--- tags: 行政幹訓 title: 行政幹訓（活動籌備） --- # 行政幹訓（活動籌備） [TOC] ---- ## 前置項目 1. 活動主題 2. 決定實體還是線上 3. 整體活動項目 4. 活動時間&工人有空時間 5. 排定粗流、預估活動時間&場地 6. 人員職務分配(粗略) ---- ## 準備初期 7. (背景執行)想主題、活動名稱 8. 排預算表 9. 製作企劃書 10. 安排死線 > 11. 美宣-主視覺 > 12. 活動-活動主題、世界觀 > 13. 學術-課程大綱 ---- ## 準備中期 14. 確認時間並做微調 15. 申請場地 16. 安排人力完成保險、遊覽車、食宿 > 17. 公關-宣傳、招生事項ex.報名表單、家同 > 18. 總務-收錢、記帳 > 19. 活動-設計活動架構，劇情主軸 > 20. 美宣-動工海報、文宣、紀念品、衣服 ---- ## 準備後期 21. 安排場勘時間、場勘流程 22. 準備細流、工人表 23. 活動試玩、課程試教 24. 總跑流、確認隊輔搞清楚狀況 ---- ## 活動期間 25. 記得攝影、向校方回報 26. 準備回饋單 ---- ## 前置項目 ### 1. 活動主題 確認活動的主題要幹嘛 ex資訊營→辦營隊給未入學的學弟妹，茶會→交接 決定活動的傾向活動還是學術 ### 2. 確定實體還是線上 實體的活動和線上的活動具有很大的差別，以之前的資訊營為例，以下有一個表格可以呈現差異。 | |實體|線上| | -------- | -------- | -------- | | 活動 | 戶外活動占多數<br>要注意雨備以及道具等問題<br>通常可以實體接觸的互動效果更佳 | 要選擇開場在哪個軟體，活動要設計遊戲(通常線上的創新遊戲比較難)想要的遊戲會不會有連線問題以及收費問題 主持人要一個人Hold住全場 因為他人回應會少很多 互動過程要注意避免尷尬 | |教學| 要租借教室，確認有無電腦直播 現場可以安排助教幫忙|需確認連線、麥克風 <br> 很難直接具體教學情況 |學校|要用附中場地or附中集合 就一定要配合學校填寫很多的相關資料 有可能迫於疫情問題有很多變數|基本上學校的變數會少很多| |營服/紀念品|可以|不方便 |收費|收費較高<br>可以實體或轉帳|收費較低<br>非轉帳的話很難處理 ### 3. 確認整體活動項目 以資訊營為例，此時要確認"我要辦哪些活動" ex.大地活動、RPG、密室解謎等等 這些活動要幹嘛，粗略審視一下執行上有沒有困難。 接著，預估這個活動需要多久的時間 ex.大地活動我們安排了3小時 確認大概要準備多少活動內容，接著考慮有沒有適合的場地。 接著分派活動的負責人，**總召盡量不要當活動負責人** ==分配負責人時，記得確認他本身的工作量== ### 4. 活動時間&工人有空時間 以google表單確認每個人實體的時間，權衡得失後訂定活動日期。 除了同屆以外，也早一點確定學長姐有空的時間 通常活動現場，幹部的人手會不夠，勢必需要學長姊支援，越早訂時間，可以越早讓學長姐排開行程。 統計完人數，就可以精準的預估有多少人手，就不會有後續才發現缺人的問題了。 ### 5. 排定粗流、預估活動時間&場地 粗流非常重要，除了未來活動安排銜接，活動企劃書，申請場地 工作安排等都會需要搭配粗流，所以==粗流越早出來越好== 排粗流時，記得在活動與活動之間，安排空白時間。 通常，活動的日程安排，要使人手容易提前準備下個活動以及場地轉移的方便性。 ex.A活動→B活動 則B的場佈和A負責人不可重疊 ### 6. 人員職務分配(粗略) 先確定誰可以負責幫忙籌備什麼事情，瑣碎的事情要給誰負責，隊輔、機動組要給誰當 最好建一個表格讓大家知道自己要幹嘛。現場的人員分配可以等到活動出來的差不多再安排。 ---- ## 準備初期 ### 7. (背景執行)想主題、活動名稱 想主題是為了讓 1. 美宣設計主視覺 2. 讓活動有一個大方向， 其實沒有到非常著急，會議時間的集思廣益非常的消耗時間，可以先讓大家想好之後再在某次籌會直接投票決定。 確定主題後，每個活動的設計就要跟著主題跑，各個活動間也盡量要接在一起，看看能不能讓所以活動整合成一個連貫的完整活動。 ### 8. 排預算表 ![image](https://hackmd.io/_uploads/HyzpBHcha.png) 從要支出多少錢來預估要收多少錢，以及是否要收工人費。 工人費可以從招生角度考量 ### 9. 製作企劃書 根據學校給的企劃書範本製作，不多說 ### 10. 安排死線 各項工作最晚須要在何時完成，==絕對不是死線到了才開始催== --- ### 活動後期 ### 21. 安排場勘時間、場勘流程 各個活動的負責人以及隊輔一定要去場刊 活動負責人場勘要確認場地實際情況，maybe調整點位or布點 隊輔場勘以熟悉環境，確認路線。 ### 22. 準備細流、工人表 [2024寒訓細流](https://docs.google.com/document/d/1zpwVvBfPyMqP5f3OjuaQLFtz3uwSTOID1B9l70et-6M/edit#heading=h.uv8qivejw4h5) [2023資訊營工人表](https://docs.google.com/spreadsheets/d/1ihf8hkR2aos1_s_XewG_9wssA4XRQ7b-xPYn5uQkeXc/edit#gid=1699937030) 那請各位自行參考，有問題等最後提問 ### 23. 排跑活和試教 所以活動或是教學都一定要彩排，彩排會突然蹦出一堆之前沒有想過得問題。 #### 這邊很多沒有詳細說明因為都蠻顧名思義的 --- ### 提問時間 辛苦你看到這邊，有問題可以先打在這邊 或是明天聽完再直接問我