--- tags: 行政幹訓 title: 行政幹訓（職責與歷屆習慣） --- # 行政幹訓（職責、歷屆習慣、能力） ---- [TOC] ---- # 行政負責內容 - 社團規劃 - 活動籌備 - 學校跑單(借場地、企劃書) ## 社團規劃 - 電算社的後續發展方向？ - 社團要辦什麼活動、跟誰辦、活動內容？ - 社費要怎麼使用？ - 社辦空間整潔、空間利用 --- ## 歷屆活動 > 時間線:高一下學期 ### 靜態展 這個等下會講，有什麼問題可以在討論時間問 ### 送舊 送大屆學長的活動，主要是吃飯，maybe有一點小活動，準備送舊禮。 ### 社團博覽會 類似靜態展，一樣是把作品擺在電腦上呈現給別人看。 展現一些花招吸引社員，可以展示遊戲、作品集、比賽成果展現（要有完整的內容，不要只有code） 說服他人加入電算社（108課綱之後，好像有蠻多人因此來crc，maybe你們可以想一些這方面的宣傳點）。 > 時間線:暑假 ### 資訊營(暑假) 44與46屆合辦的活動，有什麼問題等一下在討論時間問 ### 茶會(暑假) #### 因為是社團幹部內部的活動，所以彈性很大，盡情發揮。 茶會是在暑假某天的下午（盡量是假日），然後就是你們和我們的交接 實體的話可以邀請外校的人，有時會準備吃的。 流程:交接前需要玩一些破冰遊戲，讓大家熟悉彼此後才開始交接行程。 交接過程中會需要一個主持人(這個工作會是由你們負責)，一個一個幹部進行交接，通常正副社長留在最後，如果有沒有對應的幹部就會需要有人代替。 交接的人可以準備一些感言，然後maybe交換禮物。 交接要實體還是線上呢? 可以自己決定，而以過來人的經驗，線上適合的活動不多，很常會有尷尬的現象 如果你們決定要實體，記得先找好場地，確定防疫規範，如果要更改請提早說 關於活動呢，實體的話蠻好解決的，不過要注意場地問題。 （對了，如果沒有要跟其他校合辦，那就不用破冰活動） 說到合辦，如果要合辦的話，你們需要想想有什麼多人活動是「需要那麼多人的」，曾經有面臨到的情況是，那麼多人的茶會反而有很多的管理困難 ex.開會時間喬不攏 ~~我很想講我們辦茶會的時候發生的事~~ ### 青苑(暑假尾) 聚集很多大屆學長姐來相聚的活動，重點擺在相聚而不是活動，只需要負責找場地以及清點人數就好，時間通常辦在晚飯時間過後，地點不限，之前是在人性空間 （好處是有桌遊，不在人性空間的話，記得帶一些桌遊過去） 這三個活動我們會在這學期的~~某個時間~~讓你們選總副召，敬請期待 > 時間線:高二上學期 ### 迎舞 電算屬於靜態社團，可以製作小短片，宣傳電算社的酷東西(視社聯會當時的規定可能要付錢 有想要上台表演的也可以自行準備，但好像沒有先例 迎新有社團簡介本要處理，通常就是放一些電算社在幹嘛，特色活動，教學內容等等。 ### 聯合迎新 有點奇怪的東西 簡單來說，就是聚集了很多學校沒有活動經驗的人來生出迎新活動 開會超亂，對活動沒什麼概念，會發生一些意想不到的事情 另外，附中在這方面沒什麼話語權，四校會有聯合營隊但沒有附中QQ ### 校內迎新 after社課小活動，讓大家認識彼此。 沒辦過不清楚，我們這屆類似的活動只有聖誕晚會 ### 聯合社課 體現公關作用的活動，考驗公關能不能找到學校願意合辦聯合社課 聯合社課可以選在某個週末，讓聯合社員們上課+活動、也可以純上課? 上課的部分可以選一些比較特別的主題，脫離單純的程式語言 #### before: 附中山聯合社課，北一附中聯合社課。 ### 秋遊 歷屆大多是去中研院參觀，聽說有玩活動，但這幾年因為疫情所以無法去中研院。 (有關中研院的事情可以問42屆的人) * 43屆改成是捷運的解謎 * 45屆和寒訓合併 ### 秋烤 往年在秋遊結束後，大家會聚集在松山站河濱烤肉， 我們這屆是另外找時間單獨辦 考驗人力分配(食材、器材)、事前準備越充分越好(像我們就少一堆東西還要當場買 >時間線:寒假 ### 寒訓 在清交辦三天兩夜活動 需要找一位20歲以上的領隊並和大屆長姊場勘(不一定只有一次) 領隊不一定會仔細看工人細流，也沒有義務做決策，所以必須在事前溝通好 提前聯絡相關科系教授，寫正式書信，練習拒絕方式&講話方式 除了這些活動以外，你們當然還可以辦很多創新的活動。 活動有分學術性的或是娛樂性的，活動方向由你們自己協商。 ---- ## 行政責任 ### 溝通橋梁 身為行政，你會是對大活動最了解的人，你應該最清楚此時此刻在幹嘛，每個事件進行到什麼程度，確認事情不要脫節。 除此之外，你們也要盡量讓其他人知道事情進展到哪裡，整體的準備工作處理到什麼程度了，做了決策也要讓其他人知道。 #### 資訊落差一大來源於，行政知道自己需要什麼，但其他人不知道，討論時就會不明白對方立場。 ### 工作分配 在大多數情況，把一項工作分配給其他人後，行政就只要對這件事情維持低量關注就好 ex.事情會不會做不完，那個人的實行過程有沒有遇到難關，執行上有沒有困難 太多的**內容干涉**會讓活動的多樣性降低，也會讓執行得那個人覺得自己做事情上一直被管，產生反感。 畢竟大家都有自己的想法，犧牲掉一些自己對活動的執念，而信任其他人，不只可以讓活動更豐富，還可以讓準備過程更和諧。 --- ## 定期籌會 1. 工作分配&回報 2. 討論事項&會議記錄 3. 進度追蹤 --- ## 活動的事情與人員安排 通常在籌備活動時，總副召會碰到一大堆的應做事項 在一次會議當中，除了固定的活動進度回報，通常事情是非常雜亂的。 在當次會議中，就同時有，遊覽車，吃飯，預算，粗流細流等等一系列 看似毫無相關實際上環環相扣的事情要處理。 行政組在籌備活動上，要想辦法**把雜亂的事情整理好**，**安排何時要處理某事**，決定某個籌會要討論什麼，工作如何分配，並追蹤後續進度（或是請他在籌會回報）。 #### 如何安排何時要處理某事&決定某個籌會要討論什麼 大部分的事情都是扣在一起的 ex.排細流前，粗流一定要先出來 ex.粗流出來前，活動時間(何時/多久)要先喬好 ex.喬時間前可能還要確認場地，人手安排等等 總副召要按時效性先後討論 #### 若想要在9籌前把細流完整排出來，那麼在8籌就要把前備事項做完。 ---- ### 額外補充 #### 1. 開會要注意控制時間，尤其是線上開會。 線上開會常常開著開著就離題，或是說著說著就到了所謂的"討論時間" 然後就會漫無目的地討論著，浪費時間。 >建議訂一個最長開會時間，超過了就要結束會議。 >主持人可以注意大家是否偏題，真的有要事也請先放在臨時動議 #### 該散會就要散會，不一定要拉著大家一起討論 #### 2. 可以運用的工具 1. HackMD(會議記錄) 2. Discord(訊息傳遞) 3. 甘特圖(細流、工人表) ex. trello #### ==3. 如何正確地「使用」學長姐？== 學長姊沒有時間一個字一句話的看完你們的討論串，或是追蹤你們的會議紀錄&開會時間。 有什麼不知道要怎麼處理的問題，可以「主動」描述你們遇到的問題，表達目前的情況(背景)，學長姐才會知道你們想要幹嘛。 主動很重要，你們在做活動我們不會主動插手，所以遇到問題要自己講。 #### 自己找到跟學長姐的主被動平衡，不要到了籌備後期才讓學長姐知道進度 #### 4. 會議記錄 不要執著於職位名稱，忘掉文書這個詞，每個人都應該具備文書功能。 會議記錄是**每個人**都要學的東西 總副召其中一個主持開會時，另外一個人就當主要紀錄，把開會提到的重點摘要事項記錄下來，確認每個事情都已經有結論（也就是接下來知道要做什麼的狀態），並且把漏掉沒講的事情放到臨時動議。 其他人可以幫忙紀錄會議的其他內容，比如說教學的細節，活動的具體方案，或幫忙打逐字稿，把會議記錄整理或附上其他資料等等，所以大家比較不會是閒著的。 #### 會議記錄的主要功能 * 讓有來會議的，看到會議記錄後可以回想起會議的細節 * 讓沒來會議的人，看到會議記錄後可以知道你們做了什麼以及你們在會議中討論了那些內容 * 把每個人到下次開會時間的工作記錄下來 * 當事人可以清楚追蹤他的工作。 * 行政可以監督他每週該有什麼進度。 為了要滿足第一點，可以以逐字稿，或是問題+討論+結果，列點的方式呈現。 逐字稿相對需要更多人力，也可以嘗試錄音 為了滿足第二點，在開會前，請先安排一段時間做進度回報，並且記錄下來，而不是覺得「做完了就不記了」，否則會很難讓其他人追蹤目前進度。 在會議結束前，會由主持人統整每個組在這一個禮拜有什麼工作要做，這對其他人在執行上比較輕鬆。 (也可以在會議結束後更新to do list/甘特圖，看你們方便 ---- [Next one](https://hackmd.io/5UJhiHdbTMiSkxwx7g3oog)