SJ19 小部屋&意見交換会チーム作業ノート兼引継資料

--- title: SJ19 小部屋&意見交換会チーム作業ノート兼引継資料 tags: SPI Japan 2019, PC委員 --- # SJ19 小部屋&意見交換会T 作業ノート 兼次年度引継資料 # 小部屋 ## 全体マイルストーン（実績） ```mermaid gantt title 小部屋全体マイルストーン section スケジュール第1回PC委員 : 2019-3-20, 1d 第2回PC委員 : 2019-5-24, 1d 第3回PC委員 : 2019-7-5, 1d 会場下見（8月頃) : 2019-8-1, 1d 第4回PC委員 : 2019-8-23, 1d 第5回PC委員 : 2019-9-27, 1d SPI Japan 2019 : 2019-10-8, 3d 第6回PC委員（ふりかえり） : 2019-11-11, 1d section 作業小部屋講師選定 : a1, 2019-3-21, 90d web掲載 : a2, after a1, 15d 詳細検討 : a3, after a2, 70d 備品調達 : a4, after a3, 25d 当日対応 : 2019-10-8, 3d ``` ## 作業：小部屋講師選定～Web掲載 ### 概要（昨年度までとの違い） * SJ19は、実行委員長の想いで、分科会からの小部屋講師参加を重視する方針 * 具体的には、小部屋全体の**過半数以上**（7枠中4枠以上）の枠数を、分科会からのエントリーとしたい ### マイルストーン ```mermaid gantt title 小部屋講師選定～Web掲載まで section 全体スケジュール第2回PC委員 : 2019-5-24, 1d JASPIC合宿 : 2019-6-21, 2d 第3回PC委員 : 2019-7-5, 1d 当日管理Tにweb掲載内容を連携 : 2019-7-6, 6d web掲載 : 2019-7-12, 1d section 分科会講師調整 web掲載内容ヒアリング : 2019-6-4, 30d web掲載内容確定 : 2019-7-4, 1d section 外部講師調整公募準備 : a1, 2019-6-4, 5d 公募 : a2, after a1, 14d 根回し先選定 : b1, 2019-6-4, 7d 根回し（念のため） : after b1, 12d 講師選定 : a3, after a2, 4d web掲載内容ヒアリング : after a3, 7d web掲載内容確定 : 2019-7-4, 1d ``` ### 詳細 * 分科会からの講師募集 * 分科会から既に5枠のエントリーあり⇒4枠決定(SSD分科会辞退) * 外部公募 * 公募を行う際は、講師をお願いする公募の仕方ではなく、ワークショップの場所を提供するような公募の仕方にする * 公募で外部講師が集まらなかった場合のために、特典を検討したり、昨年度外部講師をお願いしたような方々に根回しも行っておく * :bulb: 7/12のweb掲載までに、掲載内容を確定し、一般発表チーム（web掲載の取りまとめ）に引き継ぐ必要あり * 分科会からのエントリーが4枠あったため、残り1枠or2枠を外部講師から公募　⇒3枠決定 * 応募が十分にあったので、今回は特に根回しの必要はなかった ### ToDo管理 * 確認事項 - [x] 小部屋の枠数（6枠or7枠）をいつまでに確定すればよいかを当日管理Tに確認 →当日管理T）武田さんと会話。現在7枠想定で会場を確保済とのこと。第3回PC委員で連携予定。 →第3回PC委員で連携済 * 分科会講師との調整 - [x] 各分科会web掲載内容の再確認＆確定 * 未着手。現在は、まだ各分科会から仮の内容を教えてもらっている段階。 * ～7/10頃期限で各分科会そろそろ募集したい⇒募集済 * 公募 - [x] 外部講師の公募メール作成 [name=hirakawa.mizuki] - [x] 宛先調査 [name=hirakawa.mizuki] - [x] 公募開始（メール送信）（~6/7目安） [name=hirakawa.mizuki] - [x] 公募の条件(賛同していただける方のみ応募できます） * 根回し - [x] 企画内の投票（~6/12） [name=TanakaHidetada] - [x] 根回し先選定（~6/18） [name=TanakaHidetada] - [x] 根回し(0~2人) ※公募による応募数しだい[name=TanakaHidetada] * 外部講師の選定 * 現在、応募受付：1件（HBA 安達様）、応募が来そう：1件（ヤマハ中村様） * 6/30時点で応募が2件を超えた場合、選考基準などを早急に決める必要あり * 小部屋規格選定の評価基準、採点表、結果をまとめた資料を成果物として作成 - [x] 評価基準： * まずは小部屋係内で採点し、平均点によりテーマの順位をつける　（2019年は、竹内さん、平川さん、田中）。 * その結果をPC委員で審議する。 * 尚、順位つけの優先度は、観点① ＞観点② ＞観点③　とする * 観点① 1)～4)の平均点　1)SPI Japan 2019のテーマに見合う内容か　2)改善活動に関連するテーマか、あるいは改善活動の気づきになりそうなテーマか　3)他のワークショップの内容と重複していないか　4)参加してみたい魅力的な企画か? ※観点①で決まらない場合は、観点②も考慮 * 観点② 1)～2)の平均点　1)参加型のワークショップになっていそうか（座学だけの内容になっていなさそうか）　2)一定以上の定員を見込めそうか ※観点②までで決まらない場合は、観点③も考慮 *観点③ 　1)社内および社外の何れかで実施した実績があるか　 - [x] 採点表、評価コメント、結果 * 以下ファイルを参照　 https://edesk.jp/gw4/FileBrowser4.do?id=3384226#file-download * 採否通知 - [x] 結果通知(採用/不採用) - [x] 採用/不採用理由 - 以下採用者のみ - [x] 講師（会社名、名前、Eメール、当日前日の緊急連絡先）※サブ講師も含む - [x] 当日使用する会場レイアウトや備品について　※当日管理Tとの連携が必要 * JASPICで用意できるもの（PC×？台、模造紙×？枚、ホワイトボード×？台、） * それ以外は、必要に応じてご持参いただく(印刷物も?!) - [x] 依頼事項 * JASPICで準備するものおよび机配列の回答　〆切：??まで * 必要に応じて、定員の増員 - [x] 注意事項　※当日管理Tとの連携が必要　 * PC持参のインタフェース条件　 * PCからの音声出力不可 * 中間報告(??/??頃)　※日程については、当日管理Tとの連携が必要 - [x] 会場レイアウトや備品の最終確認　※必要に応じて変更の連絡 - [x] 現時点での参加状況報告 * 最終案内(開催一週間前) * 現時点での参加状況報告 * 参加者名簿（会社名/氏名？、学校名/氏名？）※当時までに多少増える可能性あることを伝える。 * 設営入室可能時間 * イベント開始時間 * 緊急連絡先 * 意見交換時のバンダナ着用？！ * web掲載内容の取り纏め - [x] 一般発表Tに連携（～7/11） ## 作業：詳細検討 ### 詳細 * 講師と小部屋チームでやり取りを行い、会場レイアウトや備品調達、当日の進め方などの詳細を詰める * 当日管理チームから、会場レイアウトや備品記入用のテンプレートを共有され、それを使って講師と個々に検討 ## 作業：備品調達 ### 詳細 * 当日管理チームと連携し、備品の調達を行う - [x] 各セッションの必要設備品再確認＆確定(～9/3) - [x] アジャイル分科会分再確認＆確定(～9/11) - [x] SPC分科会分再確認＆確定(～9/18) - [x] アジャイル分科会に、トランプなどの備品が用意できないことを伝える ## 作業：当日対応 ### 詳細 * 当日の講師対応、小部屋開催のサポートなど ### 参考：SJ参加者数状況 * ~~http://www.jaspic.org/event/2019/form/counter.php~~ # 意見交換会 ## ToDo - [x] 意見交換会の進め方の方針決定 * 合宿で竹内さん、田中さんと口頭で会話。昨年と同様にワールドカフェ形式で行う。 * 昨年のKPTを踏まえた、具体的なアジェンダの見直しは今後実施予定 - [x] 現地下見で当日管理Tに確認してきてほしい事項リストアップ * 未着手。～7/5迄。⇒8/8連絡済 - [x] 当日スタッフへの依頼事項作成＆依頼 * 次回PC委員会までに対応予定 - [x] バンダナ購入＆領収書提出 - [x] 遠藤さんに挨拶のお願いをメールする - [x] 当日管理TにPC委員#5の前に事前に依頼事項をメールしておく - [x] 当日スタッフにメールする ⇒ 当日紙で配布し説明する