# 報帳前置作業

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## 前言：報帳前置作業？

近年來，因為報帳電子化，因此多出許多報帳程序。
“理論上”的報帳，應該要先跟店家索取估價單，再將估價單給行政處室通過審核，審核通過之後才能跟店家購買物品。購買之後，再將發票（統編08614591）給行政處室，最後審核通過，行政處室才可以把指定捐款的錢給我們。

但是，這樣買東西會太慢！所以我們真正在買東西時，會同時跟店家要估價單以及發票，最後再整理資料，教練再一併把資料給行政處室審核。
所以所謂的“報帳前置作業”，就是前面的資料整理呦！

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## 前置作業步驟：
### 登記發票與估價單
1. “買東西”的過程部分請參閱： [買東西注意事項、流程及地點](https://hackmd.io/E4yVZeb7TN-DwMaxNy2rCA)
2. 買東西回來的人先與教練、幹部確認一下物品、價格什麼的，再將文件收據交給==報帳負責人==。
* ==**以下是報帳負責人的工作**==
3. 打開雲端硬碟當中資料夾“錢相關”的==記帳Excel表單==
4. 先將此次交易的==收據及估價單名目==在金額名稱那一欄==寫清楚==
＊寫清楚的意思是行政處室的人看了要有概念是什麼東西，不能寫得太攏統，但也不需要細節到型號什麼的都寫出來。
5. 寫上==日期、現金支出==
6. 為這次交易編上一個==流水號==，並將號碼輸入進“發票”那一欄
7. 用鉛筆把流水號寫在收據和估價單的角落，不要笨到發票和估價單的數字編不一樣的喔 ==XDDDD== 這是為了之後方便配對

（發票＝收據）

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### 掃描發票與估價單

1. 登記完之後，去圖書館找到影印機==掃描收據和估價單==，櫃檯後面那台影印機可以直接輸入你的電子信箱，掃描好的檔案就會寄到信箱裡。
注意：要確認文件放進去的方向，不然可能會沒掃到整張。
2. 拿到掃苗檔案之後，先確認掃描==品質==，最好可以轉向。
3. 把==檔名==改成：流水號_名目_收據/估價單.(pdf之類的)
EX：7_木材_收據.pdf ＆ 7_木材_估價單.pdf
4. 之後在“錢相關”裡面有一個資料夾是收據掃描的資料夾，一個是估價單掃描，就分別==把檔案放入。==
下圖為範例：
5. **==把收據以及估價單給教練保管好==**
6. 工作完成！！！！

恭喜你大功告成
請小心處理，不然阿北會出事