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# [2023 15th鐵人賽] Day2 - 寫給工程師的自我管理入門

> 原文連結：[エンジニアのための自己管理入門 - Qiita](https://qiita.com/YUM_3/items/e0d734690d6aa37c5125?utm_source=Qiitaニュース&utm_campaign=8ff2d12808-Qiita_newsletter_576_07_26&utm_medium=email&utm_term=0_e44feaa081-8ff2d12808-62820449)

> 本系列文章將同步更新至部落格：[[2023 15th鐵人賽] Day2 - 寫給工程師的自我管理入門](https://heidiliu2020.github.io/ironman-2023-day-2/)

之所以會選擇這篇，是因為自己近期也面臨類似的情景，沒辦法全心投入預計完成的目標。回想過去學習程式語言的經驗，要想完成任何事情的前提，就是必須先建立「良好的心理狀態」，也可能只是「努力用錯了方法」，導致挫折的累積也說不定。

於是想在開頭找有關自我管理的文章，看看其他人是怎麼做的，有什麼方法能夠參考並套用在自己身上，試著把自己拉出「無法有產出 ⇒ 感到愧疚 ⇒ 想要逃避」這樣的無盡循環。

雖然翻到一半才發現篇幅比預期的要長許多XD 但其實可以發現，有些觀念可能聽過卻不是那麼瞭解，透過這個機會重新學習。

那麼，以下正文開始。

---

[toc]

## 前言

在公司內部舉辦的 Todo 管理讀書會上，我當時制作了相關資料。我想這是一個整理自己想法的好機會，於是決定用文字記錄下來。

「自我管理」是一個很少在社會上被討論的主題，且往往被視為「理所當然」。我花費半年的時間運用「自我管理」，透過每週持續進行改善，我希望能將這個方法傳達給更多人。

當然，這並不一定就是最佳解，相信每個人都有其認為的最佳方案。我希望能抱持「每個人都是對的，但各有所長」的態度來享受閱讀過程。

之所以選用這個標題，是因為我覺得文章內容較為系統性，假定對象擁有操作能力為前提而制定的標題。

## 概念篇

在探討「自我管理」之前，我認為「這部分是不能被忽略的」，因此把概念篇放在介紹如何實踐的章節前面。請務必先閱讀這一章節，再接著閱讀如何實踐的部分。

如果忽略了「事前準備」，很有可能會變成「自我機械化」，反而忘記「我究竟想要做些什麼？」，演變成這樣的情況，因此事前準備非常重要。

### 什麼是「自我管理」？

簡單來說，「自我管理」有分各種類型，包括「健康管理」、「時間管理」、「情緒管理」、「動機管理」和「財務管理」等等。

如果想一次處理完所有事情，最終可能只會感到筋疲力盡。因此，這裡討論的「自我管理」主要會關注「時間管理」和「動機管理」這兩個部分。

### 「自我管理」的目的

我們進行「自我管理」的目的，是為了透過意志力優先處理真正重要的事情。

這並不僅僅是完成眼前的任務或工作。 「自我管理」是**為了過上更有效率的生活**，確定生活中真正需要做的事情，並選擇不必要做的事情。

對於日常業務繁忙而未能重新審視自己，或對於「我現在的狀況就可以了嗎？」感到疑惑的人，請藉此機會反思看看。



### 擁有人生「願景 / 目標（Vision）」

#### 「你想成為怎樣的人？」

當被問到「目標」時，很多人可能會想「目標到底是什麼⋯⋯」。 「目標」可以用各種詞彙來表達，例如「Mission・Statement（使命宣言）」「Personal Mastery（自我超越）」「Will（意志）」「夢想」等等。 也就是「我到底想要做什麼？」，因為有這個「目標」才賦予了「自我管理」真正的意義。

在產品開發過程中，「產品目標」也同樣重要，因為這是團隊存在的意義與目的，像「北極星」指引所有人的方向。 因此，當你困惑自己該朝哪個方向前進時，「目標」就像是指南針，能讓你專注於要完成的事情。

需要注意的是，**「目標一旦決定後，不論何時都能修改」**。

人生充滿了不確定性，我們也無法預知時代的變遷。在這種情況下，如果「目標一旦決定就絕對不能改變」，可能會和「自己想做的事」互相抵觸， 導致無法好好運作「自我管理」。

實現「自我管理」的出發點，是將「現在」活在當下的我最大程度投射到「目標」中，請一定要考慮這點。


#### 學習組織的「自我超越」

> 參考：[学習する組織 - 自己マスタリー](https://www.change-agent.jp/learningorganization/5disciplines/personal_mastery.html)

在學習型組織中，也有「自我超越」的概念。這明確了個人的「目標」，並以內在動機為基礎，積極培養足以實現「目標」的能力和意識。

#### 七個習慣「Mission・Statement（使命宣言）」


如「七個習慣」所言，透過使命宣言，我們能夠適應生活中的變化，不帶偏見地面對現實。即使身處多變的世界中，也能堅實自己的核心去挑戰各種事物。

無論別人如何評價，只要能告訴自己「我擁有這個目標，並為了實現它採取行動」，如此就能減少各種環境因素的干擾。


當思考這個問題時，得到的即是「成功的定義」，這也是「七個習慣」所提及的。

**你希望在自己喪禮上聽到什麼樣的評價？**

#### 【專欄】Scrum 和自我管理

在 Scrum 中，建議團隊成為「自我管理型」團隊，以進行產品開發。

為此，首先要讓團隊中的每位成員能夠「自我管理」，透過每個人的「自我管理」，能夠實現衝刺承諾（Sprint Commitment）和創造產品增量（Increment）。

《讓組織從核心開始敏捷（組織を芯からアジャイルにする）》一書也強調了「自我管理」的重要性，有興趣的話可以參考看看。

### Getting Things Done


> [GTD（Getting Things Done）](https://gtd-japan.jp/)是一種有助於提高個人和組織生產力的方法。

GTD 主要由五個步驟組成，非常適合進行任務管理。除了任務管理，也能應用在許多不同的領域。

這五個步驟包括：

1. 把握 Capture
2. 理清 Clarify
3. 整理 Organize
4. 更新 Reflect
5. 選擇執行 Engage

這裡簡單說明每個階段但不詳細介紹。「把握」階段是立刻將腦中的任務或想法記錄在收件匣中，再透過「理清」步驟決定是否執行這些任務。

「整理」階段會根據任務性質進行分類，而「更新」階段會將行動清單更新到最新狀態，在這裡重新考慮優先順序，刪除隨著時間變得不再必要的任務。

最後是「選擇執行」，根據自己可用的精力、當前狀況、優先順序以及動力來選擇要執行哪些任務。

任務管理就是建立以 GTD 為基礎建構的。

### Calendar


這是從書籍《工程管理者的工作（エンジニアリングマネージャー）》中引用的一個章節。

行事曆是用於「時間」管理的工具，以確保休息時間，保留不希望受到干擾的時間。由於行事曆是公開的，使用時必須考慮到這一點。

例如，你是一名管理者。希望自己的下屬在遇到問題時能夠隨意來找你討論。然而，當查看你的 Google 行事曆時，發現從早到晚都被會議或其他安排塞得滿滿的。在這種情況下，你的下屬還能隨時來尋求你的意見嗎？

如果希望下屬能夠向你請教，請確保行事曆中保留足夠的「空白」時間。任務固然重要，但在人際關係中，耽誤可能導致無法挽回的局面，或讓事情變得更棘手。如果能儘早解決，空出處理的時間可能會更明智。

### 任務拆解入門


將任務拆分成「可執行的」大小，可以更容易採取行動，避免將任務「加入待辦清單卻未執行」的情況。 在眾多拆解任務的方法當中，最容易理解的是 Teibi さん 在 Zenn 的著作[《任務拆解入門（タスクばらし入門）》](https://zenn.dev/tbpgr/books/8562293d519b8b)。

這本書分為幾個章節，包括「簡單的任務拆解」、「依賴其他公司的任務拆解」、「有條件分支的任務拆解」、「重複性任務拆解」和「重新審視任務拆解」。

對於不熟悉任務拆解的人來說，很容易陷入「這任務該如何拆解呢⋯⋯」的情況，而這本書在填補這段差距方面發揮了極大作用。請務必參考這本書。

另外，**任務**通常指的是以動詞為結尾的事項。在建立任務時，有意識地考慮一點將有助於提高效果。當面對沒有動詞的待辦事項清單時，可能會遇到「等等，這個任務是做什麼的來著」的情況，反而需要花更多時間。因為花費更多的時間，可能無意中避免去執行某些任務。如果想要有效率地完成任務，建議有意識地在**任務中盡量使用動詞**。（當然也不能忘記進行拆解）

### 艾森豪矩陣 Eisenhower Matrix


這是由美國第 34 任總統　**德懷特·D·艾森豪**提倡的概念。

艾森豪矩陣（Eisenhower Matrix）將事項分成以下四個象限：

- 重要且緊急
- 重要但不緊急
- 不重要卻緊急
- 不重要且不緊急

一開始我也疑惑該如何使用這四個象限。然而，這個概念其實相當簡單，我在《七個習慣》這本書中找到了答案。

簡單來說，艾森豪矩陣的目的是**增加第二象限（重要但不緊急）的任務**。

通過增加第二象限的任務，人們可以更有效地達到自我實現和目標實現。
為什麼增加第二象限的任務能有助於人們達到自我實現和目標實現呢？如果增加其他象限的任務會有什麼後果？


#### 重要且緊急（第一象限）增加時⋯⋯

重要且緊急的任務意外地常見，首先以這些任務為例：

- 有截止日期的工作
- 迫在眉睫的問題
- 對危機的應對

當這些事情增加時，可能會引發以下情況：

- 感到筋疲力盡
- 忙於危機管理
- 累積壓力
- 忙著解決問題

遇到這種狀況，只用想的也讓人覺得麻煩呢⋯⋯。

#### 不重要卻緊急（第三象限）增加時⋯⋯

當緊急但不重要的任務增加時，可能會出現以下情況：

- 大量的會議
- 大量的郵件和報告
- 有期限的活動
- 無意義的交際和應酬

當這些任務增加時，可能會導致：

- 陷入短期視野
- 被周圍事物左右
- 人際關係變得膚淺
- 覺得目標和計劃毫無意義

換句話說，可能只為了處理眼前的任務而忙碌，無法實現設定目標或計劃，反而被眼前的事務所左右，最終感到「毫無意義」。

#### 不重要且不緊急（第四象限）增加時⋯⋯

當不緊急且不重要的任務增加時，可能會出現以下情況：

- 微不足道的工作或雜務
- 大量的郵件、電話
- 只追求快樂的娛樂活動
- 打發時間

當這些任務增加時，可能會導致：

- 不負責任的生活方式
- 依賴他人或社會生活
- 工作被解僱

意外地，這種情況其實並不少見。

#### 重要但不緊急（第二象限）增加時⋯⋯

在這裡，試著增加第二象限的任務：

- 建立人際關係
- 進行準備和計劃
- 放鬆身心
- 增強實現夢想的能力
- 尋找新的機會

為了實現夢想去放鬆身心、尋找並嘗試新的機會、建立更堅固的人際關係等等，均屬於這個象限的任務。

但需要注意的是，「加入過多同類型的任務，可能會導致進入第四象限」。例如，「放鬆身心」是非常重要的，但如果這類型任務過多，可能會趨近於「消磨時間」或「僅僅追求快樂的娛樂」。必須避免加入過多這類型的任務，並在適當的象限中保持適當的程度。



#### 參考艾森豪矩陣的同時進行「更新」

還記得 Getting Things Done（GTD）中提到的「更新」步驟嗎？
在艾森豪矩陣中，透過進行「更新」，可建立明確的判斷標準。例如對於「緊急但不重要」的任務，可以交給其他人處理；或者對於「不緊急且不重要」的任務，可以選擇不去執行。
同時，這個步驟也能幫助自我覺察來了解自身的狀態，例如「我現在正忙於處理緊急又重要的任務，或許需要找個時間來放鬆一下」，或者「如果繼續這樣下去，我的生活將一直被緊急重要的任務所困擾，或許我需要做些改變」，得以從更高的角度審視自己。

如果你之前未曾使用過這種方法，強烈建議你嘗試看看。

### 時間管理的歷史

關於時間管理的歷史，可能屬於比較小眾的話題，但在《七個習慣》書中有提到相關內容，這次就來簡要的說明。

| 世代 | 目的 | 主要工具 |
| --- | --- | --- |
| 第一世代 | 記下要做的事情 | 備忘錄、檢查清單 |
| 第二世代 | 嘗試安排未來的事件和活動 | 行事曆 |
| 第三世代 | 從長、中、短期目標中制定計劃，安排具體的日程 | 使用日曆等工具制定分鐘為單位的時間表 |
| 第四世代 | 不再把重點放在物質和時間上，而是維持人際關係，取得成果 | 使用艾森豪矩陣等工具 |

第三世代最為特殊，以一分鐘為單位來管理日程，就像「[電極家](https://zh.wikipedia.org/zh-tw/%E7%83%8F%E9%BE%8D%E6%B4%BE%E5%87%BA%E6%89%80%E8%A7%92%E8%89%B2%E5%88%97%E8%A1%A8#%E9%9B%BB%E6%A5%B5%E5%AE%B6)」般遵循時間行動。這種安排在前兩天或許還能勉強應付，但最終可能讓人只是「被日程所驅使」，進而失去主觀能動性。
在採用這種方式進行管理時，你可能會問自己「我的人生是什麼？」，反而重新回到第二或第一世代的方式。正因如此，以第四世代為基礎進行時間管理，並為了「實現自己想做的事情」進行管理，就顯得十分重要。

### Atomic Scrum

[Atomic Scrum 個人の生産性を最大化する方法](https://speakerdeck.com/raykataoka/atomic-scrum-ge-ren-falsesheng-chan-xing-wozui-da-hua-surufang-fa)

這是由株式會社 YUMEMI 的社長片岡先生公開的自我管理資料（在這份內容中，自我實現也包括自我定義）。
根本的思想是一樣的，我個人也是從這份資料開始進行多方面的摸索，建議可以作為參考並更深入地理解。
特別是範圍目標的概念非常棒，能夠讓人擺脫「如果不這樣做就無法實現」的僵化想法。

## 實踐篇

### 選擇工具

接下來的 Todo List 管理（行動管理），我們將採用 [TickTick](https://ticktick.com/)。這項工具和 [Todoist](https://todoist.com/zh-TW) 差異不大，建議使用自己習慣的工具即可。

[TickTick: To-do List, Tasks, Calendar, Reminder](https://ticktick.com/home)

總之，只要掌握了前面提到的概念，工具並不是最重要的，因為這些概念可以適用於不同的工具。當然，也並非所有事情都必須在 TickTick 上處理。

以下整理我在 TickTick 以外進行的事項，以及使用的替代工具：

- 進行季度、月度和週度回顧 → Miro
- 庫存型知識、日記（兼回顧）→ Obsidian
- 保持使命和願景 → Miro
- 管理日程 → Google 日曆


### 使用 TickTick 製作待辦清單

如概念篇所述，我們將基於 GTD 原則來建立清單。
由於當中包含一些不能公開的內容，因此進行了模糊處理，可將其視為工作的專案名稱。


清單的結構如下所示：

- 接下來要做的事項清單（不隸屬於任何專案，可立即完成的事項）
- 專案（中長期事項）
- 工作專案
- 所屬社群的任務
- 推進組織發展的待辦事項
- 願望清單（我想做的、感興趣的事項）
- 等待回覆清單
- Reminder（定期重複執行的任務，或特定時期需要提醒的事項）

我準備了這樣的清單架構。另外篩選出「本日待辦事項」和「任務計畫」，每週進行「整理」時使用「任務計畫」，以一週為單位大致選擇要做的事情（不是分鐘級的安排，只是大致選擇本週想完成的事項）。

經過篩選的「本日待辦事項」只會顯示「本週計畫完成」的事項。

透過將「本日待辦事項」列為清單，能夠在一天開始時俯瞰「需要完成的任務」，並大致估算出所需時間。

### TickTick 的艾森豪矩陣

顯示的任務內容已經過模糊處理，付費使用可自定義艾森豪矩陣。


通過將這個艾森豪矩陣限定為「接下來要做的事項清單」和「專案子項目」，能夠更清楚看到「我需要優先處理的事項」。
要在 TickTick 上有效使用艾森豪矩陣，必須善用「優先度」的概念。
而這個「優先度」可分為「高、中、低」，標準如概念篇中介紹的「第一象限/第二象限/第三象限/第四象限」。
例如，自我實現的任務會歸類為「中」，而公司「必需完成的任務」則會歸類為「高」。
**不隨意標註優先度，而是根據明確的標準來分配優先度這件事非常重要。**

### TickTick 的習慣

在前面提到的 Atomic Scrum，認為檢查「習慣」非常重要。TickTick 預設帶有習慣追踪器，能將小事到大事都納入習慣中。
最近自己沒達成的習慣有點多，所以不太好意思公開，但通過像圖片的形式，能夠立即顯示「何時執行」和「已經執行了多少天」，讓習慣一目瞭然。


### TickTick 的行事曆

透過付費功能，TickTick 可以從Google日曆等日曆工具進行同步。儘管稱作同步，實際上是從 Google 日曆單向同步到 TickTick，因此不必擔心會誤改到計劃，非常易於使用。


透過右側的圖標可查看任務列表，即可透過日曆視圖，在特定時段進行粗略的任務規劃。
若按照分鐘為單位安排日程，則屬於第三代時間管理模式，雖然這種方式較少使用，有時還是會在「這項任務要做到什麼時候」，這類有截止期限的情況下使用。
此外，由於可直觀看到個人的空閒和忙碌時段，在早上或前一天就能得知「今天可以花多少時間學習」，這樣就不容易浪費時間了。

### 執行流程

以下稍微整理從新增任務到完成的流程：

1. 思考任務
2. 在全局操作中，按下「快速新增」的快捷鍵來新增任務
3. 新增任務後，在空閒時從「收件匣」中選擇「優先級」、「拆解任務」和「移動到清單」，然後移動到對應的清單中
4. 在每周任務計劃中，從每個清單中選擇與「為了實現這個目標，必須在本週完成的事項」相關的任務
5. 接著在每週的開始，從「本日待辦事項」中選擇應該專注處理的任務，並開始執行

透過遵循這段基本流程，盡可能減少操作成本，調整成「能夠愉快使用的待辦清單」。

當然也可以根據任務的屬性新增標籤，或透過標籤明確表示任務所需的勞力，顯示目前的執行情況，讓其他人也能同步進度。

**基本上運用非常簡單。** 透過待辦事項管理這類型的工具，能夠降低操作成本和難度，關鍵是盡可能直觀地呈現想做的事情，並降低執行的門檻。

請務必嘗試看看。

## 結語

當我在公司內部的讀書會上分享這篇內容時，被稱作是「Todo List 版的 Clean Architecture（整潔架構） 」。

然而，只需具備基本概念並嘗試運用一次，就會發現操作成本低得驚人。透過「只保留絕對必要的事項，其餘都捨棄」的設計，並持續進行改進，儘管一開始可能看起來有點困難，實際執行起來非常容易運用。
但這種操作方法卻很少能夠持續下去。自己本身也因為怠惰，不知不覺就荒廢了許多事情。

但正是在這種時候，「反思」變得非常重要。透過每週進行反思，能夠在「挫折面前進行修正」，逐步進行改進，實現「即使意志薄弱也能持續下去」這件事情。

此外，雖然對自我管理這個主題沒有詳細介紹，但在這次分享中更著重說明「Why 為何」而非「How 如何」。

期許能夠通過這篇文章，激勵更多人說出「我也開始進行自我管理了！」。

### 参考資料

+ [完訳 7つの習慣 人格主義の回復: Powerful Lessons in Personal Change](https://www.amazon.co.jp/dp/B00KFB5DJC)
+ [全面改訂版 はじめてのGTD ストレスフリーの整理術](https://www.amazon.co.jp/dp/4576151878)
+ [タスクばらし入門](https://zenn.dev/tbpgr/books/8562293d519b8b)
+ [【資料公開】エンジニアリングマネージャーのしごと](https://www.ryuzee.com/contents/blog/14574)
+ [Atomic Scrum 個人の生産性を最大化する方法](https://speakerdeck.com/raykataoka/atomic-scrum-ge-ren-falsesheng-chan-xing-wozui-da-hua-surufang-fa)

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