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# System prepended metadata

title: 會計助理工作項目

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# 會計助理工作項目

**1. 每月1-10號、16-25號為發票收件日(紙本郵件、電子郵件)，紙本發票只收到10號和25號當日中午，中午過後來的紙本信都規納到下一個帳期處理。 就算CSD，尤其Rosemary來拜託特別通融也要經過主管同意才能作業。**

拿到發票要注意以下幾點:

買受人、統一編號、發票日期和發票指的月份是否相符、銷售額合計、營業稅、是否有在應稅欄打勾、總計、總計新台幣(不能簡寫、羅馬數字)、公司發票章、公司發票章是否是該公司、是否第二、三聯都有。 切記，發票不能塗改! 建議發票上釘第二個釘書針好固定。

檢查發票沒問題後，去GOOGLE對帳總表以 Ctrl F用統編找到客戶，按照欄位把資料打上去。
結束完要一統邊由小到大排序，用夾子夾好給主管檢查，最好在16:30前完成。
最後要把今日登記過的資料謄到google客戶資料去。按照以前的形式做就行。

**2. 拿到開立發票申請單，到盟立後登入，到發票開立作業，到B2C發票開立，按下一步，再下一步，若是營業人要記得輸入統編跟買方名稱。按下一步之後要打入品名(申請單上有，若不確定可以去看以前的發票，![](https://i.imgur.com/iCtRk3c.jpg)、單價、備註。最後要再三確認統編跟買受人。 開立完成後要去發票資料查詢，直接按搜尋。滑鼠移到放大鏡，下載熱感紙憑證，存到盟立自開發票明細，照以前的樣式儲存。最後發票要印出來貼在申請單上，並將資料填在右下的發票開立作業欄，再交給主管就好。**

若是其他部門申請的開立發票PDF檔要寄給申請人，同時要包含申請單掃描檔，建議可在去拿列印的發票時一起掃描。

會由會計助理申請的單子我放在這:![](https://i.imgur.com/yHtCUP3.jpg)

**3. 再有登打發票的下個工作天要去OutLook信箱找請款單折讓單彙整下載PDF到當期的廠商請款發票資料夾，並印出來。印出來後，再把相對應的發票黏到第二張明細的右下角，再把兩張A4紙(或多張)的左上角黏起來，太多張的話可以釘起來。請款單黏貼的順序為[請款單->請款明細與小張發票->A4的電子發票->折讓單] 最後再依統編排序，由小到大。若有遇到折讓單，要把第一、二聯抽起來另外放(要給主管蓋發票章後寄回給客戶)，第三、四聯則要在右側貼上綠色標籤已表示此有折讓單。**

再來，要一一確認第一張請款單上的資料與後面的資料相同。檢查的點要包含發票號碼、金額、計算明細上的金額，都正確要在申請單位的申請人上蓋上姓名章。

**4.目前我有遇到的店家地址我都打在這:![](https://i.imgur.com/MWM9Pjd.jpg)
一次只能印兩個店家，copy要寄的店家到有顏色的對應區塊，再到這去更新地址。![](https://i.imgur.com/8seypr0.jpg)
將這區塊反白後按F9就可以了
![](https://i.imgur.com/oMSrCXJ.jpg)
要列印的時候記得到印表機內容去設定每張兩頁!**

**5. 每天15:30過後，要上玉山銀行跟藍新金流下載金流對帳表。詳細操作請參考教學影片。路徑:![](https://i.imgur.com/UseDsaM.jpg)**

**6. 每周一或放假後回來的第一天，要上宅配通網站下載對帳明細表，並寄給峰潮的同仁。
登入宅配通後，到查詢作業案查件業面![](https://i.imgur.com/TbapJAG.jpg)
再點進去(2-6)![](https://i.imgur.com/wJKjcyr.jpg)輸入當天日期案查尋。
copy整個表格到新的Excel裡，整理一下後再寄給honeycomb-admin@cyberbiz.com.tw**

**7.例行性請款單去這裡找:![](https://i.imgur.com/gOXwQLt.jpg)
只要改請款日期、請款單號跟請款內容的日期就可以印出來，並把廠商寄來的附件都放在後面，自己在申請人上蓋姓名日期章，再交給主管就好了。**

**8. 每天17:00前要上回簽報價單的Google Doc下載業務上傳的報價單。檢查內容後將檔名改成[報價單號_公司簡稱統一編號_版別_金額_業務名字]，
再放進這![](https://i.imgur.com/UKVb89E.jpg)若是圖片檔，請轉換成PDF檔後再作業。**

**9.當時主管跟我協議，寄信的話可以在12:00去寄(不然會占用到午休時間)，然後順便買午餐，但還是要和新主管討論過。要記得跟郵局說都是要掛號的，也要報公司電話來打統編。回來後，橫的收據貼在一張A4紙上，長條的貼另一張，要請款的時候只要附贈橫的就可以了**

**10.做傳票本的時候要先準備封面跟封底的牛皮紙，在要打洞的地方先貼膠帶在打洞。再到Sinlead的資料夾找那個月的檔案。利用樞紐分析法做目錄。請參照教學影片。
然後要從頭檢查順序，看是否有缺少的傳票。最後只要按照之前的樣式打洞穿線就可以了。記得要在封面跟側邊寫字喔!如果有缺的傳票，要去Flex系統印，請參照另外一支影片**

**11.要新增客戶資料時，先上Zoho輸入SHOP ID看是否有這家客戶，若有的話到對帳總表的最後面按照之前的形式輸入資訊。此外，要上經濟部商工查詢統編、登記地址、公司名稱是否正確。結束後，到信箱尋找法務寄給我們的合約，印出報價單與帳戶資料(存摺)在正反面，在存摺那面的右上角寫上shopｉｄ、商店名稱、統編跟銀行代號。最後進內部系統，到財務相關的對帳系統，按左側的商家主檔，搜尋商家後按這個紐![](https://i.imgur.com/rcyOZ4o.jpg)把所有相關的資訊輸入進去就可以了。**

**12. 若從開店業務那裡拿到客戶給的支票，要記得先去掃描保存，再拿著支票去找Shirley姊在背面蓋抬頭章，並索取存摺(順立/峰潮)，再到樓下的玉山去存就可以了。**