# Plan d'action oppérationnel
## 1. Interne
### A) La communication et les services

Le premier axe d'amélioration que l’on a apporté à l’agence concerne la communication interne, plus précisément, la gestion des tâches à exécuter. En effet, pour pallier la difficulté qu’installent les importants déplacements de dernières minutes de la dirigeante de l’entreprise, il nous a semblé pertinent et utile de mettre en place deux notions. Premièrement, nous avons décidé de consacrer une heure à chaque début de mois afin de réaliser minutieusement un diagramme de GANTT pour répertorier les missions affiliées aux différents membres de l’agence. Sa grande facilité ainsi que sa pertinence d’utilisation réside en son aspect visuel. En effet, ce dernier est désigné de manière telle que, en un coup d’oeil, il nous permet de visualiser l’ensemble des tâches du projet. Son efficacité, en termes de communication, permet également d’éviter voire même parfois supprimer les retards de délais. De plus, il est surtout un véritable soutien à la définition d’un planning réaliste. Par ailleurs, afin d’anticiper les contraintes de changements ou d’informations à ajouter à la dernière minute, nous avons décidé de mettre en place de courtes réunions avant les déplacements ou jours de télétravail. Ces réunions auront pour simple intérêt d’échanger des dernières informations devant être partagées avec l’ensemble des membres, échanger sur l’avancement correct ou non d’un projet et de définir le rôle de chacun lors du déplacement d’un membre.


*Extrait du diagramme de Gantt réalisé pour le mois de Juin que j'ai moi-même réalisé*

Cette solution s’est avérée fonctionnelle et utile puisque nous avons pu oeuvrer plus simplement et sereinement lors des deux déplacements qui ont suivi cette mise en place. La circulation d’information étant égale pour tous, la distribution des tâches ainsi que leurs avancées ont été une réussite.

### B) L'évènementiel
Les réunions BNI sont un réel avantage pour l’agence. Nous avons pu questionner une partie des invités des membres du groupe afin de recueillir leur avis. Le but étant de savoir si cela les intéresserait de pouvoir repartir avec un support leur permettant de garder contact avec certains membres, en l’occurrence l’agence Optimize and Cie. Le sondage a été un véritable succès. En effet, la majeure partie des invités ont apporté une réponse favorable. C’est pourquoi nous avons ensuite décidé en interne de nous lancer dans la création d’un livre blanc plutôt que des cartes de visite. Le choix s’est joué réellement sur un critère en particulier : la quantité d’informations que chacun permet de diffuser. En effet, la taille réduite d’une carte de visite ne permettant pas le partage d’information en certaine quantité, le choix du livre blanc nous a paru une évidence. Ainsi, la réalisation du livre blanc commence. Ayant de grandes facilités concernant la création de contenus graphiques, la réalisation de ce dernier m’a été confiée. C’est donc avec joie que j’ai lancé la mise en place d’une veille afin de recueillir les informations nécessaires à ce dernier. À savoir ; Que doit-il contenir ? Quelle taille doit-il faire ? Quel format fonctionne le mieux ? Quelles informations diffusées ? Est-il pertinent d’en faire un second avec différentes informations selon la volonté mais également des besoins des prospects ? Une semaine plus tard, le projet est terminé et fin prêt à être présenté aux membres de l’agence. Un livre blanc composé d’un calendrier marketing pour aider les prospects à trouver des idées de publications pour leurs réseaux sociaux. Une présentation qui a conquis tous les coeurs. Ce dernier devrait être également accessible sur le site internet de l’agence et à la fin d’un rendez-vous courant juin 2022. Ils seront également en libre-service lors des réunions BNI à partir de juin 2022.

https://www.dropbox.com/s/up9ai4qgw7s0mb3/livreblanc.pdf

*Livre blanc 2022 réalisé par mes soins*

## 2. Communication Externe
### A) Etablir une stratégie de communication
D’autre part, face à la volonté des clients concernant les choix de canaux de communication à utiliser qui ne s’avèrent pas toujours en accord avec leurs objectifs, l’agence s’est lancée dans la réalisation des livrets analysant les différents réseaux sociaux. Chaque page présente un réseau social différent en expliquant son but, son utilisation ainsi que ses recommandations. Ceci devrait permettre de diriger les clients vers une solution plus efficace qui porteront leurs fruits en fonction des objectifs qu’ils se sont fixés. Cependant, il peut arriver que certains clients souhaitent quand bien même, être présent sur un réseau social qui ne leur a pas été conseillé. Dans ce cas une règle d’or s’applique « Le client est roi ». Cela peut sembler être une phrase bateau, cependant elle est on ne peut plus vrai. L’agence se doit d’apporter des conseils et ses services à ses clients, mais ne prend jamais de décision à sa place. C’est également par ce biais que les liens de confiance se renforcent entre les clients et les entreprises, car ces derniers recherches par-dessus tout une oreille attentive afin d’obtenir une communication qui leur ressemble. Nous pouvons affirmer que ces livrets ont été d’une grande aidé aux derniers clients que nous avons recueillis au sein de l’agence. En effet, suite à la lecture d’un livret, ses souhaits d’utilisation de canaux de communication étaient en total cohérence avec les objectifs évoqués.

### B) Créer du contenu
Nous avons pu nous rendre compte précédemment qu’il est primordial pour tous les créateurs de contenus, d’être à jour sur les nouveautés ainsi que les fonctionnalités des réseaux sociaux. C’est donc également le cas des agences de communication. Pour ce faire, l’agence a opté pour une solution des plus efficaces : le social media monitoring. Une méthode de veille mêlant la veille informationnelle et stratégique. Une alliance parfaite afin de pouvoir se démarquer de ses concurrents par la même occasion. En effet, par le biais de cette mission, l’agence se place comme leader. Avec une circulation d’informations rapides et efficaces, les nouveaux codes des réseaux sociaux n’auront donc plus aucun secret pour elle. Les contenus les plus attractifs ainsi que les moins pertinents aux yeux du public ne seront qu’évidences. Pour cela, l’utilisation de certains outils est donc nécessaire. C’est le cas de Feedly par exemple. Utilisé comme agrégateur de flux RSS, Feedly est un outil compétent dans la centralisation de vos abonnements. Sa fonctionnalité gratuite est suffisante pour une simple veille, cependant, pour qu’elle soit plus complète nous avons choisi de prendre la version payante. En outre, nous avons également opté pour l’utilisation de Google alerte, l’outil-phare du suivi de sujets définis. Grâce à ses fonctionnalités, Google alerte permet de suivre les dernières publications concernant des sujets que vous aurez préalablement définis. Tous les contenus web publiés nous sont envoyés directement par mail. Par conséquent, un travail de tri est non négligeable afin d’en récolter les informations les plus pertinentes. Son utilisation combinée avec celle de Feedly est intéressante puisque l’un permet le suivi d’un site et l’autre d’un mot clé. Ainsi, on peut dire que ces deux outils sont complémentaires.

Concernant les difficultés d’échanges entre les clients et l’agence via les mails, la solution que nous allions choisir devait convenir tant aux clients qu’à l’agence. En effet il est primordial que les clients soient aussi en capacité de participer aux décisions prises les concernant. Ce sont eux les principaux acteurs et les principaux concernés. Pour cela, des rendez-vous ont été fixés avec chacun de nos clients. À la suite de ses rendez-vous, nous avons convenu qu’il serait préférable que nous programmions des emails afin de relancer le client mais également que les clients soient au courant des délais que l’on se pose. Sans nouvelles suite à ce dernier, l’agence serait donc en droit de programmer la publication des posts. Cette solution apporte deux avantages. Premièrement, cela permettrait aux différents clients d’avoir plusieurs relances et limiter les risques de non-retour afin qu’ils puissent apporter les modifications qu’ils souhaitent. Dernièrement, avec un accord de programmation une fois le délai dépassé sans, l’entreprise ne se trouverait pas sans gestion de sa communication. Une solution qui a fait ses preuves puisque deux mois après cela, nous n’avons eu aucun problème d’échange avec les clients.

Parallèlement, nous avons pu observer que les formations de l’agence sont extrêmement demandées. Afin de répondre à la demande des clients, nous avons décidé de mettre en place une veille informationnelle et concurrentielle. La veille informationnelle servirait de rester informé des dernières nouveautés et publications d’un domaine. De l’autre côté, la veille concurrentielle aurait pour objectif l’analyse des contenus présents sur les appareils digitaux des entreprises concurrentes. L’alliance de ces deux méthodes de veille permettrait donc de comprendre les questions qui intéressent le plus fréquemment tant les clients que les prospects afin de répondre un maximum à leurs besoins. Ainsi, quelques thèmes de formations sont ressortis :
* Créer son site Wordpress
* Formation sur un réseau social en particulier
* Comment créer sa newsletter ?

Ces trois thématiques sont celles qui sont ressorties en top des analyses des requêtes. Nous sommes donc entrain de réaliser trois nouvelles formations afin de les proposer à nos clients et prospects d’ici début 2023. Cette réalisation demande également une recherche conséquente et massive. Cela fait partie d’une des nombreuses missions dont on m’a chargé. À ce jour, nous sommes encore en recherche d’informations afin d’approfondir un maximum les différents sujets et limiter les zones d’ombre.

### C) L’agence
L’agence a une volonté ainsi qu’une vision de durabilité et d’écoresponsabilité. De plus, l’agence est à destination des professionnels et d’entreprises de petites ou moyennes tailles. C’est pourquoi, il a été volontairement décidé de ne pas faire usage de la publicité, d’affiches ou encore de panneaux de signalisation. Cela risquerait de résigner les prospects de petites/moyennes tailles. Ainsi, il ne semble pas pertinent pour l’agence de s’équiper de panneaux de signalétique la concernant. Cependant, sous les conseils et l’offre généreuse d’un de ses nouveaux clients, l’agence a décidé d’installer des signalétiques à l’intérieur de l’agence à destination des passants extérieurs. En effet, ces décorations adhésives placées sur les fenêtres de l’agence sont nettement visibles de l’extérieur. C’est pourquoi elles seront composées du slogan de l’agence ainsi que de ses réseaux sociaux pour faire écho à son savoir-faire.

Par ailleurs, bien que le site internet de l’agence soit un véritable succès auprès des clients ainsi que des prospects, il représentait, comme expliqué précédemment, une grande partie dans l’emploi du temps des membres. Suite à un entretien entre les deux dirigeantes des structures citées précédemment, il a été convenu que cette dernière s’occuperait du site web, tandis que l’agence s’occuperait de sa communication. Son aide est précieuse. Effectivement, il suffit aux membres de l’agence de rédiger les articles ainsi que de les envoyer à cette dernière qui se charge par la suite de les publier sur le site web ainsi que de les optimiser concernant le SEO. Par ailleurs, cette collègue est aujourd’hui insatallée dans nos bureaux afin que la communication soit simplifiée entre les deux structures.