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title: デスクトップ周りを綺麗に

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# デスクトップ周りを綺麗に
CWの事務量が多い現在、CWにとって書類を整理する力は最も重要な力といっても過言ではありません。
しかし忙しくてなかなか整理する時間がなく、机の上や引き出しの中が書類で平積みになっている人が大半ではないでしょうか。ただ、一度整理の型（分類分けや共有化等）を作っておけば、今後の業務がスムーズとなるので、時間を見つけてデスク周りを綺麗にしてみてはいかかでしょうか。今回、整理整頓の型を示しておきます。
自分の整理方法を確立していない人や書類整理が苦手な人は参考にしてみてください。異動してからも重要ですよ。

整理のメリット
・探し物の時間を少なくし、作業効率をアップ。
・書類や業務の『見える化』を行い、書類紛失等のリスク管理と業務のスリム化、SV等からCWの補助促進。
・ｸﾞﾙｰﾌﾟ内での書類・物の共有化、定位置化を行うことで、物品予算削減、机の整理整頓
・机が美化されることで、綺麗な職場で仕事ができ、職場のｲﾒｰｼﾞ向上、ﾓﾁﾍﾞｰｼｮﾝ維持

①書類の共有化
Q:便利帳、福祉の手引き、医療機関一覧、実施要領、全体会議で配られた資料、各種利用者に配る資料等はCW一人ひとり必要ですか？
A:グループ内で共有化してみてはどうでしょうか。うちの班ではSVの横棚に班で共有できるラックを作り、班で共有し、CW独自で持つことをしていません。道具類も含め共有できるものを決め、班で定位置を決めることで机の中が大幅に削減されます。
また、全体会議での資料は昔であればﾏﾆｭｱﾙ綴りをCW各々が作り、分厚いﾌｧｲﾙで管理していましたが、現在MSW（社内ホームページ）があるため、全体会議の資料はそこで閲覧可能です。MSWのスキルアップページでは育成関係資料などもカテゴリー毎に見れるので各自で綴る必要は不要です。MSWにリンクされていない場合は業務改善委員会に伝えてﾃﾞｰﾀをリンクしてもらいましょう。

②机の上の整理方法
Q:机の上で書類が平積みになってないですか？
基本的に書類は縦置きにしておきましょう。書類を縦置きにすると何がよいかというと、インデックスを使用したグルーピングができ、
探す手間が減ります。また『見える化』が進むことで、誰が見てもどこに資料があるか分かりやすくなります。
下の図のように、テプラを活用し、グループ分けします。テプラは総務の部屋にあるので、使いたいときは誰かに教えてもらいましょう。
また、挙証資料等はA４の蛇腹ファイルを活用し、保管しましょう。

（テプラを貼ったインデックス例　業者払い・収入申告書・29条調査はクリアファイルがお勧め）

Q:そのグルーピングは効率が良いですか？
書類を受け取ると一先ずグループ分けしてファイルに保管すると思います。まとめ方は各自オリジナルがあるとは思いますが、
このグルーピングをグループで共有しておけば、SVによるCWの変更補助や進行管理がスムーズに行え、CWが休んだ時も対応が可能となります。
推奨としては①正規変更書類②業者払い書類③収入申告書④29条調査書類⑤各種委員会書類⑥全体会議書類⑦中期的進行処理（年金・返還金）書類⑧その他です。

①の正規変更関係書類については、地区担当一年目の人はあかさたな順に分けた蛇腹ファイルで管理するのがお勧めです。二年目以降の人はとりあえず一つのファイルにまとめ、正規変更前にアイウエオ順に並び変える形でもよいかもしれません。ただ、例えば駐輪所の領収書等定型外の書類が混じりそうなものはホッチキス止めしておきましょう（「書類送ったか確認したい」と電話があったとき、自分はどちらが対応しやすいで考えてみては）。

②～④、⑦については透明ファイルを使用し、テプラでインデックスを付けておくと便利です。

⑤については紙ファイルを使用し、委員会毎にインデックス分けしておくと便利です。

⑥については紙ファイルを使用し、時系列でファイリングしましょう。全体会議綴りは太くなりがちなので、定期的に捨てるようにしましょう。
また、課内会議資料はMSWで確認できるので、再度確認しそうなものだけファイリングするか、会議録だけファイリングして会議日をインデックスで付けておけば検索しやすいです。

⑧その他の綴じ込み書類はあいうえお順に蛇腹ファイルで管理しておきましょう。

（百均で買える蛇腹ファイル　横に向けて右下の引き出しに入るサイズがお勧めです。無印のは×でした）

Q:クリアデスクという言葉を知ってますか？
離席時や業務後、机の上に物を何も置かないというものです。個人情報を含む書類を机の上に置きっぱなしで帰らないという目的で行われています。訪問時に書類を机上に置きっぱなしにすると、他課の人や窓口からの覗き込みの恐れがあるので、クリアデスクを行えるように常に
不必要なものを置かないように心がけしましょう。

③机の中の整理方法
机の左側（幅が狭く広い）の引き出しについては、基本的には何も入れない方がいいです。使い方は急な訪問時に、机の上においてあるものを入れるために使います。ここによくクリアファイルを平済みして四次元空間にしている人が多いですが、書類紛失や変更忘れが起きやすく
なるので机の上での縦置きを推奨します。

（離席時に書類を入れる場所を開けておこう。）

右の引き出しの使い方（例）

机の右側の１番上の引き出しについては、文具を入れましょう。よく使うものを手前側にすると引き出すのが楽です。
下の図のようにトレーで小分けにし、定位置を決めておけば、ぐちゃぐちゃになりにくく探しやすいです。
トレーは無印やダイソーで購入しました。

机の右側の２番目の引き出しについては、各自自由に使っています。ただし、書類の平積みはお勧めしません。

机の右側の３番目の引き出しについては、ファイリングボックスを活用し、ファイルを管理します。
ここでもA4のファイリングボックスと蛇腹ファイルがお勧めです。また、業務終了後、クリアデスクを行うための
空間を開けられればベストです。世帯台帳綴り、委員会綴り、全体会議資料綴りを入れている人が多いです。

ここにカバン等を置いてしまって、書類整理に使えない人は、机の脚元につっかえ棒を2本使い、その上にカバンを載せることをお勧めします。掃除機も掛けやすいです。

④足元のLANケーブルや電源タップの整理方法
地面にタップや配線、カバンを置いておくと、ほこりやごみが溜まりやすいです。
埃の上にカバンを置くと不衛生です。地面には何も置かないことが理想です。

どうでしたか？残念ながら、人生で一番過ごすところは職場ですので、職場環境を快適にし、業務を行ってみてはどうでしょうか。
大体百均でできることばかりなので費用もそんなにかかりませんのでお勧めです。