###### tags: `Forretningsprocesser`
# Forretningsprocesser - Helles forelæsningsnoter

## Forelæsning 1 - INTRO
### Software = et værktøj, der bruges **af** og **for** mennesker.
Forskningen viser:
• projekter fejler sjældent af **tekniske** årsager,
MEN
• oftest pågrund af problemer i **samspillet** mellem IT, **personerne**, og **opgaven**, de prøver at få løst

OG
• at det meget ofte er i **starten**, det går galt - projekter startes på for løst grundlag
OG
• at uklarhederne/misforståelserne giver konflikter, stress, ekstra omkostninger - og ubrugelige IT-systemer

### "Digital Transformation er en udfordring: Teknologi giver mulighederne, mens organisationen giver udfordringerne."
Konkret i praksis:
1) Forstår brugerne, hvad der er teknologisk muligt?
2) Forstår IT-folkene den sammenhæng*) teknologien skal bruges i?
*) = Forretningsmæssige mål, brugerne og deres arbejdsgange

Kurset giver jer en metode til at håndtere disse udfordringer i en IT-Forundersøgelse, og afprøve den i praksis.

Metoden giver anvisninger til faser, aktiviteter, teknikker og principper for i **samarbejde** med **ledelse** og **brugere** at:
• **kortlægge** præcis **hvad de laver, hvorfor og hvordan** (“forståelse af arbejdspraksis som den er nu”)
• **identificere** og **konkretisere** IT-relaterede behov, muligheder og udfordringer i den arbejdspraksis, og
• analysere, hvilke der er **vigtigst for dem** (“forretningsmæssig værdi”) for
• **sammen med dem** finde løsninger, der passer til det, de skal bruges til, og
• give **dem** et **beslutningsgrundlag** for at vælge, om/hvilke løsninger de sætter i værk.

### I kurset udfører I en IT-Forundersøgelse efter metoden ”Participatory Design”.
Participatory design (”Brugerdrevet innovation”) er opstået ud fra erkendelsen af, at
1. **softwareudviklerne aldrig** kan få **lige så stor** viden om **opgaverne** som dem der udfører dem
og
2. **brugere** og **ledere** aldrig kan få lige så stor viden om de **tekniske muligheder** som softwareudviklerne.

*“Participatory Design” anvendes mange steder, bl a i firmaspecifikke metoder hos Mærsk, Novo, Netcompany mm*

Grundbogen **Professionel IT-forundersøgelse** er en ”kogebog” med en **opskrift** på, hvordan man
gennemfører er forundersøgelse med Participatory Design i praksis.

## Fremlæggelse inden forelæsning 2 - TEORI
### Definition: IT-forundersøgelse
- afklar mål
- find problemer
- udtænk løsninger
- værdien af løsningerne
- --> beslutningsgrundlag: potentiale og muligheder

### MUST-metoden
- Begreber
- Ikke en kogebog, men mere retningslinjer
- 4 principper
- samlet vision = organisation / kvalifikation / IT-systemer
- reel brugerdeltagelse = berørte ansattte deltager aktivt
- arbejdspraksis skal opleves = etnografisk metod
- forankring = formodninger / antagelser / anvendelse
- 4 faser
- teknikker og beskrivelsesværktøjer

### 6 vidensområder
- abstrakt vs konkrete erfaringer, se figur...

### 4 faser af undersøgelsen
- forbedredelse = styregruppe / projektgruppe
- fokusering = vælg fokusområde / arbejdspraksis
- fordubelse = i analyse af fokusområdet
- fornyelse = visionsudvikling, udtænk løsninger

## Forelæsning 2 - XXX

### Fokus i dag
1. at give overblik over, hvad en it-forundersøgelse efter metoden "Participatory Design indebærer"
2. At begynde at planlæggge dit projekt ud fra en foreståelse af
- hvad du skal nå frem til
- hvad kræver det undervejs
3. forstå, hvad teknikker og beskrivelsesværktøjer er, hvor du kan find dem, og hvordan du vælger imellem dem.

### Hvader en it-forundersøgelse?

### Vigtigste begreber
- Vision
- Faser
- Principper
- m.fl.

### Organisering i 4 faser
- Forberedelse - projektetablering
- ”Er vi enige om, hvilket problem vi prøver at løse og en overordnet plan for hvordan og hvornår, inklusiv hvad vi hver især skal bidrage med?”
- Fokus - strategianalyse
- ”Hvad er vigtigt for den her organisation – hvad er deres strategi og mål, og hvordan påvirker problemstillingen det?”
- ”Hvilke(n) arbejdspraksis skal vi fokusere på, og hvordan måler vi, om problemet er løst?”
- Fordybelse - dybdeanalyse
- ”Hvordan gør de i dag, og hvad synes de er godt og skidt ved det?”
- ”Hvilke krav og behov har de forskellige, og hvad er der af afhængigheder og begrænsninger?”
- ”Har de selv ønsker og ideer?”
- Hvad er vigtigst at hhv. bevare og løse?”
- Fornyelse – visionsudvikling
- ”Hvad kan vi foreslå mht. IT-systemer og arbejdsgange, og hvilke kvalifikationer kræver det hos medarbejderne?”
- ”Hvordan skal det rulles ud i praksis, og hvad koster det af tid og penge?”
- ”Hvad er fordelene og ulemperne ved hvert forslagene, og hvad anbefaler vi?”

#### Konkretisering - trin for trin
Tænk hele tiden: “Hvad har jeg brug for, for at kunne komme videre?”
F eks:
- Er vi enige orm næste skridt, og hvordan det fører os mod et beslutningsgrundlag?
- Er der viden vi troede vi havde, hvor vi har opdaget, at der er mere/andre vinkler?
- Antagelser, jeg gerne vil tjekke?
- Har vi fået afkræftet en antagelse, og betyder det, at vi skal skifte fokus, eller revidere tidligere konklusioner?
- Skal vi justere fokus og planen for at give mest værdi til virksomheden?

### De 4 principper
1. Se det ALTID som en helhed!
2. Brugerne deltager aktivt
- Har indflydelse på proces og resultater, ikke blot informanter
- Gensidig læring - abstrakt og konkret
3. Say / do, underforstået
4. Skabe forståelse og opbakning
- Gør antagelser eksplicitte
- Test antagelser
- Brug anvendelsesorienteret (brugernes) sprog

#### Vidensområder

### Overblik over metoden

## Forelæsning 3
### Fokus i dag
- gennemførelse af forbedredelsesfasen i en it-forundersøgelse

### Forbedredelse: afklare + enighed om rammerne
- Hvad dskal forundersøgelsen undersøge?
- kilden er altid at "nogen" har opstillet et mål, udtrykt et behov eller oplevet et problem, i forhild til en **arbejdspraksis**.
- udgangspunktet er oftest løst - formålet er at
- afklare præcis hvordan **arbejdspraksis* er i dag*
- konkrete muligheder (visioner)
- grundlag for at vælge imellem de foreslående visioner = et beslutningsgrundlag
- præcisering af udfordringer, problemer og behov er e n del af opgaven =>
- grundig forbedredelse og klart grundlag for at undgå misforståelser
- brugerdeltagelse: åbenhed og forhandling nødvendig
- hvilke betingelser gælder for forprojektet?
- fx. tudsramme, ressourcer, succeskriterier
- hvordan vil projektgruppen gribe opgaven an?
- projektgrundlag (indeholder bla. mange af de samme elementer som studerendes gruppeaftaler)

### Aktiviteterne i forbedredelsesfasen
- planlæg forbedredelsesfasen
- mål: beslutnignersgrundlag for at gå videre med forundersøgelsen
- starte med *første udkast*
- hvad ved vi, og hvad lræver større afklaring før vi kan gå i gang ->
- hvilke aktiviteter skal vi have i forbedredelsesfasen for at afklare dem?
- Skab overblik
- virksomheden/organisationen --> BMC (næste gang)
- "genstandsfelt" for undersøgelsen ("problem" og hvem der oplever det)
- ses løbende igennem forbedredelsesfasen
- Præciser opgaven (it-forundersøgelses)
- identificer kritiske succesfaktorer og forundsætninger, fx
- hvordan afgør vi om problemet er løst?
- hvem/hvad skal vi have afgang til?
- afklar fokuseringsfasen
- hvad har i brug for at vide om virksomheden, omgivelserne, domæne (=hvor *arbejdspraksis* forekommer?) mm?
- hvordan får i den viden? Hvad kræver det af virksomheden?
- organiser projektet
- styringsmekanismer, roller, ritualer mv.
- udvælg deltagerne
- it-designere, brugere, ledelse, interessenter
- kortlæg interessenterne
- se fig. 4.4 s. 127 for forslag
- start forankringen
- det var det med... "forbedredelse: afklare + *enighed* som rammerne"
- formuler projektgrundlag
- skriv ned, hvad I er enige om
- planlæg forløbet
- **overordnet** for hele it-forundersøgelsen
- **detaljeret** for første del af forløbet

>**Principperne!**
> Forankring
> Reel brugerdeltagelse
> Samlet vision
> Arbejdspraksis skal opleves

### Teknikker til at identificere og præcisere problemer
- Spørgeteknik 1: Why-why-why
- **Ikke pensum, det er et praksisk hjælpeteknik, som tidligere studerende har været glade for at få introduceret**
- Når man skal ind til kernen af problemet.. en sprøgeteknik
- fx når de beskriver løsninger de ønsker, i stedet for problemet
- Hvordan kan vi komme fra det de starter med at sige til hvilken **udfordring**/hvilket **problem skal vi undersøge**
- Pas på med "Hvorfor!"
- Hvad er grunden til
- Brug "og" istedet for "men"
- bruge ikke "men"
- Teknik 2: Diagnostisk kort
- Se side 308
-

## Forlæsningen 4
### Formål
”**Afklare** og afstemme forundersøgelsens mål med **virksomhedens strategi**, for **derigennem** at afgrænse og identificere de **arbejdsområder**, som forundersøgelsen skal undersøge”

### Business Model Canvas
#### Definitation
A business model describes the rationale of how an organization creates, delivers and captures value --> DVS. hvad er vigtigt for virksomhedens overlevelse og succes - og dermed for alle i virksomheden.

#### Hvorfor er det svært?
- Ingen forståelse af virksomhedens forretning ->
- Ingen klart formuleret forretningsmæssig effekt af problemstillingen ->
- Ingen interesse i at bruge tid på det, når man har travlt
- Forankring: tale deres sprog!

#### De 9 byggeblokke **som skal passe sammen!**
1. Customers segments
- Målgrupper virksomheden henvender sig til...
- Værktøj: Customer Profile Canvas
- Hvilke(n) nyttige, sociale, følelsesmæssige og/ eller økonomiske behov
- forventer
- ønsker
- vil det overraske
- kunden at få opfyldt?
- Hvilke ubehagelige følelser og situationer, omkostninger eller risici kan kunden opleve før, under og efter ?
- Hvilke(n)
- opgave(r)
- problemer
- behov
- prøver kunden at
- udføre
- løse
- opfylde?
2. Value Propositions
- Hvad køber kunden? Hvad er det, der har værdi I kundens øjne?
- 
- 
3. Channels
- Ofte flere forskellige, til hhv.:
- Awareness
- Evaluation
- Decision
- Delivery
- After sales
4. Customer Relationships
5. Revenue Streams
6. Key resources
- Hvad er det vigtigste vi har, som hjælper os med at skabe værdi for kunderne?
7. Key activities
- Hvad er det vigtigste vi gør, som hjælper os med at skabe værdi for kunderne? (helst som alle andre ikke gør)
8. Key partnerships
- Customers
- Offers
- Infrastructure
- **Financial Viability**
9. Cost structure
> Offentlige og not-for-profit organisationer (p264) : Samme byggeblokke – blot kommer revenue streams oftest fra donors, ikke, eller kun delvist, fra ‘kunderne’ (recipients), der modtager de produkter og serviceydelser, organisationen leverer.

## Forelæsning 5
### Fokus i dag
Forstå hvordan en virksomheds omgivelser påvirker dens strategi (Forretninsmodellen + vens mål)

Dvs.
- Se på information **fra offentlig tilgængelig information og fra virksomheden**
og
- stille spørgsmål for at identificere, hvordan eksterne faktorer påvirker virksomheden - og forstå svarene
- så du kan prioritere din indstas og løsning (Vision) ud fra det, der er vigtigt for virksomhedens forhold til omgivelserne.

> Det forventes **ikke** at I selv kan fortage kunde- eller markedsanalyse for en virksomhed (*sig nej!*)

### Sammenhæng mellem Business Model Generation og Bødker et al

#### Bødker og Business Model Generation (BMG) har forskelligt fokus - Forskel på systemudvikling i organisationer og produktudvikling:

- Hvorfor så BMG-bogen i dette kursus?
- Fordi der mangler teknikker til analyse af forretningsstrategi og analyse af omgivelser (aktiviteter i Fokuseringsfasen) i grundbogen

### Omgivelser
- Konkurrenter (Competitors (Incumbents))
- Hvem er de vigtigste?
- Hvor stor en del af markedet har de hver især?
- Hvad adskiller dem fra jeres virksomhed:
- Samme / andre kundsegmenter?
- Samme / andre ydelser (Value Proposition)?
- Andet
- DVS.
- man også kan bruge blokkene i Business Model Canvas til at se på konkurrenterne i Fokuseringsfasen I Fornyelsesfasen har man typisk et snævrere fokus på, hvordan konkurrenterne løser lignende udfordringer med IT-støtte

- Leverandører (suppliers) og interessenter (Stakeholders)
- Pas på – hvem der er stakeholders **afhænger** af konteksten (**hvad** de skal have “stake” i).
- Nogle gange er det kun **eksterne**, nogle gange kun **interne** – og nogle gange en **blanding**.
- Et **firmas** Stakeholders er typisk eksterne i forhold til firmaet
- En **afdelings** eller et **projekts** stakeholders er oftest interne – der kan også være eksterne

- Trends og tendenser (Key trends and Macroeconomic Forces)



### Interview som teknik

- Interview i Fokuseringsfasen
- I Fokuseringsfasen benytter vi *interviews* sammen med *dokumentanalyse* til input til *funktionsanalyse*

#### Interviewguide: Hvad vil vi vide -> hvordan formuleres de konkrete spørgsmål
- Generel introduktion
- Stigende sværhedsgrad
- Mulighed for supplerende spørgsmål
- HV-ord
- Kombination af åbne og lukkede spørgsmål
- *Husk at overveje INDEN MØDET, hvor i vil fasthold informationen - noter, optagelse, foto af tegninger på tavle, fælles frihåndstegning på papir eller?*


## Forelæsning 6 - den røde tråd gennem et IT-forundersøgelsesprojekt

### Alternative krav - hvad er bedst?

#### De 3 niveauer af arbejdspraksis
- Arbejdsfunktion: Hvordan?
- Arbejdsopgaver: Hvad?
- Arbejdsproces: Hvordan?

### Krav og forretningsmodellen (BMC)
**Man** skal **altid** have mål på **forretnings-niveau** - ellers kan man ikke lave en IT-forundersøgelse (et beslutningsgrundlag)

- I **Fordybelsesfasen** findes krav på lavere niveauer
- relevant detaljeringsgrad forhandles og **prioriteres løbende med styregruppen** ud fra **formålet** med IT-Forundersøgelsen = **forretningskravene**
- Man skal altid have krav på forretnings-niveau - hvordan?

> Krav på **forretnings-niveau** kan findes som krav, der **påvirker** en eller flere blokke i BMC
> Krav "oversættes" op og ned - det er bla. det, sporbarhedens mellem faserne skal gøre tydligt.

### Fasernes fokus og resultater

## Forelæsning 7
### Fokus i dag
Fokus i dag:
1) Resultaterne fra Fokuseringsfasen som fundament for Fordybelsesfasen

2) Overholdelsen af principperne i alt hvad i gør er fundamentet for et godt samarbejde med virksomheden

### Fokuseringsfasen

### Typisk farlige huller i Fokuseringsfasen:

### Arbejdspraksis
Arbejdsfunktion:<-- Udvælges i Fokusfasen (s155)
- Hvorfor udføres arbejdet?
- *teknikker: Funktionsanalyse + Hvordan bidrager det til Forretningsmodellen (Business Model Canvas)*
- Arbejdsopgaver:
- Hvad går arbejdet ud på?
- Samle i opgaver og grupper af opgaver (funktioner)
- Arbejdsproces:
- Hvilke specifikke aktiviteter bliver udført og i hvilken rækkefølge? Parallelt / sekventielt?
- Forståelse af, hvad der fungerer godt og skidt

### Udpeg projektets "arbejdsområder"?
= En eller flere **Arbejdsfunktioner**
- En funktion er en samling af **opgaver** i **processer**, som tilsammen leverer et **resultat**
- Nødvendigt at se på **hele** funktionen, dvs hvor
- data/information opstår,
- behandles,
- videreformidles og bruges til at skabe forretningsmæssig værdi
- = Målbare mål

Hvad nu, hvis funktionen er stor (mange medarbejdere) - og man finder nye ting der skal afklares undervej? Eksempel, hvor jeg viser relationen til terorien undervejs (jvf jeres anbefaling)

***Pointer fra eksemplet mht afgrænsning af projektets arbejdsområde***

Det er bedst at ”***arbejde eksemplarisk***” – dvs. grundig analyse af *ét konkret praktisk eksempel* på en (evt. flere) *komplet(te) gennemførelse(r) af Arbejdsfunktionen* • Omfanget kan reduceres ved at afgrænse f eks:
- Hvilke **afdelinger**, der tages med i undersøgelsen – og hvilke der ikke tages med
- Hvilke **geografiske enheder**, der tages med i undersøgelsen – og hvilke der ikke tages med
- Hvilke **IT-systemer**, der tages med i undersøgelsen – og hvilke der ikke tages med

Afgrænsningerne skal **altid** aftales med **styregruppen**

## Forelæsning 8

### Redegøre for hovedresultaterne af Fordybelsesfasen (hvad skal I vide noget om bagefter)
> Se side 163

### Forklare aktiviteterne Data indsamling, Analyse og Præsentation, og hvordan de hænger sammen de 4 principper - og bruge det til at planlægge en Fordybelsesfase og vælge teknikker og beskrivelsesværktøjer

### Redegøre for ekspertiseniveauer, og tage det med i din udvælgelse af deltagere til aktiviteterne i et Forundersøgelse
![Uploading file..._1l0m5jbot]()

Dem i møder hos virksomheden kan have forskellige:
- Typer og niveauer af kompetence (uddannelse, stilling, erfaring i organisationer eller med tjeneste)
- Viden om organisationen / problemet, påvirket af hvor i organisationen de arbejder, deres baggrund og uddannelse alternativt, hvilke tjenester de bruger (Bilka eller Irma)

*Hvad betyder dette når i skal interviewe (og evt. andre teknikker)*
*Hvilke slags svar kan i få fra forskellige informanter?*
*Kan i se nogle udfordringer?*

### Forklare hvorfor man skal foretage dybdegående undersøgelse af arbejdspraksis som den er nu

## Forelæsning 9

## Forelæsning efter efterårsferien den 25/10
### Eksempel på beskrivelse af del-arbejdsproces - PDF
- GODT
- Tydelig process, kan se både normal + problematisk
- KILDE
- Klarafgrænsning
- DÅRLIGT
- Én kilde
- Hvor ofte?
- Hvad er vigitgt / fokus?