# PLAN D'ACTION

## *GROUPE :* 21
### **THEME PROVISOIRE**:Platform de gestion du courrier au sénat et en faculté des sciences
#### *ENCADREUR* :MR TCHIO CORNEILLE
#### *ANNEE ACADEMIQUE* : 2022-2023
### MEMBRES :
#### NOMS: ________________________________________________MATRICULES

DJIOMENE WOUABO Cynthia _________________________________________________20V2027

NGASSA BIDZOGO Cyrille______________________________________________________20R2007

MVONDO BILOUNGA Jean______________________________________________________20R2071

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### I. MOTIVATION

#### **1. Contexte**
Le Sénat et l’Université de Yaoundé 1 sont tous des structures étatiques à la seule différence que le Sénat est une chambre du parlement et l’Université de Yaoundé 1 par sa faculté des Sciences un établissent de formation académique.
D’après la révision de la loi n°96/06 du 18 janvier 1996 portant révision de la Constitution du 02 juin 1972, qui prévoit que le parlement est composé de deux chambres : l’Assemblée Nationale étant la Chambre Basse, et le Sénat la Chambre Haute. C’est 17 ans plutard qu’il sera mis en place, c’est-à-dire depuis le 29 Avril 2013. De part son Arrêté de Bureau du 23/08/2013: Articles 35,36 et 37, et par son organigramme, met en place le Service Courrier du Sénat et qui est dirigé depuis lors par un unique personnel qui remplit pratiquement les rôles des deux Services: le Bureau du courrier «Arrivée» et le Bureau du courrier «Départ» et des Archives. Le personnel dans ce service traite manuellement le courrier selon la procédure ci-dessous: Apposer le cachet (courrier Arrivée), Enregistrer le courrier (Date et n° d’enregistrement), Classer (mettre dans un parafeur) puis distribuer.
Née de la réforme de l’enseignement supérieur au Cameroun en 1993, l’université de Yaoundé I est issue (avec l’université de Yaoundé II) de la scission de l’université de Yaoundé. Il s’entend sur un vaste territoire reparti en deux grandes facultés à savoir la faculté des lettres et des beaux-arts et la faculté des sciences

#### **2. Champ d'application**
Les domaines d’application mises en exergue ici sont le Senat et l’Université de Yaoundé 1(faculté des sciences)
#### **3. Problématique**
Face à toute cette difficulté administrative rencontrée par lesdites structures, il sera question pour nous d’informatiser le système à travers une Application Web d’Automatisation et de Numérisation de la Gestion du courrier appelée “Cybex_Courriel“ dans le but de faciliter la gestion du service dans ces strutures.
Au terme de la réalisation de notre projet, le systéme conçu devra prendre en compte les elements suivants:
● la Gestion informatisée du courrier (entrant/sortant),
● le suivi,
● l’Administration du courrier,
● Gestion des utilisateurs,
● paramétrage de la nature des courriers (types),
● Paramétrage de la structure du Sénat et la Faculté de Sciences.
Accès aux courriers à travers les recherches.

#### **4. Question de recherche**
Le choix de cette solution, est dans l’optic de satisfaire les objectifs attendus de différents acteurs et services interagissant dans la gestion de courriers, qui permettra de:
● Gagner du temps pour mieux maîtriser la chaîne de traitement de courriers en évitant les problèmes liés à l’enregistrement, le suivi, la traçabilité et la gestion des courriers et des correspondances (Arrivée et départ) dans nos deux structures : Courrier simple, fax, facture, note de service, demande, requête, … ;
● Etablir des listes des courriers : Impression de différents états ;
● Obtenir une vision claire sur les différents courriers selon des critères : Recherche ;
● Avoir les possibilités d’ajouter, de rechercher, de consulter, de modifier et de supprimer facilement ;
● Gestion des droits d’accès à l’application : Pour l’enregistrement des courriers, la recherche, la consultation, la modification et la suppression ;

#### **5. Solution proposée**
● Améliorer le fonctionnement des différents services du Sénat et en Facultés des Sciences, dans le but de réduire certaines erreurs et difficultés ayant trait à la gestion et l’acheminement du travail.
● Enfin suivre toutes procédures effectuées, afin de pouvoir éditer automatiquement les résultats.
Ainsi tout au long de notre projet; nous utiliserons une méthode Argile, principalemnt Scrum.

### II. CALENDRIER

| N0 | ACTIVITES | OBJECTIF |DATE DE RESTITUTION|
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| 1 | 1.Modélisation et étude du sujet | 1 Recueil des données |24 Novembre 2022|
| 2 | Prise en main de l’outil et de |2 Installation et configuration du framework | | | | | Django et du langage de programmation python3| |
| | l’environnement de travail |prise en main desdits logiciels |7 Decembre 2022|
| | | | |
| 3 | itération | | |
| | (consulter_page_d’accueil, |3 Interface de gestion des comptes |3 Janvier 2023|
| | |Gestionde compte Enregistrement de courrier | |
| | s’authentifier ajouter_courrier) | | |
| | | | |
| | Implémentation de la deuxième | | |
| | | | |
| | | | |
| | |4 Ajouter user Interface de l’ajout mention |1 fevrier 2023|
| 4 | itération ( ajouter_user ; | Ajouter mention | |
| | interface_ajout_mention,ajouter | | |
| | _mention)
| 5 |Implémentation de la troisième itération (ajout_mention_etude et compte rendu |5 Ajout de la mention etude et compte rendu, traitement de la mention_etude et compe rendu, ajout_mention_m’en parler |
|6|Implémentation de la quatrième itération (mention_accord/refus)|6 Traitement de la mention accord / refus|27 Fevrier 2023|
|7|Implémentation de la cinquième itération (interface_imprimer)|7 Interface d’impression pour permettre imprimer des documents|16 Mars 2023|
|8|Implémentation de la sixième itération (interface_envoie_de_mail)|8 Traitement de l’interface envoyer mail |30 mars 2023|
|9|Implémentation de la septième itération (interface_scanner)|9 Traitement de l’interface scanné |1 Mai 2023|
|10|Implémentation de la huitième itération (déploiement ou hébergement)|10 Mettre l’application en ligne|!7 Juin 2023|

#### **6. Bibliographies**
● Application “Mail office”: Promotion 2020, ICT4D; UY1
● Loi n°2016/01 du 27/OO1/2016; portant Réglement Interiuer du Sénat;
Arrêté de Bureau N°13/005/AB/SEN du 23/08/2013, aux Articles 35,36 et 37
https://www.scriptor.fr/boite-outils/formaliser/comment-construire-un-plan-de-memoire-coherent