---
# System prepended metadata

title: 文書部 指導手冊
tags: [' HackerSir', ' 1091-文書部', 學校]

---

---
tags: 學校, HackerSir, 1091-文書部
image: https://i.imgur.com/z83kHke.png
description: 「第七屆文書部」製作，內容：著重於文書部工作及文書能力之提升。
title: 文書部 指導手冊
---

<font size=6px>**文書部 指導手冊**</font>

[TOC]

# \[文書部] Job

<!-- + [筱雲say複習儲幹線](https://hackmd.io/ZZWKLGCUQom18xqt3f-85Q)
+ [第六屆第三次文書部例會](https://hackmd.io/Jk3hvASeTxyC_K7SqIUAnw) -->

## 社團課程
### 簽到表 & 設備借用表
[範本 02 - 社團活動簽到表.docx & 範本 03 - 社團活動設備借用表.docx](https://drive.google.com/drive/folders/1NnyC2k-1BmacDtxBz2-p8vOfzNk_W8A5)
至逢大列印，並於首行空格處填寫該**屆數**方可使用。

### 活動照片與說明
[範本 08 - 逢甲大學學生事務與輔導工作計畫活動照片與說明.docx
](https://drive.google.com/drive/folders/1NnyC2k-1BmacDtxBz2-p8vOfzNk_W8A5)
- 將每次**社課的照片**貼到六大空格 
    - 檔名：**第N屆 社課 aa線 xx/xx 學委資料.docx**
        + N：屆數 e.g. 七
        + aa：課程線 e.g. 程式 or 資安
        + xx/xx：日期 e.g. 12/11
    - 次標題：**xx/xx 社團課 活動照片**
        + xx/xx：日期 e.g. 02/29
    - 於每張照片下方的說明欄，**簡述照片**
    - 填表人姓名：當屆社長 e.g. **鄭O辰**
- 至逢大影印，要**掃描成黑白**
- 最後將學委資料 **DOCX 版**和**掃描版**，上傳到雲端存檔
- **Deadline：每週社課結束之下週一前**
- 參考資料：「[第七屆1092 社課 學委資料](https://drive.google.com/drive/folders/1GRMbVTdt4aUYyM7jMBfvOO5BIRWTxRjW)」

### 課堂紀錄表

[範本 01 - 社團指導老師課堂記錄表.doc](https://drive.google.com/drive/folders/1Okd34fxt8gLwtQRY7bRT4abbHzqzHuM4)
- 至逢大列印後，將社課資訊詳列於此
- 於社課結束之後請**講師親自簽名**

---

## 社團護照 Excel
- 將每張簽到表的學號輸入進 Excel 的新 Sheet
    - 「社團課程」幹部和社員**各一份** Excel
        - 檔案命名依照當天日期，e.g.「04.04」
        - 幹部檔案：包含**學號、幹部職位**，e.g.「D0712345 文書部長」
        - 社員檔案：只含**學號**
        - **Deadline**：每週社課結束之下週一前
    - 「各式會議」只有**一份**幹部 Excel
        - 檔案命名依照當天日期，e.g.「08.04」
        - 幹部檔案：包含**學號**及**幹部職位**，e.g.「D0712345 文書部長」
- 若社長上傳社團護照時出現<font color="red">無此學號</font>，再退回訂正
- 參考資料：「[第七屆 社課 社團護照 Excel](https://drive.google.com/drive/folders/10WHbpcflxHKnFKCFwrwQ15b_L5n1yr9q)」

---

## 行政例會
- 於會議結束之後，做最後的統整，列出結論
- 須包含**人事時地物**

### 會議記錄 HackMD
#### Alert 之使用
- 藍色（info）：討論、補充、投票
- 黃色（warning）：休息時間
- 綠色（success）：討論結果
- 紅色（danger）：突發狀況（遲到、中途離開）

:::info
==xxx - 討論==
> 提出的意見、反饋或是留言（註記誰說的）。[name=Ant]

---

==xxx - 補充==
> 關於口述的部分 因為前面列點敘述的內容不一定完整。 [name=Ant]

---

==xxx - 投票==

- 是否同意 ...
    | 同意 | 不同意 |
    | -------- | -------- |
    | Text     | Text     |

---

- xx 選擇
    | 選項一 | 選項二 | ...    |
    | ------ | ------ | --- |
    | Text   | Text   | Text    |
:::

:::warning
==休息 ING==
- 開始時間：xx:yy
- 結束時間：ww:zz
:::

:::success
==xxx==
> 結論，條列式說明討論後的重點。 [name=Ant]
:::

:::danger
==xxx==
> 紀錄突發狀況
> [name=Ant]
:::

#### 更多資訊
參考「[行政例會會議紀錄（HackMD）](https://hackmd.io/_JwrFX_gSIS6nAik7ZDaGw?view)」


### 會議記錄 Docx
[第六屆行政例會會議記錄](https://drive.google.com/drive/u/0/folders/1QI_8AtGJTg59eLJAjUVYZJUBI7oOHvfP)
[第六屆文書部版型規定](https://hackmd.io/@kbigboss99/rJEyIjXlL)

---

## 社員大會
### 發佈公告

```!
【社員大會舉辦通知】
===================================
* 時間：109 年 xx 月 xx 日 (某) 19:00
* 地點：逢甲大學 某某館 xxx
* 社員大會攸關社員權利，請務必前往
* 請記得攜帶學生證以便查核
...

[附件]社員大會第xx屆開會通知.pdf
```

*Discord* 

|                   實體版                   |
|:------------------------------------------:|
| ![](https://i.imgur.com/wvLBgR5.png =100%x) |



---

### 開會通知
==社員大會前兩個禮拜公布==

[社長簽名 & 社團印鑑](#社團印鑑-amp-指導老師-amp-社團負責人簽名)
- X學期第一次
    - XXX學年第X學期財產收支報告
        - 附件
        - 1081 社團費用收入支出表、XXX學年第X學期財產收支報告
        - 代墊還款細項表
    - 預算案
        - 附件
        - XXX學年度第X學期預算表
        - 經費申請表、經費概算表
- X學期第二次
    - XXX學年第X學期財產清算報告
        - 附件
        - 109 年黑客社財產清算
        - 1081 社團費用收入支出表、XXX學年第X學期財產收支報告
        - 代墊還款細項表


### 規章修訂聯署書 & 社團規章修訂表
[第六屆 版](https://drive.google.com/drive/folders/1VFDnd5ApBpZXxu2J6M17ax8hUCX9SPGz)

### 現有公版
- [社員大會簽到表 範本](https://drive.google.com/drive/folders/1x8KxJ8jBbCJTmnhI7HG69aBPfFpucVLT)
- [會議紀錄 DOCX 版 範本](https://drive.google.com/drive/folders/1x8KxJ8jBbCJTmnhI7HG69aBPfFpucVLT)
- [社團負責人選舉報告書 範本](https://drive.google.com/drive/folders/1x8KxJ8jBbCJTmnhI7HG69aBPfFpucVLT)


### 參考資料
[第七屆社員大會](https://drive.google.com/drive/folders/1jbLzJ3-ZPeKSZ12bvDDpM-7vaGIhri9o)



## 其他事項
### 開會通知單
- [公版 PDF](https://drive.google.com/file/d/1C9iEAo7GMzRJKwN0Ja3KDowSzHyZj2YD/view?usp=sharing)
- [公版 DOCX](https://drive.google.com/file/d/1h-4aCXEenegyFaukc7ZcwdkVTIYp-QNU/view?usp=sharing)

#### 使用方式
- 受文者：會收到該公告的單位 e.g. 全體幹部、學術部全體部員
- 發文字號
    - 字第：讓受文者明瞭該文件是由哪個機關承辦的
        - 由 2 ~ 5 字組成
        - E.g. 執秘字第、文書字第、社長字第、副社長字第、...
    - 字號：共 11 碼，前 3 碼為年號，中間 7 碼為流水號，最後 1 碼為支號供作雙稿、多稿公文（詳細見參考資料）
        - 一文一稿：10900000010 號
        - 一文多稿：10900000021 號、10900000022 號、10900000023 號
        - PS. 注意上一份開會通知單的字號為何，以此定義該文件字號
- 附件：E.g. 會議議程、預算申請單，若無附件，請填「無」
- 出席者：主要開會的人員
- 列席者：可參與本身所代表單位有關問題之發言與討論，自由選擇是否出席 e.g. 顧問
- 備註：若無備註，請填「無」。e.g. 「防疫期間，請前來與會的幹部戴口罩。」

#### 使用提醒
- 人名表示：O職位OO，e.g. 王社長小明、孫文書部長小美
    :::spoiler 第八屆幹部名單
    - 顧問
        - 鄭顧問羽辰、林顧問庭安
    - 社長
        - 洪社長群哲
    - 副社長
        - 羅副社長可晴、何副社長艾蓮
    - 學術部
        - 陳學術部長為安、宋學術副部長振宇、蘇學術部員家弘、楊學術部員寓傑、蔣學術部員佳韋、周學術部員勇成、劉學術部員嘉瑞、廖學術部員怡晴
    - 美宣部
        - 胡美宣部員庭語、許美宣副員友齊
    - 公關部
        - 黃公關部長悅庭、廖公關副部長哲瀚、楊公關部員明軒
    - 文書部
        - 林文書部長昀德、鄭文書副部長筑云、蔡文書部員庭瑀
    - 事務部
        - 施事務部長柏安、陳事務副部長琦炘、楊事務部員程惟
    - 網管部
        - 蕭網管部長文錚、張網管副部長宸
    :::
- 字型大小：
    ![](https://i.imgur.com/F7D2MaP.png =500x)

#### 參考資料
- [公文字號 - 夏老師的部落格](http://blog.udn.com/chhsia1113/9229357)
- [公文製作 - 夏老師的部落格](http://blog.udn.com/chhsia1113/9195532)
- [一文多稿 - 夏老師的部落格](http://blog.udn.com/chhsia1113/9395534)
- [[公門好窒息]公文怎麼寫 - 發文篇](https://sureshotshorty.pixnet.net/blog/post/303218921)
- [政府文書格式參考規範(105年4月).pdf](https://www.archives.gov.tw/Publish.aspx?cnid=1708&p=3024)
- [台北市政府 開會通知單.pdf](http://meeting.enable.org.tw:8085/attachments/month_1109/z201198143742.pdf)

---

# \[Office] Skill

閱讀這份 [1082 儲備幹部教案 HackMD&Office_20200520.pdf](https://drive.google.com/file/d/12xoa3SK8h2RHWT1YSbpmc-5RaDFJveO8/view?usp=sharing)，裡頭提到的功能都要略懂


## 文書宗旨
1. 文件裡每個字一視同仁，除特殊情況，請同**字體**。
2. **排版**，**縮排**很重要，就跟你寫程式碼一樣。
3. **標題**永遠比內文大，不然就加粗體、底線。
4. 同類型**圖片大小**請統一，遇到白底請加黑框。
5. 文件內容過多，視情況使用**分頁符號**。
6. 中文、英文、數字三者之間**加空白**，男女授受不親。
7. **功能窗格**隨時看，標題階層不遺漏。
8. 表格內**項目名稱靠左**，**數值靠右**，若影響閱讀，視情況改變。
9. 待更新...

---
## 圖片相關

### 小黑（圓）
幾乎所有**對外的正式文件**，皆用 [圖片連結](https://i.imgur.com/z83kHke.png) 為浮水印。

<!-- [![](https://i.imgur.com/yBosR43.jpg =50%x)](https://i.imgur.com/z83kHke.png)
\[示意圖／點擊圖片導向**小黑（圓）**] -->

### 社團印鑑 & 指導老師 & 社團負責人簽名
[圖片連結](https://drive.google.com/drive/u/0/folders/1-p3R7-PCybmDGILFBlMUsoUSLXKd0Jk_) ps. 非正當用途，請勿取用。


---
## 學習資源
### PAPAYA 電腦教室
- [PAPAYA Word](https://www.youtube.com/watch?v=hw61ZRDBWe0&list=PL7enJ2-v6SPlgDsNHXJ1K2RpkZY2b_pm7)
- [PAPAYA PowerPoint](https://www.youtube.com/watch?v=XzaYDv48-eE&list=PL7enJ2-v6SPmqEd_I9zQmCd4b6VSJhYqy)
- [PAPAYA Excel](https://www.youtube.com/watch?v=wg3R5LdQ56k&list=PL7enJ2-v6SPm-EHMuRMCG7R7C-vXQugNM)
- [PAPAYA GoogleForm](https://www.youtube.com/watch?v=P9nWPWushdY)

### 其他資源
- [中文文案排版指北](https://github.com/sparanoid/chinese-copywriting-guidelines)

### 推薦工具
- 設計
    - [PicPick](https://picpick.app/zh-tw/)
- QR-Code
    - [QRCode Monkey](https://www.qrcode-monkey.com/)


---
# \[逢大店] Photocopy
掃描、影印文件店家首選；和學校社團保有特約關係。

## 影印 SOP
:::spoiler 1. **黑客社**的板板，封面頁已標明<font color="red">記帳注意事項</font>
![](https://i.imgur.com/nRn2b39.jpg =60%x)
:::

:::spoiler 2. <font color="FB3640">日期、影印規格、數量、紙張材質、黑白／彩色</font>以及<font color="FB3640">自己的簽名</font>
![](https://i.imgur.com/ECi0MMw.jpg =60%x)
:::

# Credit
感謝 洪宏儀
    