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# System prepended metadata

title: Einführungs- und Übergangsphase

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# Einführungs- und Übergangsphase

Natürlich lässt sich nicht alles sofort umsetzen. Daher sind wir bereits in einer ausgiebigen Übergangsphase, welche sich wie folgt einteilt:

* [Phase 1 - Gruppen erreichbar machen](#Phase-1---Gruppen-erreichbar-machen)
* [Phase 2 - Austausch aller Mitglieder gruppenübergreifend verbessern](#Phase-2---Austausch-aller-Mitglieder-gruppenübergreifend-verbessern)

## Phase 1 - Gruppen erreichbar machen

Die Kommunikation des Bundesamtes mit allen Gruppen sollte ohne regelmäßige Verteilerupdates gewährleistet werden - unabhängig davon, ob Gruppen ihre Emailadressen bei Zeiten ändern oder es neue Zuständigkeiten gibt. Durch KSJ-IDs für Gruppen können diese eigenständig die Mails von uns an die entsprechenden Empfänger\*innen umleiten. So möchten wir für einen verlässlicheren Austausch sorgen.

### KSJ-IDs für alle Stadtgruppen und Diözesanverbände

Im Rahmen der Bundeskonferenz 2022 wurden individuelle KSJ-IDs mit entsprechenden Mailadressen und Passwörtern für jeden Diözesanverband und jede Stadtgruppe erstellt. Diese Zugangsdaten können sowohl als eigenständiges Postfach genutzt werden als auch zur einfachen Weiterleitung an bereits bestehende E-Mail-Adressen in etablierten Mailing-Diensten.

Unser langfristiges Ziel besteht darin, dass das Bundesamt nicht länger für die Aktualisierung von Verteilerlisten verantwortlich ist, da dies schwer umsetzbar ist. Stattdessen soll die eigenverantwortliche Aktualisierung zentral durch die jeweiligen Gruppen erfolgen. 

Ihr habt eure Zugangsdaten nicht mehr? Dann meldet euch bei IT@ksj.de


### Neue Gremien - Wähle selbst: Gast-Account oder eigene KSJ-ID

Aktuell fügen wir weiter eure privaten Adressen als Gast-Account hinzu, wenn ihr beispielweise Mitglieder eines Ausschusses seid. Hier ergeben sich jedoch manchmal  Probleme, z.B. funktionieren Freigabe-Links nicht, da bereits private Teams-Accounts über Schule, Arbeit etc. genutzt werden oder ihr könnt die Chatfunktion nicht nutzen. 

Mit Ausblick auf Phase 2 wollen wir euch daher auch schon [persönliche KSJ-IDs](#) zur Verfügung stellen, mit denen ihr mehr Funktionen bei Teams nutzen könnt. Zu diesen gehören z.B.:
* Chatfunktion
* Erstellen von Workspaces und Kanälen
* Integration von Tools wie Planner, ToDo, OneNote etc.


Beantrage jetzt [hier deine persönliche KSJ-ID](#)!

> **TODO** Formular Link für Beantragung verknüpfen

## Phase 2 - Austausch aller Mitglieder gruppenübergreifend verbessern

> **❓ Warum?** 
> * Gemeinsamer Datenschutz
> * Lösung von Zugangsproblemen aus technischen Gründen
> * Engere Zusammenarbeit von allen Mitgliedern
> * Integration weiterer Tools
> * Einheitliche Kommunikation

* Jedes Mitglied erhält einen Account, spätestens sobald es sich inhaltlich in die Arbeit einbringen möchte
* Wer braucht *KEINEN* KSJ-ID Account?

### Die persönliche KSJ-ID - Ab wann kann ich sie nutzen?

* Wir stellen ab dem 27. Dezember gerne persönliche KSJ-IDs aus, diese sind dann auch bereits mit eurem Diözesandomains personalisiert zB. *mmuster@rostu.ksj.de* 
* Bei Beantragung der eigenen KSJ-ID bitte auch ein kurzer Hinweis, solltet ihr schon in bestehenden Gremien sein
* Forms-Formular verknüpfen mit Abfrage von `Vorname`, `Nachname`, `Diözese` und `Haupt-Stadtgruppe`

### Bisherige Chat-Gruppen (zB. auf WhatsApp)

* langfristig wird eine Umstellung auf Teams auch dieser Chatgruppen vor allem aus Datenschutzgründen angestrebt
* WhatsApp-Gruppen werden jedoch von Seiten des Bundesamtes vorerst weiter betreut und unterstützt
* Wir würden eine vollständige Ausschuss-Arbeit über Teams jedoch bereits jetzt sehr begrüßen 

### Bisherige Gast-Accounts von bestehenden Gremien

* bleiben dauerhaft erhalten bis das Gremium oder der Account inaktiv wird
* wenn gewünscht stellen wir gerne mit euch auf KSJ-IDs um

### Wie umgehen mit bestehenden Chats und Workspaces?

* Ihr erhaltet die selben Zugriffsrechte wie im bisherigen Gastzugang
* Chats können leider nicht übertragen werden
* (zusätzlich erhaltet ihr auch die Möglichkeit neue eigene Workspaces zu erstellen)
