# 2023贊助助組長日記
嗨，我是2023贊助組組長克拉～
歡近來到2023年的時間膠囊。
~~歡迎尼跳了贊助組這個坑～~~
以下以時間序紀錄了贊助組組長任務的SOP，敬請服用。

未來有什麼補充的都可以直接在共筆裡新增～
有什麼問題歡迎找各位贊助組的前輩，也可以來找我嗷（LINE ID：seaer__0728）

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[TOC]
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## 1 - 2月（要做的事情）
### ＊找前輩們討論想法
- 不懂的都可以問，不用擔心！
- 待補

### ＊定出今年贊助組的願景
- 定出贊助組的WHY（為什麼要做、中心思想）後，再定出HOW（怎麼安排人手、怎麼定徵求書）
- 願景會影響以下所有任務，甚至於安排事情的優先順序，需要在最一開始就定下來！
- 2023年的想法供參：
- 願景：把贊助組整體的SOP文件化，讓後人只有個性合、能力夠就可以進贊助組，甚至當贊助組組長
- 目標：減少對應贊助商的人力
- 去年：4個人對應
- 今年：

### ＊找組員
- 設定組員條件
- 贊助組組員條件：有基本中英書信技能、基本社技能、有禮貌、了解COSCUP
- 籌備組長條件：滿足上述條件，且有基本領導能力與大機會在未來會持續待在社群

- 評估該年度的人力需求（通常與贊助金額與贊助商數量成比例）
- 評估方式可參考 [2023 贊助金額PLAN](https://docs.google.com/spreadsheets/d/1x4uW1_fPuV6xtJyMvcIJT7TjlV0RCZRk5PNyda8RUcc/edit#gid=304535689&range=N4)
- 以上述表單算出人力比例後，再決定是否需要額外找人

- 找人方式
- 先詢問過去贊助組員的再參加意願
- 檢查志工系統內是否有報名跳坑贊助組的人[志工系統- 等待核准組員](https://volunteer.coscup.org/team/2023/sponsor/edit_user)
- 看他們履歷，約面試（google meet）看是否適合（公版連結待補）
- 面試問題依照找人標準而定（公版題目連結待補）

### ＊定例會議
- 每兩周報告組別進度
- 會議前要寫的：
- 回報：
- mattermost 與各組確認過的東西
- 贊助進度 e.g. 幾封自來信
- 許願（如有）
- 開會前填入hackmd（待補連結）

### ＊內部會議
- 每兩周一次
- 內部定時間（工具：調整桑，待補連結）
- 開會前先定好議程
- 參考：2023年內部會議紀錄（待補）

### ＊贊助徵求書- 撰寫初稿
#### 做徵求書的前置：
- 參考往年的徵求書：[2022](https://coscup.org/2022/zh-TW/sponsorship)、[2021](https://docs.google.com/presentation/d/1d-ezacVGYIQ22lQ_acTLV1ghx2IHrmugj18Jb_q1t6g/edit#slide=id.gd2f97b91fc_0_672)、[2020](https://drive.google.com/file/d/1WvsMnh7Pu2tEj5XNh75mDpBR8BOqX7ca/view?usp=sharing)、更多可以到雲端找
- 定出總贊助金額：與總召討論需要多少總贊助金額（供參：辦一場COSCUP需要需要250萬左右，每年都可能有差距，如果是辦線上的話成本會變少）
- 資料請複製後做修改（後補整理與說明）
- [2023COSCUP 官網 - 贊助方案](https://docs.google.com/document/d/1Hne08cYEdnsFmY7uBqexLdMjpTQs7LTPWxlyuX05hv4/edit)
- [2023- 總表 COSCUP 贊助商整理表](https://docs.google.com/spreadsheets/d/1x4uW1_fPuV6xtJyMvcIJT7TjlV0RCZRk5PNyda8RUcc/edit#gid=1880467317)

### ＊設定簽名檔
- 回信前請依照[設定簽名檔方法](https://support.google.com/mail/answer/8395?hl=zh-Hant&co=GENIE.Platform%3DDesktop)，設定自己的簽名檔，模版如下
- 簽名檔模版（請更改換成自己的名字＆電郵）

Thanks & Regards
Clara Lin Haier

Sponsor Specialist, COSCUP 2023 Organizing Team
Email: [e-mail]

About COSCUP
COSCUP (Conference for Open Source Coders, Users, and Promoters) is the largest annual open source conference in Taiwan. 
It's been organized by Taiwan’s open source communities since 2006.
Our mission is to create a friendly environment for open source people to make friends, learn new technical skills, and share experiences.

Please note that the staff of COSCUP are participating on a volunteer basis and may need more time to reply to your emails.

- 最後一句為註明自己是志工，讓廠商知道你可能無法很快速的回應

### ＊回信流程
- 2023年回信內部流程供參：
- 新人直接對廠商，回信以前先給前輩過
- 確認Candy對應是否對應固定熟客（Oracle、微軟）
- 確認育慈是否直接對應既有贊助商信件（一樣當Mentor，＋Singing 副Mentor for Johnny）
- 自來信
- 以人力分配表單的編號輪流回信（直到對應已確定合作贊助商滿了為止）
- 順序上：Clara（第一個回信、整理出回信公版到文件並分享給組員）-> 凱文 -> Johnny -> 柯柯
- 流程上：Clara檢查是否每封信都有被pickup，沒有的話於telegram群組裡提醒｜如果有意願想調換順序（有想接的廠商）的話，可於telegram群組裡做討論
- 開發信件
- Clara＆凱文（組長小助手）：於徵求書出來後，廣發開發信件給過往贊助商(看是否能以sponsor信箱為寄件人)
- 回信以後用自來信方式，輪流分配

- 回信格式
- 每封信請 cc [e-mail]，以便同步其他組員
- 不確定怎麼回的問題請參考[2023 COSCUP 贊助組QA資料庫 - 持續更新中](https://docs.google.com/spreadsheets/d/1Pc8w0CfNdtPvzLpou4p-pEQUJqRCnWhm7gChZTKW22w/edit#gid=0)，資料庫裡沒有的話可以在mattermost／TG群組詢問前輩，有答案後請協助更新到資料庫裡，讓其他組員也知道可以怎麼回應
- 注意：請前輩過／傳出去以前，檢查有對廠商／窗口／負責人名字、且信件開頭與結尾有感謝語

- 開發信格式
- （待補）

－ COSCUP 2023 贊助表單- CFS出來後的聯絡名單（待補）

## 第一步：

### 待討論議題

### 日記新增
紀錄下來過去找過什麼人，可以去找誰
紀錄面試流程、內部討論
有足夠人以後，寄信、開群組（＋通訊錄）