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title: Auftakt-VC Implementierungsprojekte

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# Auftakt-VC Implementierungsprojekte

## Ziel der VC
* Kennenlernen der Antragsteller*innen (Koordinierungsprojekt und untereinander)
* ggf. Identifikation von Überschneidungen/Synergiepotentialen
* Abklärung der Vorgehensweise bei der Pilotierung in den einzelnen Einrichtungen
* Festlegung des Rahmens für die Kommunikation mit dem Koordinierungsprojekt (v.a. auch mit Blick auf unsere koordinierende Funktion und die Vorbereitung der Anträge)

## grobe Agenda
1. Vorstellung des Koordinierungsprojekts und der Ziele für die 3. Phase (ca. 15min)
2. Vorstellungsrunde der einzelnen Implementierungsprojekte (beteiligte Personen/Einrichtungen, Implementierungsszenario, Pilotierungspläne) (max. 10min pro Projekt, 2,5h)
3. Vorstellung der Koordinierungsideen zur Pilotierung und Diskussion der Pläne von den Antragstellern (auch auf [Evalutionsdiskussion im TechCall eingehen](https://hackmd.io/n9KF5LGzQ2-KB6buYUwJVQ?both)) (45min); 
* Testfragebogen (auch: Weiterentwicklungsbedarfe präzise für bestimmte Prozessoren angeben)
* Doku (Wiki!)
* Veröffentlichung Workflows/Testergebnisse auf unserer Website (jedes Implementierungsvorhaben stellt sich kurz in zwei Sätzen vor und verlinkt seine Tests)
* Apache 2.0 Lizenz
* Kommunikationswege


* Best practices Softwareentwicklung
* Versionierung Software/Release Management 
=> dazu auch nochmal technischer Call in wenigen Wochen)

* Anzahl der zu prozessierenden Seiten

5. Zeitplan für Antragstellung (regelmäßiger Austausch über VC, Antragsworkshop im August, Meldung von Koordinierungs-/Entwicklungsbedarfen) (15min)
[Präsentation](https://docs.google.com/presentation/d/1oBUDyuJUiWJFAAieiw-q9swtZ9-X4yjJafbz53O3UPw/edit#slide=id.g864f46ca89_0_12)
[Protokoll](https://hackmd.io/9FSJoVXUTuujlHkF_xlsMg?edit)

### Reihenfolge Implementierungsrunde
Cluster OCR-D-Integration in existierende Systeme

    SUUB Bremen/UB Frankfurt/ULB Bonn
    SLUB Dresden /UB Mannheim/UB Braunschweig
    Uni Würzburg
    ULB Halle
    ThULB Jena/VZG
    Fraunhofer
    Uni Siegen

Cluster OCR-Service

    SUB Göttingen/GWDG
    MWW

Cluster QA

    Uni Leipzig/SLUB Dresden
    ULB Darmstadt

Training

    UB Mannheim 
    
     
    Uni Hamburg

Koordination

    HAB/BBAW/SUB/GWDG/SBB
    



## Organisatorisches
* Einladung verschicken sobald Absichtserklärungen von DFG veröffentlicht wurden (an gleiche Mailadressen wie DFG-Mail)
* Hinweis auf VC auf unserer Website veröffentlichen, damit auch interessierte Einrichtungen ohne Absichtserklärung daran teilnehmen können (GEI, Heidelberg, Gotha)
* VC aufnehmen und/oder protokollieren und Protokoll im Anschluss an Teilnehmer verschicken

## interner Klärungsbedarf
* Soll zusätzlich zum offenen TechCall eine regelmäßige Support-VC für die Piloten angeboten werden? Können wir den TechCall als mehr oder weniger verpflichtend darstellen? => zweiwöchentlich Mittwoch Vormittag gesondert
* Mangei schlägt vor, dass die Piloten ihre Testergebnisse an zentraler Stelle veröffentlichen sollten, damit diese transparent sind (könnte bspw. auf unserer Website (oder vllt. passender im Wiki?) gesammelt bzw. verlinkt werden) => wird auf Website gesammelt
* Inwieweit können wir die Tester zur Ergänzung der Testergebnisse/Erkenntnisse in unserem Wiki verpflichten? => nicht verpflichtend möglich, wird den Testern aber nahegelegt
* Soll ein grober Testfragebogen ausgegeben werden, damit wir von den Piloten alle nötigen Informationen für unseren Antrag erhalten (nötige Anpassungen an den Schnittstellen, Weiterentwicklungsbedarfe bei MP-Software, erwartete Hürden bzw. nötige Unterstützung des Koordinierungsprojekts, ...)? [Entwurf](https://docs.google.com/document/d/1aZA2M84-98VXz9GZpoFWYQFRL5qwXgTrfVziCCbBMPc/edit#heading=h.v8xdkcxuxuqh)
* Wollen wir betonen, dass für die Meldung von Weiterentwicklungsbedarfen sämtliche verfügbare Prozessoren vergleichend zu testen sind, damit ggf. nur die Prozessoren mit dem größten Potential weiterentwickelt werden? => ja, auch so in Fragebogen angelegt
* Welche VC-Plattform erlaubt eine ausreichend große Teilnehmerzahl? (DFNconf max. 21 Personen, **jitsi 49**, BBB?)
* Tritt Göttingen hier schon als offizieller Koordinierungspartner auf?
* [Zeitplan Pilotierung und Antragsstellung](https://docs.google.com/document/d/1IHqhehD8nhv1yBMJ6_fJq3y9OgFQeXkWk8L92GN74rI/edit#)

## Göttingen
### mögliche Aufgaben während der Pilotierung
* Übergabe KIT-Arbeiten (Arbeitsebene Call mit Volker und Göttingen)
* Koordinierung der Pilotierung?!

### Teilnahme an VC
* möglichst regelmäßig/immer offener TechCall
* bei Besprechungen zur 3. Phase auch an Leiter-VC bzw. auf Arbeitsebene

### weiterer Besprechungsbedarf
* Wer wird (auf Arbeitsebene) den Koordinierungsantrag mit vorbereiten?
* Zeitplan der Antragstellung
* Pilotierung und Implementierung sollten möglichst auch personell strikt voneinander getrennt werden; das bedeutet auch dass in Koordinierungs-VC auf Leiter- und Arbeitsebene keinerlei Implementierungsbelange besprochen werden!
* 


## TOPmail LoI
Liebe TeilnehmerInnen an der OCR-D-VC,

wir freuen uns sehr über das große Interesse an unserer Videokonferenz am Fr, 19.6., 9-13 Uhr zum Auftakt der OCR-D-Pilotierungsphase.

9:00-9:10 Uhr: Begrüßung und der Ziele für die 3. Phase
9:10-10:30 Uhr: Vorstellungsrunde der Implementierungsprojekte I
10:30-10:40 Uhr: 1. Pause
10:40-11:50 Uhr: Vorstellungsrunde der Implementierungsprojekte II
11:50-12:00 Uhr: 2. Pause
12:00-12:50 Uhr: Ausgestaltung der Pilotierungsphase 
12:50-13:00 Uhr: Zeitplan zur Antragstellung

Bei der Vorstellungsrunde der Implementierungsprojekte bitten wir alle Interessenten, ihre Projektpläne knapp (max. 5  Minuten) vorzustellen. Es werden keine Vortragsfolien o.ä. erwartet. Wir gehen davon aus, dass alle Teilnehmer der VC sämtliche Absichtserklärungen gelesen haben (Sie finden diese auf den Seiten der DFG). Sie sollten daher nur kurz das Kernziel Ihres geplanten Projekts bennenen und dann über die Absichtserklärung hinausgehend insbesondere auf die Überschneidungen und Synergiepotentiale eingehen, die Sie für Ihr Projekt zu den anderen Absichtserklärungen sehen. Anschließend bleiben pro Projekt weitere 5 Minuten für Fragen. Bitte nehmen Sie die Zeitvorgabe sehr ernst! Aufgrund der großen Anzahl an geplanten Implementierungsprojekten werden wir strikt auf die Einhaltung der Redezeit achten müssen.

Die Zugangsdaten zur VC finden Sie untenstehend.

Wir freuen uns auf Ihre Teilnahme und eine erfolgreiche Pilotierungsphase!

### weitere Teilnehmer
* Johannes Mangei
* Marius Hug (BBAW)
* Nikolaus Weichselbaumer, Vincent Christlein, Mathias Seuret
* Leonhard Maylein (UB Heidelberg)
* Anke Hertling (GEI)




28 Implementierer + 11 Weitere = 39 Teilnehmer