### **Joanne老師助教團隊 - 年度營運手冊 & 工作行事曆 (v2.0)**

**宗旨：** 本手冊旨在將助教團隊的行政、教學與財務工作流程化、標準化。它不僅是一份時程表，更是一份傳承經驗的知識庫。請務必詳讀，並養成提前規劃、主動回報的習慣。

#### **核心每月循環任務 (Monthly Routine)**

* **月底 (約25日-31日):**
* **規劃下月加保**：與老師討論並確認下個月各助教的工讀時數。
* **催繳與審查工作日誌**：提醒所有助教完成當月工作日誌，並進行初步審查。
* **月初 (約1日-7日):**
* **送出上月核銷**：送出上個月的「兼任助理費」及當月的「計畫主持人費」。
* **更新工讀時數表**：提醒助教填寫雲端「實際工讀時數表」。
* **製作經費簡表**：製作當月剩餘經費與時數簡表，回報給老師，預判經費狀況。

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### **秋季學期（8月 - 12月）**

#### **8月：前置作業與開學籌備**
**焦點：完成新學期所有聘雇程序，預估經費，為開學作好準備。**

7月25日前應先填寫兼職申請書，並會辦 研發->人事->主計->秘書
計畫編號請洽研發處，月領金額請問老師。
| **日期 (約略)** | **任務** | **關鍵細節與最佳實踐** |
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| 6月17日 | **計畫通過** | 。 |
| 7月3日 | **經費編列截止** | 留存經費預算表。 |
| 7月15日 | **詢問研發處校內編號** | 與研發處確認並留存正式編號。 |
| 7月15日 | **告知雅婷編號，送兼職申請表調整保費** | 將研發處編號通知雅婷，並送件兼職申請表以便人事室處理保費。 |
| 7月25日前 | **兼職申請表送達人事室** | 建議提早送件，避免暑假流程延誤。 |
| 8月10日 | **請人事室製作8月保費通知單** | 保留電子檔，後續核銷時會用到。 |
| 8月15日 | **辦理新學期聘雇申請** | 在兼任助理系統開設職缺（如公告編號43969），公告至TA群組並提醒新助教完成申請。<br>**Pro-Tip**：聘雇需人事室審核，至少提前 1–2 週。 |
| 8月16日後 | **上研發系統填報 SDGs** | 。 |
| 8月25日 | **預估新學期經費與時數** | 扣除固定支出後，根據最新時薪與預計工時製作「兼任助理剩餘時數簡表」。 |
| 8月28日 | **建立新學期雲端工作表** | 建立工讀時數表，分別匯入不同經費來源時數，並公告連結。 |

#### **9月：開學啟動與系統建立**
**焦點：確保所有課程順利開展，學生與助教都清楚本學期的要求與規範。**

| **日期 (約略)** | **任務** | **關鍵細節與最佳實踐** |
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| 9月9日 | **開學第一週 - 全面啟動** | 1. **課程前測**：提醒老師執行教學實踐計畫的**前測**、**前測問卷**及**知情同意書**。這是計畫成果的基礎數據，至關重要。<br>2. **Tronclass設定**：協助老師執行**「學習章節搬遷」**，將上學期課程架構複製至本學期，並依新教綱調整。<br>3. **資料提供**：提醒老師提供**最新教學大綱**與**學生名單**。<br>4. **助教工作**：提醒所有助教：<br> - 至Tronclass發布自我介紹與聯絡方式。<br> - 公告教綱，並設定E-mail同步通知。<br> - 第一堂課需親自**借教室鑰匙**並開門。 |
| 9月11日 | **助教期初會議** | 1. 準備會議簡報，內容涵蓋：核銷流程、加保與工作日誌規定、本學期課程規劃、重要時程（如多益考試）。<br>2. 會議中發放最新學生名單，並提醒助教注意個資保護。<br>3. **Pro-Tip**: 會後將簡報與重要連結整理後發布到群組記事本，方便查閱。 |
| 9月12日 | **公告自學平台資訊** | 1. 在各班Tronclass公告本學期自學平台（如EasyTest）的使用方式、起訖日期（如 9/9 ~ 12/25）。<br>2. 附上教學影片或圖文說明，特別是針對新生。 |
| 9月15~18日 | **收到教育部補助款** | 隨時追蹤撥款進度，確保計畫主持人費能順利核銷。 |
| 9月25日 | **提醒助教加退選週注意事項** | 提醒所有助教，務必確認自己的加保時段**沒有與加退選後的新課程衝堂**。如有衝堂，需立即向承辦單位申請異動。 |
| 9月底 | **辦理10月份加保** | 根據助教們的課表與工作安排，完成10月份的加保作業。 |

#### **10月：期中步入正軌**
**焦點：協助老師執行期中大型考試，確保作業批改順暢，追蹤學生進度。**

| **日期 (約略)** | **任務** | **關鍵細節與最佳實踐** |
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| 10月2日 | **核銷9月助理費、10月計畫主持人費** | 按月度循環任務執行。 |
| 10月5日 | **製作兼任助理剩餘時數簡表** | 按月度循環任務執行。 |
| 10月中旬 | **協助辦理校內多益考試** | 1. 協助老師排定各班考試時間與監考助教。<br>2. 提醒監考助教考試地點、時間，並提前至語言中心領取考試箱。<br>3. 若遇颱風等突發狀況延期，需確實通知到所有學生與監考助教。 |
| 10月25日 | **發布年末關帳通知** | 這是**極其重要**的提醒。將主計室的官方公告轉發至群組，讓所有助教對12月的截止日期有強烈的危機意識。 |

#### **11月：年末關帳前置作業**
**焦點：為12月的會計決算做準備，所有大型核銷案與聘雇問題必須在本月解決。**

| **日期 (約略)** | **任務** | **關鍵細節與最佳實踐** |
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| 11月4日 | **核銷10月助理費、11月計畫主持人費** | 按月度循環任務執行。 |
| 11月15日 | **催收並送出所有「大額核銷案」** | 1. **定義**: 任何超過10,000元的請購案，如：講座費、前測批改費等。<br>2. 主動聯繫相關老師（如：王老師、許老師），提醒他們在期限內（如11/22）完成批改或提供收據。<br>3. 確保在主計室規定的大額請購案截止日期（如12/6）前，完成所有程序。 |
| 11月26日 | **啟動12月關帳特殊作業流程** | 1. **工作日誌**：通知所有助教，12月份的工作日誌需**提前**在12月第一週繳交。<br>2. **聘雇與加保**：處理所有12月份的聘雇、加保、退保、特休事宜。**這是最後的調整機會。**<br>3. **Pro-Tip**: 製作一份「12月關帳懶人包」，詳細列出各項截止日期與注意事項，發布到群組。 |

#### **12月：關帳、結算與收尾**
**焦點：確保所有經費在期限內核銷完畢，並完成學期成績計算與資料歸檔。**

**在12月期末成績計算的關鍵時刻，老師需要再提供一次「最終版學生名單」**。

這是一個非常重要的步驟，原因如下：

1. **學期中的學生異動**：即使在期中退選（`2024/4/23`）後提供了名單，學期末仍可能有學生因故休學或有其他學籍異動。
2. **避免成績匯入錯誤**：Joanne老師在 `2024/1/19` 的對話中明確提到，因為名單順序不對，險些匯錯成績。因此她特別要求名琮提醒她，在期末算成績時要提供一份「最新名單」。
3. **確立的SOP**：`2024/12/31` 的對話中，Joanne老師再次確立了工作流程：「提醒大家製作成績冊時一律用舊名單做，全部做完之後，再比對新名單然後把休學退學的欄位刪掉，這樣人數才會符合新名單，我才有辦法匯入系統喔!」

這表示，助教們會用一份相對穩定的名單（舊名單）來登記整個學期的分數，但在最後送出成績冊前，必須使用老師提供的**12月份最終版名單**來進行最後的核對、刪減與排序，確保與校務系統完全一致。

這個提醒事項非常重要，我會將其加入到您先前建立的年度工作行事曆中。

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### **秋季學期（8月 - 12月）- 修訂版**

我將在12月份新增這個關鍵提醒事項：

| **日期 (約略)** | **任務** | **關鍵細節與最佳實踐** |
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| 12月2日 | **【最終核銷日】送出常規案件** | 1. 核銷11月助理費、12月計畫主持人費、所有已知雜支。<br>2. **Pro-Tip**: 由於12月初各單位核銷案件量極大，務必提早送件，避免塞車。 |
| 12月4日 | **兼任助理系統關閉聘任與投保** | 這是人事室的硬性規定，之後無法再進行任何異動。 |
| 12月6日 | **大額(>1萬元)請購案截止** | |
| 12月13日 | **主計請購系統全面關閉** | 之後無法再新增任何請購案。 |
| **12月18日** | **提醒老師提供「最終版學生名單」** **(新增項目)** | **1. 這是期末成績計算的關鍵步驟。**<br>**2. 目的**：用於期末成績冊的最終核對，確保與校務系統匯入名單完全一致，並移除學期中後段已退選或休學的學生，避免成績登錄錯誤。 |
| 12月18日 | **小額(<1萬元)請購案送達主計室最終日** | |
| 12月25日 | **秋季學期自學平台時數統計截止** | 在截止日當天，再次拉取最終時數並公告，完成本學期統計。 |
| 12月31日 | **提醒成績條格式 & 資料歸檔** | 1. 在群組提醒所有助教，製作成績條時，**Word表格高度應設為1.5公分**，以利裁切。<br>2. 協助老師封存本年度所有核銷憑證、成果報告電子檔。將檔案整理至雲端，以利備查。 |

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### **春季學期（1月 - 7月）**

#### **1月：學期收尾與年度結算**
**焦點：完成上一學年度所有經費結算與報告，並為寒假及新學期做初步規劃。**

| **日期 (約略)** | **任務** | **關鍵細節與最佳實踐** |
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| 1月2日 | **提醒填寫實際工讀時數表** | 1. 在群組公告，提醒所有助教完成12月份的**雲端「實際工讀時數表」**。<br>2. **目的**：這是計算整個秋季學期總時數的最後一步，攸關最終的經費使用報告。 |
| 1月2日 | **聯繫人事室索取「保費通知單」** | 1. 主動聯繫人事室，索取新年度教學實踐計畫的**「計畫主持人費勞健保費通知單」**。<br>2. **Pro-Tip**: 由於主持人費及保費費率每年可能調整，提早取得官方數據是精準編列新計畫人事費的關鍵第一步。 |
| 1月3日 | **發布自學平台最終成績與教學資源** | 1. 在各班Tronclass公告秋季學期自學平台的最終成績。<br>2. 提供名琮製作的**自動化計算工具**給助教們，方便他們快速核算成績。<br>3. 提醒助教們如何從平台後台拉取學生成績數據。 |
| 1月8日 | **核銷1月計畫主持人費** | 1. 這是新年度的第一筆核銷，使用新年度的計畫編號與保費通知單。<br>2. **注意**：1月份通常沒有兼任助理費，僅需處理計畫主持人費。 |
| 1月13日 | **最後催繳實際工讀時數表** | 發出最後通牒，確保所有助教的工時都已記錄。 |
| 1月15日 | **製作並提交年度「兼任助理剩餘時數總表」** | 1. 彙整所有助教的年度總工時，計算各項計畫經費的工讀金支用狀況。<br>2. 將此份總表提供給老師，作為撰寫**年度成果報告**的數據支持，並用於規劃下學期的人力與時數分配。 |
| 1月下旬 | **協助老師編列新計畫預算** | 1. 與老師開會討論新年度「教學實踐計畫」的經費規劃。<br>2. 根據過往經驗，提供各項費用（講座、軟體、差旅、工讀金）的估算建議。<br>3. 提醒老師在業務費項下增列**「軟體費」**或**「軟體授權費」**，以利未來採購。 |

#### **2月：新學期啟動與交接**
**焦點：完成新學期聘雇，系統設定，並協助新助教融入團隊。**

| **日期 (約略)** | **任務** | **關鍵細節與最佳實踐** |
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| 2月4日 | **協助新助教辦理聘雇** | 1. 引導新任助教完成**語言中心**及**教學實踐計畫**的線上聘雇申請。<br>2. 提供詳細的圖文教學或影片，說明系統操作步驟，並告知需準備的資料（如：銀行帳戶）。 |
| 2月10日 | **執行Tronclass課程搬遷** | 協助Joanne老師將秋季學期的課程架構（章節、公告範本等）複製到春季學期的新課程中。 |
| 2月17日 | **開學第一週 - 全面啟動** | 1. **資料準備**：提醒老師提供新學期**教學大綱**與**學生名單**，並將所有助教加入對應的Tronclass班級。<br>2. **聘雇與加保**：正式辦理教育部計畫案的聘雇（聘期通常至5/31或7/31），並開始規劃加保作業。<br>3. **雲端表格**：建立新學期的雲端「實際工讀時數表」，並匯入各計畫的核定時數。<br>4. **自學平台**：在各班公告本學期自學平台的起訖日期（如 2/17 ~ 5/30）與使用規範。 |
| 2月25日 | **助教期初會議** | 1. 準備會議簡報，重點介紹本學期課程異動、核銷與加保規定。<br>2. **特別針對新助教**：詳細講解工作日誌填寫、自學平台操作、TA網站資源等，並指定資深助教作為mentor。<br>3. 排定本學期多益考試時程。 |
| 2月28日 | **辦理3月份加保** | 根據助教們的課表與工作安排，完成3月份的加保作業。 |

#### **3月 & 4月：期中平穩運行**
**焦點：確保課程活動順利進行，並開始規劃畢業季的助教交接事宜。**

| **日期 (約略)** | **任務** | **關鍵細節與最佳實踐** |
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| 3月2日 | **核銷2月助理費、3月計畫主持人費** | 按月度循環任務執行。 |
| 3月25日 | **審查與催繳工作日誌** | 按月度循環任務執行。 |
| 4月7日 | **核銷3月助理費、4月計畫主持人費** | 按月度循環任務執行。 |
| 4月25日 | **採購SPSS軟體** | 1. 與老師確認是否需要購買SPSS，並執行採購與核銷流程。<br>2. **時機**：此時購買，六個月的效期正好能完整覆蓋學期末與暑假的數據分析高峰期。<br>3. 協助老師在個人電腦上安裝並啟用軟體。 |
| 4月下旬 | **【交接準備】開始物色下任核銷助教** | 1. 與老師討論，確認是否有即將畢業的助教，特別是擔任核心核銷工作的助教。<br>2. 開始從大二或大三學生中尋找具備細心、負責特質的人選，並徵詢其意願。<br>3. **Pro-Tip**: 傳承需要時間，提前半年至一年啟動交接計畫是確保團隊穩定的不二法門。 |

#### **5月、6月 & 7月：學期末衝刺、結案與交接**
**焦點：完成所有課程與計畫的結案工作，確保財務結清，並順利完成助教交接。**

| **日期 (約略)** | **任務** | **關鍵細節與最佳實踐** |
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| 5月2日 | **核銷4月助理費、5月計畫主持人費** | 按月度循環任務執行。 |
| 5月27日 | **助教期末會議** | 1. 說明期末成績計算方式、各項工作死線。<br>2. 提醒老師提供最新學生名單。<br>3. 確認畢業助教的退保事宜與工作交接安排。 |
| 5月30日 | **自學平台時數統計截止** | 務必在截止日當天公告最終時數，並設定申訴期限（如：3天內）。 |
| 6月2日 | **核銷5月助理費、6月計畫主持人費** | 按月度循環任務執行。 |
| 6月16日 | **期末考週 - 預先作業** | 1. **預先製作薪資清冊**：為避免暑假期間無法處理，提前製作好6月份的薪資清冊，放在老師辦公室。<br>2. **預先取號**：至請購系統為暑期的已知費用（如後測批改費）預先申請請購單號，並預抓足額經費。 |
| 6月17日 | **回報計畫經費使用狀況** | 製作一份完整的教學實踐計畫經費使用總表，回報給老師，作為成果報告的依據。 |
| 7月10日 | **送件「後測批改費用」** | 1. 這是學期最後一筆大型核銷。<br>2. 需在6月份就提前向老師們催繳批改完成的檔案，並備齊所有收據與清冊。<br>3. **Pro-Tip**: 由於老師們暑期行程繁忙，務必在5月底就將批改說明與檔案寄出，並告知7月初為死線。 |
| 7月31日 | **【學年結束】完成資料歸檔** | 1. 確認所有畢業助教特休已經修畢。<br>2. 將本學年度所有雲端檔案（成績冊、核銷單據等）整理歸檔，並限制編輯權限。<br>3. 與老師確認下學年度的初步工作規劃，準備迎接新的循環。 |