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# System prepended metadata

title: "IT-Klausur |\_KSJ Bundesamt"

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# IT-Klausur Bundesamt

## Digitalisierungsstrategie des KSJ Bundesamtes
 
Das KSJ Bundesamt bietet **wem?** eine Reihe an Tools zentral an, welche eigenverantwortlich genutzt werden können. Bei Problemen mit den Tools kann entweder die Dokumentation unter **noch ausfüllen** zurate gezogen werden oder Hilfe über einen der folgenden Kanäle angefragt werden: **hier Support-Kanäle einfügen**

Das Bundesamt versteht sich hierbei als Unterstützer für eine erfolgreiche eigenverantwortliche Verwendung. Es kann keine Gewähr für kurzfristige Problembehebungen gegeben _(keine SLAs)_.

Falls Probleme nicht direkt gelöst werden können, vermittelt das KSJ Bundesamt auch gerne an andere KSJler\*innen mit passendem Fachwissen.

## Produkte

Gesamt-Übersicht über alle Produkte

**notwendig**
* [KSJ ID | MS Entra ID](#microsoft-entraid) *(begrenzt verpflichtendes Angebot\*)*

**auf Basis der KSJ ID**
* [Content Management System | CMS](#cms) *(freiwilliges Angebot)*
* [Kommunikationsplatform | MS Teams](#microsoft-teams) *(freiwilliges Angebot)*

**weiterführende Angebote**
* [Konferenz-Verwaltung | OpenSlides](#openslides) *(freiwilliges Angebot für Stadtgruppen- und Diözesanebenen)*
* [Vereinsverwaltung | meinKSJ](#meinKSJ)

### CMS

> **Mel** füllt weiter aus

Das CMS ist ein von unserem Dienstleister Universum entwickeltes Website-Tool, mit welchem auf einfache Weise simple bis mittlere Websites aufgebaut werden können. Es basiert auf dem Programm `VIERZWO` der Firma.


## OpenSlides

> **TODO** Patrycja füllt weiter aus

OpenSlides ist ein Konferenz-Management System, welches bei der KSJ hauptsächlich für die folgenden Zwecke eingesetzt wird.

> **Hinweis** Die Bereitstellung kann leider nur bei Tragen des Selbstkostenpreises erfolgen. Angesetzt werden pro OpenSlides Instanz zwei Arbeitsstunden.

#### Features

* Begrüßungstext auf der Startseite
* Aktuelle Tagesordnung bereitstellen
* Antragswesen
* Wahlen
* Teilnehmerliste
* Kurzzeitiges Datei-Sharing im Konferenz-Zeitraum
* Präsentationen / Projekte zeigen

### meinKSJ

> **TODO** Sebastian füllt das weiter aus

### Microsoft Teams

> **TODO** Varol füllt das weiter aus

Microsoft Teams dient uns als primäre Kommunikationsplatform auf Bundesebene. Hierüber werden Ausschüsse und Konferenzen (BuKo / Herbstrat / Frühjahrsrat) gestreamt. 

> **Hinweis** Es besteht auch die Möglichkeit, Kontakt zu den Mitarbeiter\*innen des KSJ-Bundesamtes aufzubauen, sofern man eine [persönliche KSJ ID](#persoenliche-ksj-id) hat. Für alle Anderen stehen der E-Mail Kontakt und unser Kontaktformular auf der Homepage zur Verfügung.

#### Features

* Chat für Mitglieder mit persönlicher ID
* Streaming von KSJ Veranstaltungen
* digitale Ausschussarbeit
* zentraler Dateishare _(über SharePoint)_

### Microsoft Entra ID

Microsoft Entra ID ist unsere technische Platform, über welche wir die KSJ IDs bereitstellen. Diese wird vom KSJ Bundesamt administriert. Hier können Benutzer ihre Passwörter zurücksetzen und Zweifaktor-Einstellungen verwalten.

#### Verpflichtendes Angebot

Jede Gruppe muss eine eigene KSJ-ID besitzen und über diese mindestens die jährliche Mitgliedermeldung an das Bundesamt durchführen.

Sie ist zudem Voraussetzung für die Nutzung des CMS und des Teams Zugangs.

#### Features

* Benutzername und Passwort/Authenticator verwalten

## Wen wir mit unseren Tools unterstützen

**uneingeschränkte Bereitstellung**

Gehört deine Gruppe einer der folgenden Strukturen an, werden euch die Tools auf Anfrage gerne bereitgestellt.

* Das Bundesamt
* alle KSJ-Diözesanverbände
* alle direkten KSJ-Stadtgruppen
* alle KSJ-Cafés

**eingeschränkte Bereitstellung**

Sollte deine Gruppe nicht zu den oben Genannten zählen, jedoch eine KSJ-Nähe aufweisen, stelle uns gerne trotzdem eine Anfrage und wir prüfen dein Anliegen dann im Einzelfall.

## Struktur Dokumentationssystem

* Übersichtsseite
    * Digital-Strategie des Bundesamts
* Onboarding
    * Die ersten Schritte: Das digitale Angebot der KSJ
* Produkt-Übersichten
    * Dein Online-Zugang: Die KSJ-ID
        * Übersicht
            * Die KSJ-ID (bereitgestellt über Microsoft Entra ID) ist der Account, über welchen wir zunächst für jede Gruppe (Phase 1) und später auch für jedes Mitglied (Phase 2) einen eigenen Login auf unsere digitalen Dienste ermöglichen.
            * Erster direkt enthaltener digitaler Dienst ist hierbei die eigene KSJ-Mailadresse
        * Vorteile der KSJ-ID
            * einheitliche Kommunikation
            * gemeinsame Datenschutzrichtlinien umsetzen
            * Lösung von Zugangsproblemen aus technischen Gründen
            * Künftig einfaches Hinzufügen weiterer digitaler Dienste für Alle
            * Saubere Trennung von Privatem und ehrenamtlichem Engagement
            * Eigene KSJ-Mailadresse mit individuellem Diözesannamen
        * Eigenen Mailclient verbinden
            * Windows/macOS (Outlook)
            * iPhone / Android (Outlook)
            * iPhone Systemmails
        * 
    * Unsere Internetpräsenz: Das CMS
        * Feature-Übersicht
    * Einheitliche Kommunikation: MS Teams
        * Feature-Übersicht
            * Gruppen- und 1:1-Chat mit allen Vereinsmitgliedern
            * Zentrale Datei-Ablage, -Freigabe und -bearbeitung
            * (Video-)Telefonie (1:1 und Gruppen)
            * Eigene Workspaces
            * Gruppen-Kalender
        * 🔄 Übergangsphase
            * Phase 1: KSJ-IDs für die Stadtgruppen
            * Phase 1: Neue Gremien - Wähle selbst: Gast-Account oder eigene KSJ-ID
            * Phase 2: Die persönliche KSJ-ID - Ab wann kann ich sie nutzen?
            * Phase 2: Bisherige Chat-Gruppen (zB. auf WhatsApp)
            * Phase 2: Bisherige Gast-Accounts von bestehenden Gremien
                * Wie umgehen mit bestehenden Chats und Workspaces?
        * Workspaces (Teams)
            * Konferenzen (KF)
            * Ausschüsse (AS)
            * Bundesamt (BA)
            * Gremien (GM)
            * Externes (EXT)
* Konferenz-Management: OpenSlides
    * *(Vereinsverwaltung: meinKSJ)*
* Anwendungsfälle: Das Tagesgeschäft
    * Arbeit auf Diözesanebene
        * Neue Diözesanleitung /-Mitarbeiter\*in einarbeiten
            * KSJ-ID anlegen
                * *(Fallunterscheidung)* 
                    * Verwaltung Accounts bei Diözese 
                    * Verwaltung Accounts beim Bundesamt
            * Notwendige Software
                * Outlook Web (oder eigener Mail-Client **(hier noch Erklären, wie man die KSJ-ID in seinem Mail-Client hinzufügt)** mit 50GB Speicher
                * MS Teams
            * Office-Paket
                * eigenverantwortliche Lizensierung oder Lizensierung über Bundesamt zum Selbstkostenpreis
            * Weitere optionale Tools
                * Planner
                * Forms
                * MS Office Web-Apps
                    * Word Web
                    * Excel Web
                    * PowerPoint Web
            * Dateispeicher (Cloud)
                * OneDrive 1TB enthalten
                * SharePoint mittels Teams in MS Teams
        * Neue Accounts für Ehrenamtler\*innen erstellen
            * Zugang mit KSJ-ID der Gruppe auf admin.microsoft.com
            * Prozess zum Account anlegen mit Screenshots beschreiben
        * Jährliche Mitgliedermeldung
            * Bundesamt verschickt einmal im Jahr Formular auf KSJ ID
            * Meldung dann bis zum 15.09.
        * Immer up to date: Einladungen, Termine und regelmäßige Infos
            * Mails vom Bundesamt gehen an KSJ IDs der Gruppen raus
        * Anmeldung und Navigation im CMS
            * Passwort-Rücksetzung unter home.ksj.de
            * Referenz auf Produkt-Definition
        * Teamarbeit im Fokus: Wie Hauptberufliche der KSJ erfolgreich zusammenarbeiten
            * Teams-Team "Hauptamtliche" vorstellen (Direktlink?)
            * regelmäßiger Austauschtermin erwähnen ("Hauptberuflichen-Treffen")
        * OpenSlides für meine Gruppe anfragen
            * Mail an it@ksj.de mit hauptverantwortlichem Ansprechpartner
            * Referenz auf Produkt-Definition
        * Work in progress: Vereinsverwaltung
            * kurzer Hinweis auf das in Entwicklung befindliche Projekt
    * Arbeit auf Stadtgruppenebene
        * Interne Kommunikation: Teams als Schlüssel zur Zusammenarbeit
            * Gruppenchats je Veranstaltung und Interessensgruppe
            * vollumfänglicher Messenger-Dienst unter angemessener Datenschutz-Kontrolle
            * News-Feed in Teams von MS Teams aufbauen
        * Effektive Außen-Kommunikation: Persönliches und gruppenbezogenes Mailing
            * persönliche Kommunikation über eigenes Postfach
            * Freigabe des Gruppenpostfachs für alle relevanten Personen, dann gruppenbezogene Mails ausschließlich darüber für Archivierungs- und Recherchezwecke
                * Ordnerstruktur empfehlen
        * Gute Außendarstellung: Wie unser CMS hilft
            * Hinweis auf Anwendungsfälle für Satzung, Wahlordnung, Mitgliedschaftsanträge, Gruppenstunden
            * Referenz auf Produkt-Definition CMS
        * OpenSlides: Erfahrungen und Tipps für Stadtgruppenkonferenzen
            * womöglich nur bei digitalen Teilnahmen sinnvoll
            * Referenz auf Produkt-Definition
            * Hinweis auf Selbstkostenbeteiligung bei Beauftragung
    * Gremien
        * Was zählt alles als Gremium?
            * Ausschüsse
            * Bundesamt e.V.
            * Bundeskonferenz
            * Bundesrat
        * Ich bin Ausschuss-Mitglied! Und jetzt?
            * Cool, dass du dich engagierst!
            * Du bekommst eine KSJ-ID, wenn noch nicht vorhanden
            * Du kannst dich mit der KSJ-ID in Teams anmelden (bestenfalls installieren)
            * Du wirst vom Bundesamt automatisch in das passende Ausschuss-Team freigeschaltet
            * Du kannst dir die Ausschuss-Dateien auf dein Gerät über OneDrive synchronisieren
            * Mindestens der Ausschuss-Sprecher erhält jeweils Zugriff auf das OpenSlides der Bundeskonferenz
        * Wie kann unser Ausschuss eigene Inhalte veröffentlichen?
            * Veröffentlichbare Dokumente können an das Bundesamt gesendet werden und werden unter bundesamt.ksj.de in eigenen Unterseiten veröffentlicht (it@ksj.de)
            * Falls regelmäßige Anpassungen über einen längeren Zeitraum notwendig sind
                * Anfrage im Einzelfall an BL für eigene Website
        * Ich bin Orga-Team der BuKo. Wie gehts los?
            * Du bekommst eine KSJ-ID. (Siehe Produkt-Definition)
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