es Zeit für Fachgruppentreffen, darüberhinaus können in der Herbsttagung Fachgruppentreffen für das Folgejahr beantragt werden

Dabei ist zu beachten:

### Rahmenbedingungen für Fachgruppentreffen

Fachgruppentreffen sind entsprechend der KJP-Richtlinien Teil der Sonstigen Aktivitäten als Veranstaltung. Daher gibt es folgende, formale Vorgaben, für deren Einhaltung die*er jeweilige Fachgruppensprechende verantwortlich ist.
1.	Bitte unbedingt die KJP-Teilnehmenden-Liste nutzen.
Die Mindestteilnehmendenzahl für ein Treffen sind **4 Teilnehmende**, die sich alle auf der Liste mit ihrer Funktionsbezeichnung und dem Kürzel H für Hauptamtliche der Jugendhilfe eintragen.
2.	Von der Sitzung wird ein kurzes Ergebnisprotokoll erstellt, das die jeweiligen Fachgruppensprechenden an Petra und Konstantin schicken.
3.	Die Treffen werden mit Konstantin und Petra im Vorfeld abgestimmt.

Der finanzielle Rahmen basiert auf einer Fehlbedarfsfinanzierung. 
Notwendige Übernachtungen und ggf. Tagungsräume werden über den BAK gebucht und bezahlt. Bitte rechtzeitig abstimmen.

Gefördert und vom BAK erstattet werden
•	gemeinschaftliche Verpflegung z. B. Mittag- und Abendessen mit Bewirtungsbeleg und Tagungsverpflegung. Einzelverpflegungskosten sind nicht möglich. Alkohol ist nicht zuwendungsfähig.

•	Reisekosten entsprechend dem Bundesreisekostengesetz. Bitte das dafür vorgesehene Reisekostenformular (im Formularservice) nutzen. 

•	Wenn ihr eine*n externe*n Referent*in für das Fachgruppentreffen benötigt, stehen Euch dafür maximal 305 EUR pro Tag zur Verfügung. Honorarverträge schließt der BAK. Bitte rechtzeitig abstimmen.

Nach dem Treffen bitte die genannten Unterlagen und Belege an den BAK schicken; spätestens 14 Tage nach dem Treffen.

Alle benötigten Formblätter gibt es im Formularservice unter www.arbeitundleben.de

### Produkte der Fachgruppen
Zum jeweiligen [Schwerpunktthema](https://hackmd.io/vj8GALXxR6qzIzFWEUn7RQ#Schwerpunktthemen-und-Modellseminare
erstellt die Fachgruppen Produkte. Das können Methoden, Materialien, Apps, Texte, Weiterbildungen, Dokuemnationen etc. Diese werden auf der Herbsttagung vorgestellt und beschlossen

# Sonstiges
## Abkürzungen

Die Links führen auf die "über uns"-Seiten der Instituitionen

**Arbeit und Leben intern**
[BAK](https://arbeitundleben.de/wer-wir-sind) - Bundesarbeitskreis
[LAG](https://arbeitundleben.de/wer-wir-sind/landesarbeitsgemeinschaften) - Landesarbeitsgemeinschaft
ÖAG - örtliche Arbeitsgemeinschaft
[DGB](https://www.dgb.de/uber-uns) - Deutscher Gewerkschaftsbund
[VHS](https://www.volkshochschule.de/verbandswelt/dvv/index.php) / DVV - Volkshochschule / Deutscher Volkshochschule-Verband

**Fördermittelgeber / Lobbyorganisationen**
[bpb](https://www.bpb.de/die-bpb/ueber-uns/auftrag/51743/demokratie-staerken-zivilgesellschaft-foerdern/) - Bundeszentrale für politische Bildung
[bap](https://www.bap-politischebildung.de/profil/) - Bundesausschuss politische Bildung
[Gemini](https://www.bap-politischebildung.de/gemini/) - Gemeinsame Initiative der Träger Politischer Jugendbildung“
[BMFSFJ](https://www.bmfsfj.de/bmfsfj) - Bundesministerium für Familie, Senioren, Frauen und Jugend
[DKJS](https://www.dkjs.de/) - Deutsche Kinder- und Jugendstiftung




**KJP International**
IJA - internationale Jugendarbeit
[DFJW](https://www.dfjw.org/) - Deutsch Französisches Jugendwerk
[DPJW](https://https://dpjw.org/ija) - Deutsch Polnisches Jugendwerk
[SDRJA](https://](https://www.stiftung-drja.de/)) - Deutsch Russisches Jugendwerk
[Tandem](https://www.tandem-org.de/) - Deutsch Tschechisches Jugendwerk
[IJAB](https://ijab.de/) - Fachstelle für internationale Jugendarbeit
[ConAct](https://www.conact-org.de/) - Deutsch Israelischer Jugendaustausch
[DGJW](https://dgjw-egin.org/) - Deutsch Griechisches Jugendwerk


**Mitbewerber**
[AdB](https://www.adb.de/) - Arbeitskreis deuterscher Bildungsstätten
[et](https://www.politische-jugendbildung-et.de/) - evangelische Trägergruppe
[AksB](https://www.aksb.de) - Arbeitsgemeinschaft katholisch-sozialer Bildungswerke in der Bundesrepublik Deutschland
[VBLR](https://www.verband-bildungszentren.de/) - Verband der Bildungszentren im ländlichen Raum




## Fragen

