---
# System prepended metadata

title: SJ19 小部屋&意見交換会チーム 作業ノート兼引継資料
tags: [SPI Japan 2019, ' PC委員']

---

---
title: SJ19 小部屋&意見交換会チーム 作業ノート兼引継資料
tags: SPI Japan 2019, PC委員
---

# SJ19 小部屋&意見交換会T 作業ノート<br>兼 次年度引継資料

# 小部屋

## 全体マイルストーン（実績）
```mermaid
gantt
title 小部屋 全体マイルストーン
section スケジュール
    第1回PC委員                 : 2019-3-20, 1d
    第2回PC委員                 : 2019-5-24, 1d
    第3回PC委員                 : 2019-7-5, 1d
    会場下見（8月頃)             : 2019-8-1, 1d
    第4回PC委員                 : 2019-8-23, 1d
    第5回PC委員                 : 2019-9-27, 1d
    SPI Japan 2019            : 2019-10-8, 3d
    第6回PC委員（ふりかえり）     : 2019-11-11, 1d
    
section 作業
    小部屋講師選定                    : a1, 2019-3-21, 90d
    web掲載                    : a2, after a1, 15d
    詳細検討                    : a3, after a2, 70d
    備品調達                    : a4, after a3, 25d
    当日対応                    : 2019-10-8, 3d
```


## 作業：小部屋講師選定～Web掲載

### 概要（昨年度までとの違い）
* SJ19は、実行委員長の想いで、分科会からの小部屋講師参加を重視する方針
* 具体的には、小部屋全体の**過半数以上**（7枠中4枠以上）の枠数を、分科会からのエントリーとしたい

### マイルストーン
```mermaid
gantt
title 小部屋講師選定～Web掲載まで
section 全体スケジュール
    第2回PC委員                 : 2019-5-24, 1d
    JASPIC合宿                 : 2019-6-21, 2d
    第3回PC委員                 : 2019-7-5, 1d
    当日管理Tにweb掲載内容を連携   : 2019-7-6, 6d
    web掲載                    : 2019-7-12, 1d

section 分科会講師調整
    web掲載内容ヒアリング         : 2019-6-4, 30d
    web掲載内容確定              : 2019-7-4, 1d

section 外部講師調整
    公募準備                    : a1, 2019-6-4, 5d
    公募                        : a2, after a1, 14d
    根回し先選定                 : b1, 2019-6-4, 7d
    根回し（念のため）            : after b1, 12d
    講師選定                 : a3, after a2, 4d
    web掲載内容ヒアリング         : after a3, 7d
    web掲載内容確定              : 2019-7-4, 1d
```
### 詳細
* 分科会からの講師募集
  * 分科会から既に5枠のエントリーあり⇒4枠決定(SSD分科会辞退)

* 外部公募
  * 公募を行う際は、講師をお願いする公募の仕方ではなく、ワークショップの場所を提供するような公募の仕方にする
  * 公募で外部講師が集まらなかった場合のために、特典を検討したり、昨年度外部講師をお願いしたような方々に根回しも行っておく
  * :bulb: <b>7/12のweb掲載</b>までに、掲載内容を確定し、一般発表チーム（web掲載の取りまとめ）に引き継ぐ必要あり
  * 分科会からのエントリーが4枠あったため、残り1枠or2枠を外部講師から公募　⇒3枠決定
  * 応募が十分にあったので、今回は特に根回しの必要はなかった

### ToDo管理
* 確認事項
  - [x] 小部屋の枠数（6枠or7枠）をいつまでに確定すればよいかを当日管理Tに確認<br>→当日管理T）武田さんと会話。現在7枠想定で会場を確保済とのこと。第3回PC委員で連携予定。<br>→第3回PC委員で連携済

* 分科会講師との調整
  - [x] 各分科会web掲載内容の再確認＆確定
    * 未着手。現在は、まだ各分科会から仮の内容を教えてもらっている段階。
    * ～7/10頃期限で各分科会そろそろ募集したい⇒募集済
* 公募
  - [x] 外部講師の公募メール作成 [name=hirakawa.mizuki]
  - [x] 宛先調査 [name=hirakawa.mizuki]
  - [x] 公募開始（メール送信）（~6/7目安） [name=hirakawa.mizuki]
  - [x] 公募の条件(賛同していただける方のみ応募できます） 

* 根回し
  - [x] 企画内の投票（~6/12） [name=TanakaHidetada]
  - [x] 根回し先選定（~6/18） [name=TanakaHidetada]
  - [x] 根回し(0~2人) ※公募による応募数しだい[name=TanakaHidetada]
* 外部講師の選定
    * 現在、応募受付：1件（HBA 安達様）、応募が来そう：1件（ヤマハ 中村様）
    * 6/30時点で応募が2件を超えた場合、選考基準などを早急に決める必要あり
    * 小部屋規格選定の評価基準、採点表、結果をまとめた資料を成果物として作成
 
  - [x] 評価基準：
    * まずは小部屋係内で採点し、平均点によりテーマの順位をつける
    　（2019年は、竹内さん、平川さん、田中）。
    * その結果をPC委員で審議する。
    * 尚、順位つけの優先度は、観点① ＞ 観点② ＞ 観点③　とする
          * 観点① 1)～4)の平均点
             　1)SPI Japan 2019のテーマに見合う内容か
             　2)改善活動に関連するテーマか、あるいは改善活動の気づきになりそうなテーマか
              　3)他のワークショップの内容と重複していないか
               　4)参加してみたい魅力的な企画か?
        
        ※観点①で決まらない場合は、観点②も考慮
          * 観点② 1)～2)の平均点
          　1)参加型のワークショップになっていそうか（座学だけの内容になっていなさそうか）
          　2)一定以上の定員を見込めそうか

        ※観点②までで決まらない場合は、観点③も考慮

         *観点③
         　1)社内および社外の何れかで実施した実績があるか
      　
  - [x] 採点表、評価コメント、結果
          * 以下ファイルを参照
       　     https://edesk.jp/gw4/FileBrowser4.do?id=3384226#file-download


* 採否通知
  - [x] 結果通知(採用/不採用)
  - [x] 採用/不採用理由
  - 以下採用者のみ
  - [x] 講師（会社名、名前、Eメール、当日前日の緊急連絡先）※サブ講師も含む
  - [x] 当日使用する会場レイアウトや備品について　※当日管理Tとの連携が必要
    * JASPICで用意できるもの（PC×？台、模造紙×？枚、ホワイトボード×？台、）
    * それ以外は、必要に応じてご持参いただく(印刷物も?!)
  - [x] 依頼事項
    * JASPICで準備するものおよび机配列の回答　〆切：??まで
    * 必要に応じて、定員の増員
  - [x] 注意事項　※当日管理Tとの連携が必要
　  * PC持参のインタフェース条件
　  * PCからの音声出力不可

* 中間報告(??/??頃)　※日程については、当日管理Tとの連携が必要
  - [x] 会場レイアウトや備品の最終確認　※必要に応じて変更の連絡
  - [x] 現時点での参加状況報告

* 最終案内(開催一週間前)
  * 現時点での参加状況報告
  * 参加者名簿（会社名/氏名？、学校名/氏名？）※当時までに多少増える可能性あることを伝える。
  * 設営入室可能時間
  * イベント開始時間
  * 緊急連絡先
  * 意見交換時のバンダナ着用？！

* web掲載内容の取り纏め
  - [x] 一般発表Tに連携（～7/11）

## 作業：詳細検討

### 詳細
* 講師と小部屋チームでやり取りを行い、会場レイアウトや備品調達、当日の進め方などの詳細を詰める
* 当日管理チームから、会場レイアウトや備品記入用のテンプレートを共有され、それを使って講師と個々に検討

## 作業：備品調達

### 詳細
* 当日管理チームと連携し、備品の調達を行う

  - [x] 各セッションの必要設備品再確認＆確定(～9/3)
  - [x] アジャイル分科会分再確認＆確定(～9/11)
  - [x] SPC分科会分再確認＆確定(～9/18)
  - [x] アジャイル分科会に、トランプなどの備品が用意できないことを伝える
## 作業：当日対応

### 詳細
* 当日の講師対応、小部屋開催のサポートなど

### 参考：SJ参加者数状況
* ~~http://www.jaspic.org/event/2019/form/counter.php~~

# 意見交換会

## ToDo

- [x] 意見交換会の進め方の方針決定
  * 合宿で竹内さん、田中さんと口頭で会話。昨年と同様にワールドカフェ形式で行う。
  * 昨年のKPTを踏まえた、具体的なアジェンダの見直しは今後実施予定
- [x] 現地下見で当日管理Tに確認してきてほしい事項リストアップ
  * 未着手。～7/5迄。⇒8/8連絡済
- [x] 当日スタッフへの依頼事項作成＆依頼
  * 次回PC委員会までに対応予定
- [x] バンダナ購入＆領収書提出
- [x] 遠藤さんに挨拶のお願いをメールする
- [x] 当日管理TにPC委員#5の前に事前に依頼事項をメールしておく
- [x] 当日スタッフにメールする ⇒ 当日紙で配布し説明する
